Stikkordarkiv: yammer

Gutt løper 110 meter hekk

Kjapt ute, kjapt inne

twitterfire

Sosiale medier i en krise

Når en krise er et faktum er det fryktelig mye en må tenke på. Levanger kommune hadde akkurat en kriseøvelse hvor de brukte Twitter og Facebook aktivt. Øvelsen er beskrevet på ialloffentlighet.no. Levanger kommune har gjort en kjempejobb! De har vist hvor viktig det er å være til stede også på Facebook og Twitter når en krise inntreffer.

Det som er vanskelig å få fram under en øvelse er den strømmen av henvendelser eller omtale som kommer på disse mediene under en krise. Det skumle kan for eksempel være at det kommer rykter om omkomne her, uten at vi som kommune hverken kan bekrefte eller avkrefte dette.

I forrige uke fikk vi i Trondheim kommune følt litt på denne problematikken. For oss som satt i Rådhuset (noen hundre meter unna Trondheim torg) var det første møtet med saken denne meldingen på Yammer:


Trondheim torg er et kjøpesenter, pluss at Trondheim kommune har mange kontorlokaler i dette kvartalet. Både over selve Trondheim torg, og rett i nærheten. Dette betydde at vi selvfølgelig måtte følge med på hva som skjedde. Vi sjekket nettavisene og der hadde de første meldingene kommet om at Trondheim torg ble evakuert på grunn av mulig gasslekkasje. Meldingene her var sparsomme og ga oss lite info. Samtidig haglet slike meldinger inn på twitter:






På Twitter og på Yammer var det altså kjappe oppdateringer, og vi så ingen behov for å følge med på nettavisene, de var jo ikke oppdatert i det hele tatt. I dag er dette naturlig. Det går kjappere for mannen i gata å twitre 140 tegn om at torget er evakuert enn det går for en journalist å publisere en overskrift om det samme på nettavisene.

Etter en stund kom denne meldingen på Yammer:


 

Og vi fulgte opp med denne:


 

Etter at vi hadde sendt denne kom det fremdeles en del meldinger om evakuering, det meste retweetet fra aviser som meldte om det. Enkelte aviser kom med første melding om evakuering etter at vi hadde sendt ut melding om at evakueringen var over. Det hele gikk veldig fort, og avisene brukte egentlig ikke noe lang tid på dette, men det føltes veldig lenge. Vi satt midt oppi det, og hadde full kontroll.

I slike type situasjoner tror jeg at rekkefølgen på varslingen vil være en annen enn tidligere. Vi vil først plukke det opp i de sosiale mediene. Så vil vi få beskjed fra kriseledelse. SÅ kommer nettavisene på banen. Mulig de to siste bytter plass, men Twitter og andre sosiale medier er i dag så innarbeidet i befolkningen at de vil oftest være de første som rapporterer om en krise.

Er det noen som har laget konkrete planer for hvordan dere lytter i de sosiale mediene under en krise? Det er jo helt klart en kanal vi ikke må glemme!
Til slutt vil jeg bare minne om at:

Sjonglering i de sosiale mediene

Med økende antall sosiale nettsamfunn, mikroblogger og blogger å følge med på kan noen og enhver føle presset med å være til stede overalt. Hvor ofte skal man sjekke alle stedene hvor man har laget seg bruker? Skal man velge ett sted og kun være der, eller skal man sjonglere med et stadig økende antall baller i lufta? Jeg kan sjonglere med to, av og til tre hvis jeg øver. Da må jeg da kunne øve meg opp til å sjonglere med fire fem eller seks baller? Men hvor mye tid skal jeg bruke på å sjonglere egentlig?

Det jeg prøver å si er at man bør tenke gjennom dette med å følge med over alt, spesielt i jobbsammenheng. Hos oss får vi stadig spørsmålet: Hvorfor skal jeg følge med på Yammer, jeg har jo både e-post og telefon hvis dere vil ha tak i meg? Og hva skjedde egentlig med det å snakke sammen? Ansikt til ansikt? Da sier vi: Selvfølgelig skal vi fortsette å snakke sammen ansikt til ansikt, men det er ikke alltid du er her. Da blir det vanskelig. Og av og til har jeg behov for å gi en kjapp beskjed til mange på en gang, og at svarene fra den enkelte gjerne skal komme til alle. Da kan man trykke reply to all og ganske fort fylle opp mailboksen, eller man kan skrive et kjapt svar på Yammer.

Man må altså bruke de forskjellige kanalene til forskjellige budskap. Av og til er det mail som fungerer best, men ofte fungerer også Yammer bra. Og av og til må man logge seg av alt av mail, Yammer, alle de nettsamfunnene man er på privat, slå av mobilen og lukke døra. Alle har behov for stillhet og konsentrasjon en gang i blant.

Jeg tror også det kan lønne seg å bruke litt tid på lære seg å sjonglere. Altså å sile ut den informasjonen du trenger. Du trenger ikke lese ALT som kommer din vei på de sosiale mediene. Ofte er det et budskap som er slengt ut i luften til den første og beste som tar i mot. Du trenger ikke ta i mot, du kan la den gå videre hvis det ikke angår deg. Lær deg å sile den informasjonen du trenger slik at du ikke blir stresset av de meldingene som du ikke har fått lest. Er det viktig kommer budskapet fram til deg på en eller annen måte uansett. Og bli enige om hvilke kanaler dere bruker på jobb når dere kommer med viktig informasjon som ALLE må se. Hvis denne informasjonen kommer på en kanal hvor du kun leser halvparten er det fort gjort å gå glipp av det viktige.

Til slutt. Ikke la deg skremme. La deg fascinere. Av alt det flotte som kommer ut av de sosiale mediene. Av og til er det tull. Av og til er det morsomt. Ofte er det nyttig. Spesielt hvis de sosiale mediene brukes internt på jobb. Benytt deg av den fantastiske muligheten som finnes. Ta i bruk mediene, og husk at de har brukerskapt innhold. Synes du innholdet er kjedelig, bidra da vel! Kom med noe spennende!

Hvis du ønsker å lese mer om det å takle støy i de sosiale mediene, kan du lese innlegget vi skrev om Støy, fjas og faglig småprat. Her skrev vi om hvordan man på best mulig måte kan bruke sosiale medier på en fornuftig måte på jobb.

Hvordan takler du denne informasjonen i hverdagen? Leser du ALT eller siler du? Hvordan siler du? Opplever du at du går glipp av noe?

Illustrasjon: Juggling act av Imagaday (CC BY-ND 2.0)

Mennesker med datamaskiner

Introduksjonskurs til Yammer

Vi har fått en del henvendelser om vi har noe kursmateriell for bruk av Yammer (ok, vi har fått en mail, men det er kanskje flere som er interessert…). For en stund tilbake holdt vi introduksjonskurs for enheter i kommunen, og presentasjonen kan kanskje være nyttig også for andre. Vi har derfor lasta den opp til Slideshare, og bygd den inn her:



Siden vi har forsøkt oss på litt sånn Beyond Bullet Points, anbefales det å laste den ned og se på notatene også (tror ikke du får se dem i den innebygde versjonen). Presentasjonen er forøvrig laget i Google Docs, eksportert til MS Powerpoint og lastet opp til Slideshare. Blir gjerne litt formateringskrøll av sånt, så beklager det.

Støy, fjas og faglig småprat?

Konversasjon

Småprat ved "water-cooleren"

Som vi har skrevet om tidligere har tre av oss jobbet med en oppgave om sosiale medier og relasjoner nå i vår. Problemstillingen vi har tatt for oss er:

Hvorfor er uformelle relasjoner viktig i en organisasjon og kan sosiale medier bidra til å skape nye og vedlikeholde eksisterende relasjoner i Trondheim kommune?

Nå er oppgaven levert og sensuren på plass og da er det på tide å dele med den som måtte være interessert:

Under følger også et lite sammendrag

– Terje, Ingri og Bjørn


Kan sosiale medier bidra til uformelle relasjoner mellom ansatte?

“Yammer er en plass for å kommunisere. Går jeg ut fra at det er. Enten det er fag eller det er andre ting, så er det jo en plass for å kommunisere.”

“Jeg har ikke helt knekt koden på det.  Jeg tror det blir litt for mye støy å vite for mye om private ting.”

To gamle menn snakker sammen

Småprat på benken

I denne oppgaven har vi sett på hvordan uformelle relasjoner virker inn på en kunnskapsorganisasjon som Trondheim kommune.

For å finne ut mer om dette gjennomførte vi kvalitative dybdeintervju basert på et strategisk utvalg. Vi utformet og benyttet en intervjuguide hvor spørsmålene var delvis strukturert.

Vi har i teoridelen belyst at uformelle relasjoner er viktig i organisasjoner. Dette samsvarer med funn i intervjuene våre. Uformelle relasjoner legger til rette for samarbeid og kunnskapsdeling. Denne typen relasjoner bygges gjennom småprat og uformell samtale og er nært knyttet til tillit. Småprat er limet i en organisasjon og en sterk faktor for å skape nye og forsterke eksisterende relasjoner.

Vi ser at Yammer kan være en viktig katalysator for de uformelle relasjonene i Trondheim kommune, men at vi må jobbe mer med kulturen for å få utnyttet potensialet. Flere må slippe til, og tørre å bruke Yammer aktivt til småprat og kunnskapsdeling. Her må ledelsen gå foran og delta i samtalen. Ved at flere deler vil også flere se nytten i verktøyet.

Illustrasjoner: ConversationsBenson Kua // CC BY-SA 2.0 || Talking - Ribeiro Simões // CC BY 2.0

Sosiale medier og relasjonsbygging?

Samhandling i praksis

Tre av oss betatrondhjemmere tar for tida et videreutdanningsfag ved NTNU som heter Samhandling, sosiale nettverk og IKT.  I den forbindelse skal vi levere en prosjektoppgave nå i midten/slutten av juni.  I oppgaven vår ønsker vi å se på hvorfor uformelle relasjoner er viktig i en organisasjon, og om sosiale medier kan bidra til å skape nye og vedlikeholde eksisterende relasjoner i Trondheim kommune. Som case har vi valgt Yammer.

Problemstilling: Hvorfor er uformelle relasjoner viktig i en organisasjon og kan sosiale medier bidra til å skape nye og vedlikeholde eksisterende relasjoner i Trondheim kommune?

Med uformelle relasjoner mener vi knytninger mellom mennesker som mennesker og ikke bare som ansatte.

Som vi har skrevet om tidligere, har kommunen i deler av organisasjonen tatt i bruk et verktøy som heter Yammer. Yammer er enkelt forklart en slags krysning mellom mikroblogg ala Twitter og nettsamfunn ala Facebook. På Yammer snakker man sammen, og siden vi ser for oss at nettopp det å samtale er viktig når man skal bygge relasjoner vil vi bruke Yammer som case for vår analyse.

Hvorfor har vi valgt denne problemstillinga?
Trondheim kommune er en stor organisasjon med ca. 12.500 ansatte fordelt på  225 enheter. Enhetene opererer til dels uavhengig av hverandre, og vi kan snakke om at de er som egne siloer . Vi ønsker derfor å se på om uformelle relasjoner kan bidra til å bedre samhandlingen og felleskapsfølelsen i en så stor og mangesidig organisasjon.

Sentrale forskningsspørsmål vi ønsker å gå inn på er:

  • Kan vi gjennom å legge til rette for uformelle relasjoner få bedre kunnskapsdeling og samhandling i organisasjonen som helhet, og samtidig også internt på enkeltenheter?
  • Kan sosiale medier eksemplifisert ved Yammer,  hjelpe oss med dette?

Hvordan skal vi løse oppgaven?

Selv om vi har opparbeidet oss en del erfaring med sosiale medier (og ikke minst organisatoriske utfordringer) gjennom arbeidet i BetaTrondheim, må vi ut i teoriland for å lære mer. På pensum i faget står to bøker sentralt:

  • Sosiale landskap og sosial kapital (Inge Bø og Per Morten Schiefloe - 2009)
  • Open Leadership (Charlene Li – 2010).

Begge disse sitter vi og nileser nå (dette er nesten sant, men vi har iallfall lest en del og skal lese mer!). Førstnevnte er ei sosiologibok og går på sosiale nettverk, relasjoner, sosial kapital og nettverk i organisasjoner. Li sin bok handler om distribuert ledelse med vekt på åpenhet, fri flyt av informasjon og viktigheten av tillit. Begge anbefales deg som er interessert i organisasjonsutvikling og sosiale medier! I tillegg har vi lassevis med fagartikler. Mye å kose oss med altså:)

I tillegg til å utvide vår teoretiske horisont, har vi lagt opp til intervju med et stragegisk utvalg av kommunens yammerbrukere. Intervjuene starter allerede mandag! Dette blir spennende og vi gleder oss!

Planen er selvfølgelig å dele oppgaven med den som er interessert (legger den sikkert ut her eller et annet egnet sted), men vi tar forbehold om at vi ikke får slakt i sensuren og Force Majour…

Illustrasjon: Colorful Children on Merry Go Round at The Park av D. Sharon Pruitt // CC BY 2.0