Med økende antall sosiale nettsamfunn, mikroblogger og blogger å følge med på kan noen og enhver føle presset med å være til stede overalt. Hvor ofte skal man sjekke alle stedene hvor man har laget seg bruker? Skal man velge ett sted og kun være der, eller skal man sjonglere med et stadig økende antall baller i lufta? Jeg kan sjonglere med to, av og til tre hvis jeg øver. Da må jeg da kunne øve meg opp til å sjonglere med fire fem eller seks baller? Men hvor mye tid skal jeg bruke på å sjonglere egentlig?

Det jeg prøver å si er at man bør tenke gjennom dette med å følge med over alt, spesielt i jobbsammenheng. Hos oss får vi stadig spørsmålet: Hvorfor skal jeg følge med på Yammer, jeg har jo både e-post og telefon hvis dere vil ha tak i meg? Og hva skjedde egentlig med det å snakke sammen? Ansikt til ansikt? Da sier vi: Selvfølgelig skal vi fortsette å snakke sammen ansikt til ansikt, men det er ikke alltid du er her. Da blir det vanskelig. Og av og til har jeg behov for å gi en kjapp beskjed til mange på en gang, og at svarene fra den enkelte gjerne skal komme til alle. Da kan man trykke reply to all og ganske fort fylle opp mailboksen, eller man kan skrive et kjapt svar på Yammer.

Man må altså bruke de forskjellige kanalene til forskjellige budskap. Av og til er det mail som fungerer best, men ofte fungerer også Yammer bra. Og av og til må man logge seg av alt av mail, Yammer, alle de nettsamfunnene man er på privat, slå av mobilen og lukke døra. Alle har behov for stillhet og konsentrasjon en gang i blant.

Jeg tror også det kan lønne seg å bruke litt tid på lære seg å sjonglere. Altså å sile ut den informasjonen du trenger. Du trenger ikke lese ALT som kommer din vei på de sosiale mediene. Ofte er det et budskap som er slengt ut i luften til den første og beste som tar i mot. Du trenger ikke ta i mot, du kan la den gå videre hvis det ikke angår deg. Lær deg å sile den informasjonen du trenger slik at du ikke blir stresset av de meldingene som du ikke har fått lest. Er det viktig kommer budskapet fram til deg på en eller annen måte uansett. Og bli enige om hvilke kanaler dere bruker på jobb når dere kommer med viktig informasjon som ALLE må se. Hvis denne informasjonen kommer på en kanal hvor du kun leser halvparten er det fort gjort å gå glipp av det viktige.

Til slutt. Ikke la deg skremme. La deg fascinere. Av alt det flotte som kommer ut av de sosiale mediene. Av og til er det tull. Av og til er det morsomt. Ofte er det nyttig. Spesielt hvis de sosiale mediene brukes internt på jobb. Benytt deg av den fantastiske muligheten som finnes. Ta i bruk mediene, og husk at de har brukerskapt innhold. Synes du innholdet er kjedelig, bidra da vel! Kom med noe spennende!

Hvis du ønsker å lese mer om det å takle støy i de sosiale mediene, kan du lese innlegget vi skrev om Støy, fjas og faglig småprat. Her skrev vi om hvordan man på best mulig måte kan bruke sosiale medier på en fornuftig måte på jobb.

Hvordan takler du denne informasjonen i hverdagen? Leser du ALT eller siler du? Hvordan siler du? Opplever du at du går glipp av noe?

Illustrasjon: Juggling act av Imagaday (CC BY-ND 2.0)

Vi har fått en del henvendelser om vi har noe kursmateriell for bruk av Yammer (ok, vi har fått en mail, men det er kanskje flere som er interessert…). For en stund tilbake holdt vi introduksjonskurs for enheter i kommunen, og presentasjonen kan kanskje være nyttig også for andre. Vi har derfor lasta den opp til Slideshare, og bygd den inn her:

Siden vi har forsøkt oss på litt sånn Beyond Bullet Points, anbefales det å laste den ned og se på notatene også (tror ikke du får se dem i den innebygde versjonen). Presentasjonen er forøvrig laget i Google Docs, eksportert til MS Powerpoint og lastet opp til Slideshare. Blir gjerne litt formateringskrøll av sånt, så beklager det.

Småprat ved "water-cooleren"

Som vi har skrevet om tidligere har tre av oss jobbet med en oppgave om sosiale medier og relasjoner nå i vår. Problemstillingen vi har tatt for oss er:

Hvorfor er uformelle relasjoner viktig i en organisasjon og kan sosiale medier bidra til å skape nye og vedlikeholde eksisterende relasjoner i Trondheim kommune?

Nå er oppgaven levert og sensuren på plass og da er det på tide å dele med den som måtte være interessert:

• Støy, fjas og faglig småprat [pdf]

Under følger også et lite sammendrag

– Terje, Ingri og Bjørn

Kan sosiale medier bidra til uformelle relasjoner mellom ansatte?

“Yammer er en plass for å kommunisere. Går jeg ut fra at det er. Enten det er fag eller det er andre ting, så er det jo en plass for å kommunisere.”

“Jeg har ikke helt knekt koden på det.  Jeg tror det blir litt for mye støy å vite for mye om private ting.”

Småprat på benken

I denne oppgaven har vi sett på hvordan uformelle relasjoner virker inn på en kunnskapsorganisasjon som Trondheim kommune.

For å finne ut mer om dette gjennomførte vi kvalitative dybdeintervju basert på et strategisk utvalg. Vi utformet og benyttet en intervjuguide hvor spørsmålene var delvis strukturert.

Vi har i teoridelen belyst at uformelle relasjoner er viktig i organisasjoner. Dette samsvarer med funn i intervjuene våre. Uformelle relasjoner legger til rette for samarbeid og kunnskapsdeling. Denne typen relasjoner bygges gjennom småprat og uformell samtale og er nært knyttet til tillit. Småprat er limet i en organisasjon og en sterk faktor for å skape nye og forsterke eksisterende relasjoner.

Vi ser at Yammer kan være en viktig katalysator for de uformelle relasjonene i Trondheim kommune, men at vi må jobbe mer med kulturen for å få utnyttet potensialet. Flere må slippe til, og tørre å bruke Yammer aktivt til småprat og kunnskapsdeling. Her må ledelsen gå foran og delta i samtalen. Ved at flere deler vil også flere se nytten i verktøyet.

Illustrasjoner: Conversations - Benson Kua // CC BY-SA 2.0 || Talking - Ribeiro Simões // CC BY 2.0

Illustrasjon: Samhandling

Tre av oss betatrondhjemmere tar for tida et videreutdanningsfag ved NTNU som heter Samhandling, sosiale nettverk og IKT.  I den forbindelse skal vi levere en prosjektoppgave nå i midten/slutten av juni.  I oppgaven vår ønsker vi å se på hvorfor uformelle relasjoner er viktig i en organisasjon, og om sosiale medier kan bidra til å skape nye og vedlikeholde eksisterende relasjoner i Trondheim kommune. Som case har vi valgt Yammer.

Problemstilling: Hvorfor er uformelle relasjoner viktig i en organisasjon og kan sosiale medier bidra til å skape nye og vedlikeholde eksisterende relasjoner i Trondheim kommune?

Med uformelle relasjoner mener vi knytninger mellom mennesker som mennesker og ikke bare som ansatte.

Som vi har skrevet om tidligere, har kommunen i deler av organisasjonen tatt i bruk et verktøy som heter Yammer. Yammer er enkelt forklart en slags krysning mellom mikroblogg ala Twitter og nettsamfunn ala Facebook. På Yammer snakker man sammen, og siden vi ser for oss at nettopp det å samtale er viktig når man skal bygge relasjoner vil vi bruke Yammer som case for vår analyse.

Hvorfor har vi valgt denne problemstillinga?
Trondheim kommune er en stor organisasjon med ca. 12.500 ansatte fordelt på  225 enheter. Enhetene opererer til dels uavhengig av hverandre, og vi kan snakke om at de er som egne siloer . Vi ønsker derfor å se på om uformelle relasjoner kan bidra til å bedre samhandlingen og felleskapsfølelsen i en så stor og mangesidig organisasjon.

Sentrale forskningsspørsmål vi ønsker å gå inn på er:

• Kan vi gjennom å legge til rette for uformelle relasjoner få bedre kunnskapsdeling og samhandling i organisasjonen som helhet, og samtidig også internt på enkeltenheter?
• Kan sosiale medier eksemplifisert ved Yammer,  hjelpe oss med dette?

Hvordan skal vi løse oppgaven?

Selv om vi har opparbeidet oss en del erfaring med sosiale medier (og ikke minst organisatoriske utfordringer) gjennom arbeidet i BetaTrondheim, må vi ut i teoriland for å lære mer. På pensum i faget står to bøker sentralt:

• Sosiale landskap og sosial kapital (Inge Bø og Per Morten Schiefloe - 2009)
• Open Leadership (Charlene Li – 2010).

Begge disse sitter vi og nileser nå (dette er nesten sant, men vi har iallfall lest en del og skal lese mer!). Førstnevnte er ei sosiologibok og går på sosiale nettverk, relasjoner, sosial kapital og nettverk i organisasjoner. Li sin bok handler om distribuert ledelse med vekt på åpenhet, fri flyt av informasjon og viktigheten av tillit. Begge anbefales deg som er interessert i organisasjonsutvikling og sosiale medier! I tillegg har vi lassevis med fagartikler. Mye å kose oss med altså:)

I tillegg til å utvide vår teoretiske horisont, har vi lagt opp til intervju med et stragegisk utvalg av kommunens yammerbrukere. Intervjuene starter allerede mandag! Dette blir spennende og vi gleder oss!

Planen er selvfølgelig å dele oppgaven med den som er interessert (legger den sikkert ut her eller et annet egnet sted), men vi tar forbehold om at vi ikke får slakt i sensuren og Force Majour…

Illustrasjon: Colorful Children on Merry Go Round at The Park av D. Sharon Pruitt // CC BY 2.0

Illustrasjon: Siloer

Mikroblogger skal ideelt kunne bidra til en transparent organisasjon, være en arena for kunnskapsdeling og binde distribuerte personer og enheter tettere sammen gjennom relasjoner og tillitsbygging. Nå opplever vi nesten det motsatte i Trondheim kommune. Vi får digitale siloer. Hvorfor? Hva skjer?

Ofte når vi i BetaTrondheim snakker om mikrobloggløsninger trekker vi frem det vi på godt norsk kaller water-coolereffekten eller eventuelt kaffeautomateffekten.

Når man stikker og henter en kopp kaffe, eller et glass vann så forlater man plassen sin og beveger seg ut i det öppna landskap. Der befinner det seg også andre folk.

Disse er ikke nødvendigvis de samme hele tiden (for det er jo oppsigelsesgrunn om man bare henger rundt  kaffeautomaten), men det er som regel alltid noen som henter seg kaffe. Når de gjør dette snakkes det gjerne om løst og fast. Praten går både mellom de to kollegaene som sammen henter seg en kopp, og folk som tilfeldig møtes der. Tilfeldige møter er et nøkkelord forresten. Både personlige og faglige avklaringer skjer i disse samtalene. OG: andre som også tilfeldigvis er der ute kan plukke opp samtaler og blande seg inn. Tilbake på kontoret kan man se for seg nye samtaler som:

”Jeg traff forresten hu fra innkjøp i sted og hun kunne fortelle at de har store problemer med trådløsnettet sitt”

”Jøss sliter dere også med publisering? Kåre har funnet ut hva som er galt. Det er store brukerfeil”

”Det kan jeg spørre Ingri om! Jeg traff henne isted.”

Som dere veit så prøver vi ut mikrobloggtjenesten Yammer i deler av kommunen nå. Kanalen mikroblogg fungerer på sett og vis som en digital water cooler.

En mikroblogg egner seg  for kjappe avklaringer og understøtter behovet for distribuert kommunikasjon. Når personer snakker sammen, kommer de nærmere hverandre. Man blir bedre kjent og kan skape tillitsbånd som igjen vil kunne bidra til en smidigere og mer fleksibel organisasjon som drar i samme retning.

En mikroblogg er velegnet til småpreik og kan derfor bidra til å knytte folk, og som en positiv konsekvens hele enheter, nærmere hverandre. Kanalen mikroblogg kan legge til rette for en transparent organisasjon der alle brukerne potensielt kan se hva alle andre gjør/sier. For oss vil uformelle og formelle knytninger mellom enkeltpersoner på forskjellige enheter muligens kunne bidra til større forståelse for at Trondheim kommune er summen av enhetene og ikke lukka siloer.

Men: For Yammer forutsetter dette at man bruker Company Feed og ikke lukkede nettverk. Istedet for water-coolereffekten ser vi nå tendenser til siloeffekten. Og den er ikke like positiv.

Siloeffekten

For dere som ikke kjenner Yammer følger en liten forklaring. Yammer har en Company Feed som alle medlemmer ser. Yammer har også en My Feed, der man får opp det de man følger skriver. Yammer har i tillegg  mulighet for grupper. Disse kan være lukka og åpne. Det som skjer i grupper man er med i kommer også opp i My Feed. Man kan også følge Topics (tagger) og tweets som er tagget med noe man har valgt å følge, kommer da også opp i My Feed. Selv om man ikke følger personene. Man har altså veldig gode muligheter for å styre hva som skal komme opp i sin egen feed. Vår erfaring er så langt at mulighetene er for store.

Folk forstår ikke forskjellen på Company og My Feed. Det blir fort for mye støy for enkelte. En litt stygg workaround vi ser er at det derfor opprettes egne nettverk. Yammer har nemlig mulighet for undernettverk, såkalte Communities. Disse er tenkt som arenaer der personer fra forskjellige Yammer-nettverk kan samsnakke. For eksempel kan folk fra Trondheim kommunes nettverk lage et undernettverk der folk fra andre kommuner som bruker Yammer kan delta. Det Digitale Trøndelag kunne vært et slikt nettverk. Hos oss brukes nettverk for at IT-tjenesten, Kommunikasjonsenheten, Rådmannens Fagstab etc skal få prate i fred.

Men hvorfor bruker de ikke bare grupper til intern kommunikasjon? Når det var få brukere kunne man bruke Yammer som en kanal der man la ut viktig informasjon alle måtte få med seg. Med stadig flere brukere må man over i egne nettverk for å få til dette.  Når noen poster noe i Community IT-tjenesten, blinker det rødt og står et lite ettall øverst i nettleseren min. Folk tenker at det som blinker og er rødt, det må jeg lese. Nå begynner det å blinke rødt for kommunenettverket hele tida og Dette er ikke interessant for MEG blir en stadig vanligere tilbakemelding. Informasjonsstrømmen blir for stor.

Konsekvenser av egne nettverk er store. Med alle de ulike nettverkene blir det mange mikroblogger å følge med på. Det gjør at man må sitte å svitsje mellom nettverk A og B og C i eininga. Ikke ideelt. I tillegg får kun de som er med i nettverk A med seg det som skjer der, og da mister vi mye av delingsdimensjonen. Vi bygger digitale siloer!

Utfordring 1: Dette er internt

Noe av kommunikasjonen som går på en enhet må være intern. Det er faktisk ting vi diskuterer på IT som for eksempel Oppvekst ikke trenger å vite. Derfor forstår jeg at man har behov for lukka arenaer. (Om en SaaS løsning som Yammer som bor i USA egner seg til slikt er et annet spørsmål som vi lar ligge nå.) Min påstand er likevel at 95% av det vi snakker om på IT ikke er hemmelig og fint kan være tilgjengelig for andre. Når jeg setter tilgjengelig i kursiv så er det fordi kommunikasjonen gjerne kan skje i egne grupper, men de trenger ikke være lukka. Har noen interesse av å følge med på det som skjer der så er det fritt frem. Det vil jo også hende at folk utenfor vår enhet har gode innspill/kunnskap om det vi snakker om og hvis de kan bidra til å gjøre diskusjonen bedre er det jo bare positivt. Det som må være hemmelig/internt kan vi enten legge i ei lukka gruppe, i en direktemeldingstråd (PM), i et eget nettverk eller ikke på Yammer i det hele tatt.

Utfordring 2: What’s in it for me?!

Jeg får en del tilbakemeldinger på at kommunenettverket inneholder mye uinteressant. Siden jeg legger ut mye på Yammer og det meste i hovednettverket, er vel ikke det akkurat et kompliment til meg;).  Jeg har full forståelse for at ikke alt jeg skriver om er interessant for alle. Men, jeg håper det iallfall  innimellom er interessant for flere.  Selv er jeg (men det er ikke sikkert jeg har rett)  av den oppfatning at mikroblogg av natur ikke egner seg til Dette må du lese, det er viktig-type informasjon. En mikroblogg er flyktig. Man skal ikke få med seg alt, og man kan ikke få med seg alt. Dette er uvante tanker for folk. Informasjon som jeg ikke MÅ se? Det er STØY! I manges øyne.

Folk er redde for å plage andre med unødvendig pjatt. Folk er også veldig bestemte på at mikroblogg skal gi dem noe, ha en verdi for dem (what’s in it for me – sjuka). Det som er viktig for noen er ikke nødvendigvis viktig for andre. Har man erfaring med for eksempel Twitter, har man kanskje erfart at det er masse dine følgere sier du ikke bryr deg særlig om. Evnen til å skumme evige feeds, cut the crap og få noe vettugt ut av alt pjattet er nødvendige egenskaper for å få utbytte av et flyktig  medium som mikroblogg (men pjattet har jo også sin egen verdi). Dette er ikke en egenskap man lærer på kurs i EDB og databehandling. Det krever erfaring. Her har vi en utfordring.

En enkel løsning på støyproblemet mange opplever er å slutte å følge de man ikke er interessert i å følge. Følg heller temaer hvis det er det som er interessant. Og meld dere inn i grupper som omhandler deres fagfelt. I tillegg bør man lære seg å skumme:)

Illustrasjon: Silo av erikref // CC BY 2.0