Dette er fine tendenser, som vi skal jobbe videre med å utvikle. Men ser vi litt nærmere etter, så ser vi likevel at det tydligvis ikke alltid er like lett å vende gamle vaner. Selv om Yammer ikke har vært i bruk særlig lenge, så ser vi allerede at de fleste enhetene foretrekker å operere i lukkede nettverk. Dette er sikkert fint for den interne kommunikasjonen på enhetene, men sett fra et kunnskapsdelingmessig ståsted, så er dette mindre heldig. Det samme gjelder det interne nettsamfunnet vårt, hvor diskusjonen om deling vs. spam til stadighet dukker opp. Vi er ikke plaget av spam per definisjon, men uttrykket brukes av og til om informasjon som oppleves som irrelevant, eller som støy som forstyrrer informasjonsstrømmen.

Noen mener at deling av for mye informasjon kan oppfattes som støy, mens andre mener at «jo mer informasjon, jo bedre».  Andre igjen mener at redselen for å plage andre med irrelevant informasjon kan være med på å hindre folk i å delta i de sosiale mediene våre, og at man derfor bør ha muligheten til opprette lukkede grupper/nettverk.

Det at noen foretrekker lukkede nettverk framfor åpne, tror jeg bunner i akkurat dette: Redselen for å skrive noe «feil» og at det er lettere å kommunisere med folk man vet om fra før, og frykt for at informasjonsmengden i åpne nettverk blir for stor/irrelevant.  Ideelt sett så vil man gjerne at alle skal kunne se hva alle skriver, men en slik gjennomsiktighet vil for mange oppleves som truende, særlig hvis man ikke behersker verktøyene som man skal bruke. Når det i tillegg er snakk om mottakere man kanskje ikke vet hvem er, blir terskelen enda høyere. Hvem man kommuniserer med, påvirker i stor grad både formen på budskapet, og hvordan man oppfatter budskapet man mottar.

Når det gjelder mengde informasjon, så tror jeg ikke man skal være redd for at informasjonsmengden blir for stor, men heller fokusere på mulighetene til å filtrere ut hva som er nyttig for hver enkelt. Det viktigste er at man får flest mulig brukerne til bidra til felleskapet. Hele poenget med sosiale medier er jo at innholdet produseres av brukerne selv, og at kvaliteten på det som produseres sikres av fellesskapet som helhet. Til å begynne med vil nye brukere prøve seg fram (f.eks skrive på Yammer at man skal i et møte), og kanskje ikke treffe helt med ting som postes. Men etterhvert som de ser hva andre gjør, og blir tryggere på form og innhold, så vil også kvaliteten øke (f.eks skrive hva møtet gjaldt og hva man kom fram til).Hvis man da ser for seg at man etterhvert får et relativt stort antall brukere, som poster stort sett vettuge ting, så kan man begynne å filtrere og sortere. Hvordan dette kan gjøres vil variere med hvilke verktøy man benytter.

Når går informasjon så over til å bli støy? I en artikkel av Koroleva et. al har de sett på hva som oppleves som spam på Facebook. De finner at hvem som er avsender har stor betydning for hvordan budskapet oppfattes. Det som oppfattes som relvant informasjon kommer som regel fra 1) nære venner, 2) venner med samme interesser, og 3) hvem som helst som poster ny og viktig informasjon. Informasjon fra ukjente avsendere oppfattes altså lettere som støy.

Måten Trondheim kommune er organisert på, i virksomhetsområder og enheter, gir en naturlig følelse av «vi» og «dem» i folks hverdag. Dette kalles i sosialpsykologien for inn-grupper og ut-grupper.  Kommunikasjonen i en inn-gruppe vil være annerledes enn når man kommuniserer med noen i ut-gruppen (altså «dem»), og jeg tror kanskje det er dette skillet man opprettholder når man benytter lukkede nettverk. Sett fra ledelsens ståsted, i de fleste organisasjoner, så er dette med å skape samhold og følelsen av «vi» en kjent utfordring. Man bedriver teambuilding i stor skala, og drar på seminar og snakker om det, eller skyter på hverandre med paintgun for å skape samhold og bedre grobunn for samhandling. Man snakker i sosialpsykologien om  samarbeid i riktig kontekst, for å bryte ned grensene mellom inn-/ut-gruppe. I praksis vil det si at man møtes på en nøytral arena, og blir kjent med sider av hverandre man ikke ser til vanlig. Det handler her om å personifisere medlemmene av ut-gruppen, slik at den ikke blir bestående av en stereotyp masse, men enkeltindivider med et ansikt. Teoretisk sett kan man da oppnå at skillet mellom «vi» og «dem» oppheves, og man sitter igjen med kun «vi». Dette fungerer. Men i en organisasjon med ca. 13 000 ansatte er det umulig at alle får møte  alle på denne måten. Det ville i såfall blitt et legendarisk paintgun-slag.

Men hva om man møter andre på nett? Hva om enkeltindivid skiller seg ut fra den grå massen fordi de poster aktivt i mikrobloggen, eller deltar med navn og bilde i nettsamfunnet vårt? Kan de sosiale mediene være med på å personifisere «dem»? Jeg vet ikke. Kanskje. Men i hvert fall ikke hvis alle stenger seg inne i hvert sitt lukkede nettverk.

Vi synes det er flott at det blogges på dette nivået, og håper det kan være med på å senke terskelen for å blogge, for de ansatte i kommunen. Dette kan igjen være med på å skape grunnlag for en enda bedre delingskultur i organisasjonen, hvor man kan leve opp til kommunens slagord: «Åpen, modig og kompetent». Vi i BetaTrondheim ser på samhandling og deling som helt essensielt for å kunne utnytte organisasjonens ressurser på en mer effektiv måte, og jobber stadig med å finne ut hvordan dette kan gjøres på en bedre måte enn i dag. Å drive gartnervirksomhet og å oppmuntre folk til å ta i bruk sosiale medier, isteden for tradisjonelle kommunikasjonskanaler, er en viktig del av dette arbeidet. Så når ledelsen i kommunen nå kaster seg på bloggbølgen, så kan de  være med å gå foran som gode eksempler de også. Flotte greier!

Illustrasjon Social Media Strategy

Prosjektet Tk2.0 har nå blitt til gruppa BetaTrondheim og vi har endelig mandatet vårt klart. Kanskje det er noen andre der ute som trenger innspill til mandat for sosiale medier-jobbing, så vi publiserer derfor her utdrag fra mandatet. Vi ønsker selvfølgelig også innspill på mandatet, slik at vi kan kontinuerlig forbedre det, holde det oppdatert og legge grunnlaget for at det skal kunne brukes som en rettesnor i det daglige arbeidet.

Bakgrunn/utfordringer og hensikt med opprettelsen av gruppa:

Bakgrunn

Web2.0-teknologi og sosiale medier er begreper som i større og større grad preger hverdagen vår. Begrepene betegner den nye generasjonen sosiale nettjenester som har blomstret opp de siste årene. Grunntanken går ut på å ta i bruk kollektiv intelligens, i den forstanden at vi som nettbrukere jobber sammen eller innenfor samme rammer fremfor løsrevet på egen hånd. Her inngår alt fra blogger til wikier og sosiale nettverkstjenester derunder nettsamfunn og mikroblogg.

Trondheim kommunes verdier er åpen, modig og kompetent. Bruk av web2.0-teknologi og sosiale medier for kommunikasjon og samhandling støtter alle disse verdiene. Hele grunntanken med sosiale medier er åpenhet og deling. Det er et nytt område under utvikling og som kan føre til store endringer for den enkelte ansatte og organisasjonen som helhet, det er derfor modig å ta dette i bruk. Teknologien legger også opp til kompetansedeling og dermed kompetanseheving.

I ledergruppas prioriterte satsinger for høsten 2010 listes samhandling opp som ett av tre satsingsområder fremover: ”En av kommuneplanens viktige hovedgrep er samhandling. Samhandling skal komme til uttrykk både gjennom godt samarbeid internt i kommunen, og sammen med eksterne aktører som for eksempel frivillige. Samhandlingsarbeid vil derfor prege oss i lang tid framover.”

Fra Kommunikasjonsstrategien:

Gjennom god intern kommunikasjon skal Trondheim kommune aktivisere og motivere egne ansatte til å delta i utviklingen av kommunens tjenester, være serviceinnstilte tjenesteytere og gode informatører om kommunens virksomhet.

Kommunen tar vare på og utvikler medarbeidernes kompetanse, lederne motiverer og bygger opp lagånden. Deling av kunnskap gir mer effektive løsninger, forebygger dobbeltarbeid og øker tverrfaglig forståelse og involvering.

Kommunikasjonsprinsippet: Kommunens organisasjon er avhengig av kommunikasjon og samhandling på mange plan for å utvikle sine tjenester

Fra IT-strategien:

Visjon: Trondheim kommune skal være ledende og en aktiv pådriver innenfor utvalgte strategiske områder når det gjelder utnyttelse av informasjonsteknologi. IT-strategien skal bidra til at kommunens visjon, mål og overordnede retningslinjer kan realiseres.

En av kommunens største utfordringer blir IT-kompetanse: har våre ansatte den kompetansen vi trenger for å bruke nye IT-verktøy?

Fra eKommuneplanen:

Visjon for eKommunen: Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning
I dag bruker Trondheim kommune flere sosiale medier. Vi har en offisiell tilstedeværelse på viktige kanaler som Facebook og Twitter. Bloggen BetaTrondheim, eDialog og Byarkivet på Flickr er andre gode eksempler på at Trondheim tar de nye medier på alvor. Mange ser til Trondheim og spesielt arbeidet rundt BetaTrondheim-bloggen har blitt lagt merke til og referert i alt fra forskningsrapporter til foredrag på konferanser og på andre kommuners betablogger. Sosiale medier er i dag i første rekke brukt eksternt mot innbyggere og næringsliv, men med BetaTrondheim-bloggen har vi også en faglig delingskanal.

Utfordringer

Både innbyggere og ansatte forventer at kommunen legger til rette for bruk av nye kommunikasjons- og samarbeidsløsninger av typen sosiale media – både internt og eksternt.

Hovedutfordring 1: Hvordan skal vi videreutvikle vår kommunikasjon med innbyggere og næringsliv ved bruk av sosiale medier?

Utviklingen skjer ekstremt fort innen dette feltet. Det at vi har en tilstedeværelse på Facebook m.m, betyr ikke at vi kan lene oss tilbake og slappe av.

Det er krevende å følge med på utviklingen innen dette fagområdet og enda mer krevende å ligge i forkant av utviklingen.

Hovedutfordring 2: Hvordan kan vi ta i bruk sosiale medier for å kommunisere og samarbeide bedre internt i Tk?

I Trondheim kommune ser vi i dag et økende behov for kommunikasjon og deling også internt i kommunen, på tvers av enhetene.

• Det er store krav til samarbeid for å levere gode tjenester til innbyggere og næringsliv.
• Kommunens enheter jobber i dag i stor grad i siloer. De enkelte enheter kjenner lite til andre enheters måter å jobbe på. En får sjelden mulighet til å få innsikt i andres ideer.
• I dag bruker de ansatte mye tid på å lete etter informasjon.

Hensikt

Det opprettes en gruppe bestående av medlemmer fra Kommunikasjonsenheten og IT-tjenesten, kalt BetaTrondheim. Gruppa forankres i en styringsgruppe bestående av kommunaldirektør for Organisasjon, Kommunikasjonsdirektør, IT-sjef og rådgiver for IT og strategi i rådmannens fagstab. Tjenesteområder i Tk skal være representert i ei referansegruppe. Fagressurser og early adopters innen fagfeltet inngår også i en dynamisk referansegruppe. Gruppa skal jobbe med de to hovedutfordringene over.

Gruppa skal være et kompetansesenter/utviklingssenter som ligger i forkant og holder oversikt over trender/følger utviklingen tett på web2.0 (3.0?)-feltet, innehar kompetanse og blir eksperter innenfor fagområdet.

Gruppa skal ta tak i relevante punkter i Kommunikasjonsstrategi og IT-strategi og sammen med blant andre Kommunikasjonsdirektør og IT-sjef/ rådgiver for IT og strategi i rådmannens fagstab vurdere hvordan disse skal løses videre.

Med denne satsingen har Trondheim kommune mulighet til å være i forkant av utviklingen, se trendene før de slår inn og være forberedt på fremtiden. Vi har allerede etablert et tverrfaglig miljø og er klare for å hjelpe kommunen inn i det nye.

Gruppas hovedmål:

Kontinuerlig å videreutvikle vår kommunikasjon og samhandling med innbyggere, næringsliv og ansatte imellom, gjennom bruk av sosiale medier. Fortsette å være ledende innen fagområdet.

Gruppas delmål:

Gruppa skal:

• definere målgrupper (personas) og prosesser som skal understøttes
• vise effektene ved nye felles kommunikasjons- og samarbeidsløsninger av type sosiale medier, både potensialer og effektiviseringsgevinster men også utfordringer.
• gi anbefalinger til hvordan innføring av nye kommunikasjons- og samhandlingsløsninger kan gjøres.
• gi anbefalinger til hvordan Tk best mulig kan fortsette å arbeide kontinuerlig på dette området.
• være en ressurs for organisasjon i bruk av sosiale medier og web2.0-tjenester
• ha ansvaret for BetaTrondheims blogg og twitterkonto
• bruke kompetansen på hva som finnes av teknologier og muligheter og sette sammen med behov fra forskjellige deler av organisasjonen.
• initiere prosjekter innen fagområdet
• koordinere initiativ/prosjekter innen fagområdet

Avgrensing:

Gruppa skal i hovedsak ikke innføre og drifte kommunikasjon- og samhandlingsløsningene. Disse skal eies og driftes der de naturlig hører hjemme i organisasjonen.

Ansvar for organisasjonens bruk av eksisterende løsninger for kommunikasjon og samhandling, f.eks Facebook og Twitterkonto, skal fortsatt ligge under respektive fagområde, men BetaTrondheim vil være en ressurs og samtalepartner for disse.

Organisering og ansvarsfordeling:

Gruppa opererer som en smeltedigel i skjæringspunktet mellom IT, Kommunikasjon og organisasjon.

Arbeidsgruppa er tenkt som en overbygning mellom to av de enhetene som naturlig vil stå midt i den stormen nye medier skaper for organisasjonen. Arbeidsgruppa vil også spille på andre sentrale ressurser i kommunen som Trondheim byarkiv, Rådmannens fagstab og Personaltjenesten.

Arbeidsgruppas tverrfaglige sammensetning er viktig fordi det ikke bare er teknologien som er utfordringen, men derimot de organisasjonsmessige konsekvensene og nye forventningene til kommunikasjon som teknologien legger til rette for.

Gruppa organiseres med en styringsgruppe, en arbeidsgruppe, informasjonsansvarlig og en referansegruppe.

Styringsgruppa er oppdragsgiver og representerer eieren av gruppa, og har det totale ansvar for gruppa. Styringsgruppa skal:

• Fastsette mål for gruppa
• Beslutte vedr. planer (milepæler, tider, ressurser)
• Foreta overordnede prioriteringer mht innsatser og resultater
• Regelmessig følge opp virksomheten, tilpasse planene/milepæler/delresultater
• Beslutte vedrørende alle avvik/endringer (når oppgaver/prosjekter er utenfor toleransegrensene mht: mål/resultater, tider ressursinnsatser, kostnader).

Gruppeleders oppgaver:

• Forestår den direkte faglige og tekniske ledelse og oppfølging av arbeidet i samsvar med de oppsatte mål og planer:

• • Sikre effektiv ressursutnyttelse
  • Koordinering mellom arbeidsgrupper
  • Vurdere framdrift og resultater

• Rapporterer til styringsgruppa – herunder forberede og gi anbefalinger i saker som skal opp til beslutning i styringsgruppa.
• Administrative oppgaver (kalle inn til møter, skrive møtereferater)

Arbeidsgruppa har aktivitetsansvar og utfører alle produksjonsrettede aktiviteter. Her vurderes og rapporteres framdrift i samarbeid med gruppeleder.

Referansegruppa er faglig høringsinstans/rådgivende organ overfor arbeidsgruppa. Referansegruppa har kun rådgivende og ikke besluttende myndighet.

Informasjons- og kommunikasjonsansvarlig skal ha ansvar for at det utarbeides en kommunikasjonsplan og at denne følges.

Brukerforum for de enkelte løsningene vil opprettes for å gi arbeidsgruppa faglige tilbakemeldinger.

Prinsipper for planlegging, oppfølging og statusrapportering:

Følgende rutiner etableres:

• Gruppa har interne oppfølgingsmøter hver uke. Status diskuteres på hvert møte.
• I gruppa ”BetaTrondheim” i nettsamfunnet  ligger alle statusmøter, rapporter etc.
• Aktivitetsplan i gruppa i nettsamfunnet gir oversikt over hver enkelt sine arbeidsoppgaver
• I tillegg har gruppa egen mappe på U:\211000\6. Prosjekt88 Prosjekt TK 2.0\ Der alle medlemmer har tilgang. Her vil mandatet lagres.
• Statusrapport leveres styringsgruppe minimum 2 dager før hvert styringsgruppemøte, med overordnet vurdering av status, forklaring til eventuelle avvik og spesielle risikofaktorer.
• Gruppa skal kontinuerlig lage skriftlige anbefalinger til styringsgruppa. Disse arkiveres i arkivsystemet.
• Erfaringer man gjør seg i arbeidet skal tilgjengeliggjøres og deles i organisasjonen.
• Gruppas internettsider, twitterkonto og bloggen BetaTrondheim vil bli brukt til informasjon og kommunikasjon.
• For forslag til krav til løsninger vil arbeidsgruppa vurdere å ta i bruk Volere-metodikken
• Gruppa vil etterstrebe bruk av åpen kildekode løsninger der det er mulig. Jf. IT-strategi Kap4, delmål 3:Ved kjøp av nye IT-systemer skal det stilles krav om at systemene er basert på godkjente standarder. I den utstrekning det er mulig skal Trondheim kommune prioritere åpne kildekoder ved valg av nye IT-løsninger.

Risikoanalyse:

Status risiko:

(S=Sannsynlighet, K=Konsekvens, fylles ut med St=Stor, M=Middels, L=Liten)

Sammenhengen til andre oppgaver/områder:

Utvikling av nytt intranett, Integrasjon- og sikkerhetstjenester, anbud på IKT- driftstjenester, intern kommunikasjon, IT-strategi, prosjektarbeid, kommunikasjonsstrategi.

(Illustrasjon: Bilde av Mark Smiciklas // CC-lisens)

Utfordringen

Hvordan kan vi gå frem for å bedre samhandling og deling internt i kommunen ved å legge til rette for bruk av web 2.0-verktøy og sosial programvare?

I en organisasjon med 13 000 ansatte finnes det behov for deling og samhandling på tvers av enheter og virksomhetsområder. Jeg er sikker på at jeg har nytte av den kunnskapen og kompetansen som finnes utenfor veggene til mitt arbeidssted i organisasjonen. Jeg velger å tro at andre kan ha nytte av min kunnskap og kompetanse også..

Men hvordan finner vi hverandre idag? Skal jeg sende ut en e-post til alle ansatte dersom det er noe jeg lurer på som jeg tror «noen der ute» har svaret på? Nei.. Det blir oppfattet som spam. Sende en e-post til alle postmottakene? Nja, har egentlig de som betjener postmottakene oversikt over all kompetanse på enheten? Jeg kan gå til intranettet og  søke på nøkkelord eller roller knyttet til problemstillingen jeg sitter med. Erfaringsmessig fungerer søket dårlig. Om noen skulle lete meg i ansattekatalogen på intranettet vil de i dag kún finne meg om de har telefonnummeret mitt eller vet det fulle navnet mitt.. Eneste informasjon, i katalogen, om min kompetanse er stillingstittelen: IT-Spes.konsulent. Denne samme tittelen brukes for alle mine kollegaer v/IT-tjenesten. Jeg velger å tro at vi har forskjellig spesialkompentase..

Dette var bare et eksempel på at det er behov for bedre hjelpemidler til å finne kompetanse og dra veksel på andre for å kunne utføre virksomhetens mål og oppgaver på best mulig måte.

Vi i arbeidsgruppa, Betatrondheim, har startet forsiktig for å gjøre dette enklere. Nå føler vi oss frem ved testing av web 2.0-verktøy og sosial programvare. Pr. d.d. testes blandt annet:

• nettsamfunn (med mikroblogg, grupper, blogg, diskusjonstråd, wiki, bokmerker, profilsider mm.)
• mikroblogg (åpent nettverk for alle medlemmer av tjenesten. I tillegg mulighet for åpne eller lukka nettverk og grupper)
• wiki

Alt dette med varierende hell. Verktøyene er pr. idag kun tilgjenglig for et begrenset antall ansatte. Rundt 100 ansatte har tilgang til nettsamfunnet. Ca. 5 enheter har tilgang til mikroblogg. Wiki nyttes sporadisk i prosjekter eller tverrfaglige arbeidsgrupper ved it-tjenesten og kommunikasjonsenheten.

Hva kan vi gjøre? Hva gjør dere?

Jeg er spent på hva andre gjør for å bedre samhandling, deling og kommunikasjon internt ved bruk av sosiale medier og web 2.0-verktøy. Er det noen verktøy som er viktigere enn andre? Hvordan brukes verktøyene? Ikke minst.. hvem bruker hva og hvorfor? I en organisasjon er det ulike behov. Hva prioriteres? Kommunikasjon internt i faggrupper/enheter eller kommunikasjon i åpent nettverk for hele organisasjonen? Eller begge?

Kan man endre kulturen for deling bare ved å innføre verktøy? Hva med opplæring og gartnervirksomhet?

Flere verktøy med samme funksjonalitet (eks. mikroblogg eller wiki) eller felles verktøy for en type web2.0-funksjonalitet?

Mange spørsmål.. regner ikke med at det er noen fasit, men håper det er noen som vil eller kan dele.

]]> http://www.betatrondheim.com/2010/11/01/hvordan-l%c3%a6re-kunsten-a-dele/feed/ 1 http://www.betatrondheim.com/2010/09/10/organisering-av-arbeidet-med-sosiale-medier/ http://www.betatrondheim.com/2010/09/10/organisering-av-arbeidet-med-sosiale-medier/#comments Fri, 10 Sep 2010 10:57:24 +0000 Liss Johansen Sandø http://www.betatrondheim.com/?p=440 Når jeg kom tilbake etter ett år med mammapermisjon, hadde det skjedd mye innenfor sosiale medier i Trondheim kommune. Mine flinke og engasjerte kollegaer hadde gjort mye med både BetaTrondheim, Twitter, internt nettsamfunn (Elgg), microblogg, wiki, SlideShare m.m. Nå har vi behov for å strukturere og formalisere dette arbeidet. Og det er der jeg kommer inn i bildet.. Arbeidet ble startet på IT-tjenesten og etter hvert kom også  Kommunikasjonsenheten med. Videre fremover ser vi for oss at et tett samarbeid mellom disse enhetene er avgjørende for å lykkes. Vi ønsker ikke å fokusere på web2.0-teknologien i seg selv, men på

Les mer >>> Organisering av arbeidet med sosiale medier]]>

Illustrasjon web2.0

Når jeg kom tilbake etter ett år med mammapermisjon, hadde det skjedd mye innenfor sosiale medier i Trondheim kommune. Mine flinke og engasjerte kollegaer hadde gjort mye med både BetaTrondheim, Twitter, internt nettsamfunn (Elgg), microblogg, wiki, SlideShare m.m.

Nå har vi behov for å strukturere og formalisere dette arbeidet. Og det er der jeg kommer inn i bildet..

Arbeidet ble startet på IT-tjenesten og etter hvert kom også  Kommunikasjonsenheten med. Videre fremover ser vi for oss at et tett samarbeid mellom disse enhetene er avgjørende for å lykkes.

Vi ønsker ikke å fokusere på web2.0-teknologien i seg selv, men på Trondheim kommunes behov for kommunikasjon og samhandling og se på hvordan organisasjonsmessige endringer sammen med web2.0-teknologi kan løse dette behovet.

Vi vurderer nå to måter å organisere arbeidet på. Det ene alternativet er å opprette et prosjekt som skal levere en spesifikk anbefaling angående bruk av nye kommunikasjon- og samhandlingsløsninger i Trondheim kommune. Anbefalingen skal inneholde vurderinger av:

• de organisasjonsmessige konsekvensene ved innføring av løsningene,
• de sikkerhetsmessige konsekvenser,
• kost/nytte
• økonomi,
• plan for forvaltning av samhandlingstjenestene,
• retningslinjer for bruk
• utfordringer slik som arkivering og forholdet til andre systemer
• arkitekturmessige konsekvenser
• krav til løsninger
• anbefalt innføringsmodeller
• anbefalt styringsmodell
• systemeierskap
• behov for opplæring/kompetanse og forslag til hvordan opplæring kan gjøres

Et slikt prosjekt skal også «teste ut» det å være et kompetansesenter for Trondheim kommune innenfor fagområdet og drive videre de løsningene som allerede er i drift, for eksempel BetaTrondheim. Prosjektet skal konkludere med om en slik gruppe bør opprettes på fast basis etter prosjektets levetid.

Alternativt ser vi for oss å med en gang opprette en gruppe som skal være et kompetansesenter og et rådgivende organ. Det må i så fall lages et mandat for denne gruppa. Vi ser for oss eierskap på kommunaldirektørnivå og deltakere i gruppa fra IT-tjenesten og Kommunikasjonsenheten som er både rådgivende og delvis utførende ressurser. De skal ta tak i «det som skjer» fremover og initiere nye prosjekter. Gruppa skal koordinere og se helhet innenfor fagområdet og for hele kommunen. I tillegg skal de være redaksjon for BetaTrondheim-bloggen og twitterkontoen. Gruppa skal gjennomføre prosjektet med anbefalinga av kommunikasjon- og samhandlingsløsninger og etterhvert ta tak i de punktene fra både IT-strategien og Kommunikasjonsstrategien som ligger innenfor fagområdet. Gruppa skal også knytte til seg kompetanse fra andre deler av organisasjonen.

Ei slik gruppe vil være en mer fleksibel løsning for kommunen, da gruppa løpende kan ta tak i de sakene som dukker opp. Prosjektet vil være mer spesifikt rettet mot anbefalinga. Samtidig vil gruppa kreve mer ressurser og et grundig forarbeid i definering av mandat.

Kom gjerne med innspill til mulige løsninger for organisering av denne type arbeid. Hva funker, hva funker ikke for dere..?

(Illustrasjon: Bilde av Oliver Steiner // CC-lisens)

Illustrasjon - arkiv

Bilde med CC-lisens henta fra flickr: http://www.flickr.com/photos/peteashton/ / CC BY-NC 2.0

Undertegnede holdt i dag (22.03.10) en presentasjon for Norsk Arkivråd sammen med Ingri Eriksen. Tema var:

• Hva er sosiale medier
• Hvordan kan vi bruke det?
• Litt om TK2.0 prosjektet
• Hvordan bruker Trondheim kommune sosiale medier?
• Arkivering? Alt eller ingenting?

Kjempegøy å møte arkivfolket! Presentasjonen er som vanlig publisert på SlideShare. Du kan også se den direkte her.

Såvidt jeg kunne registrere så var vi eneste kommune representert med unntak av Oslo kommune som bidro med sine wiki-erfaringer. Det er synd at ikke flere kommuner var der for det var mye nyttig stoff. Med en god balanse mellom konkrete erfaringer, strategifokus og forskningbasert kunnskap ble det en bra dag. (Riktignok hadde jeg vært enda mer fornøyd med en bedre lunsj!)

Det inntrykket jeg sitter igjen med er at feltet begynner å ta form og at «ideen» og «konseptet» 2.0 i stor grad er akseptert, men vi famler i forhold til hvordan vi kan få tatt ut effektene i praksis. Jeg tror dette skyldes mange ting – ikke minst måten vi ofte tenker  på IT-verktøy og systeminnføring på. Nemlig med et utgangspunkt utelukkende i hva «behovet er» og forhåndsbestemt bruk av det nye verktøyet.

Henry Ford  sa visstnok i sin tid noe slikt som at «Skulle jeg spurt folk hva de trengte så hadde de svart ‘en raskere hest’». Og dette illustrerer poenget. En tradisjonell tilnærming til IT-systemer hvor vi forutsetter at brukeren vet hva h*n har behov for vil altså komme til kort. Vidar Hepsøe beskrev dette godt under kvitretanken – det å ta i bruk 2.0-verktøy utelukkende på bakgrunn av tradisjonell behovsundersøkelse blir skivebom fordi vi da ser helt bort fra nettverkseffekten – nytten som ligger i en bred ibruktaging der brukerne selv kommer opp med nyskapende praksis. I denne sammenheng er Dion Hinchcliffes utsagn om at ‘Too much structure kills contribution’ viktig å huske på.

Det ble også lagt frem tall angående bruk av sosiale medier i norske bedrifter. Under føler en oppsummering av denne.

Til sist en liten kommentar angående formen på konferansen. Med 2.0 som tema var det snodig at ikke arrangørene i større grad hadde tatt inn over seg 2.0-holdningen i gjennomføringen av konferansen. Det ville gjort konferansen enda bedre!

I møtet tok vi også opp IKT-veilederbloggen vår og veien videre for denne. Vi kom fram til at det er best å avslutte IKT-veilederbloggen (iallfall slik den er nå) og heller møte IKT-veilederne i deres eget verktøy (LMS). Vi vil gjøre en ny vurdering senere på hvordan det fungerer/om det fungerer bedre enn blogg.

Problemet med bloggen har vært flere, men i hovedsak:

• Folk har måttet oppsøke enda et sted
• Lavt aktivitetsnivå både fra IKT-veilederne og IT-tjenesten.

Siden mer og bedre kommunikasjon var et av målene prøver vi nå istedet noe nytt. Det er også en kjensgjerning at blogg ikke er et bra sted for et diskusjonsFORUM

Vi hadde også invitert Cecilie Aurvoll fra UNINETT ABC til møtet med IKT-veilederne. Hun holdt en veldig bra presentasjon av sosiale medier i skolen som IKT-veilederne fikk bryne seg på før vi slapp til. Presentasjonen hennes finnes også på Slideshare, og her:

Problemet har imidlertid vært at storparten av brukerne som er inne er lite aktive. Det kan være mange grunner til det, men en åpenbar årsak er at et fåtall av de som har vært inne fra starten tilhører gruppa en gjerne kaller early adopters.

Hvorfor ønsker vi early adopters? Som sagt: Vi har allerede en ok brukermasse inne i nettsamfunnet, men mange av disse ser altså ut til å velge  å «sitte på gjerdet». Disse er selvfølgelig også velkomne, men vi er i en fase der vi er avhengige av en del del aktive brukere som melder feil, kommer med forbedringsønsker og som også kan være med å utvikle bruken av nettsamfunnet.

Vi har derfor gått ut med en «utlysning» i organisasjonen der vi søkte etter betatestere.

Intern utlysing etter betatestere

Vi la i utlysningen vekt på å nå grupper som allerede vet hva dette dreier seg om og som har erfaring med og en genuin interesse for web2.0.  Responsen har vært god og vi skal nå innlemme 20 ivrige betatestere i nettsamfunnet. De som har meldt seg kommer fra alle deler av organisasjonen og er nesten uten unntak folk som vi fra IT-tjenesten ikke møter på andre arenaer.  Dette blir med andre ord spennende nye bekjentskaper og vi ser frem til å utvide web2.0 nettverket og interessen i Trondheim kommune!

Et av de viktigste aspektene ved web2.0 og delingskultur er bruken av tagger. For å søke og finne fram i informasjonsoverfloden trengs beskrivende metainformasjon. Tagging gir mulighet for:

• sammenkobling av informasjon som omhandler det samme
• sortering av informasjon
• og det øker finnbarheten

For mange av oss er dette rimelig selvsagt, men stadig møter vi i BetaTrondheim folk som ikke forstår hva tagger er og hvorfor man skal bruke det.

Jeg skal ikke sette likhetstegn mellom emneord og tagger, men la oss være enige om at det er nært beslekta. Når våre publisister legger ut nettsider skal de bruke både emneord og nøkkelord. Det er det langt fra alle som gjør.

Hvordan skal vi få flere til å tagge? Vi trenger flere gode argumenter! Har du tanker om dette? Kommentarfeltet åpent.