Stikkordarkiv: sosiale nettverk

cooperation

Åpne vs lukkede nettverk i sosiale medier

Vi har tidligere skrevet om bruken vår av mikrobloggen Yammer, og vårt interne nettsamfunn, og nå oppblomstringen av blogging.

Dette er fine tendenser, som vi skal jobbe videre med å utvikle. Men ser vi litt nærmere etter, så ser vi likevel at det tydligvis ikke alltid er like lett å vende gamle vaner. Selv om Yammer ikke har vært i bruk særlig lenge, så ser vi allerede at de fleste enhetene foretrekker å operere i lukkede nettverk. Dette er sikkert fint for den interne kommunikasjonen på enhetene, men sett fra et kunnskapsdelingmessig ståsted, så er dette mindre heldig. Det samme gjelder det interne nettsamfunnet vårt, hvor diskusjonen om deling vs. spam til stadighet dukker opp. Vi er ikke plaget av spam per definisjon, men uttrykket brukes av og til om informasjon som oppleves som irrelevant, eller som støy som forstyrrer informasjonsstrømmen.

Noen mener at deling av for mye informasjon kan oppfattes som støy, mens andre mener at «jo mer informasjon, jo bedre».  Andre igjen mener at redselen for å plage andre med irrelevant informasjon kan være med på å hindre folk i å delta i de sosiale mediene våre, og at man derfor bør ha muligheten til opprette lukkede grupper/nettverk.

Det at noen foretrekker lukkede nettverk framfor åpne, tror jeg bunner i akkurat dette: Redselen for å skrive noe «feil» og at det er lettere å kommunisere med folk man vet om fra før, og frykt for at informasjonsmengden i åpne nettverk blir for stor/irrelevant.  Ideelt sett så vil man gjerne at alle skal kunne se hva alle skriver, men en slik gjennomsiktighet vil for mange oppleves som truende, særlig hvis man ikke behersker verktøyene som man skal bruke. Når det i tillegg er snakk om mottakere man kanskje ikke vet hvem er, blir terskelen enda høyere. Hvem man kommuniserer med, påvirker i stor grad både formen på budskapet, og hvordan man oppfatter budskapet man mottar.

Når det gjelder mengde informasjon, så tror jeg ikke man skal være redd for at informasjonsmengden blir for stor, men heller fokusere på mulighetene til å filtrere ut hva som er nyttig for hver enkelt. Det viktigste er at man får flest mulig brukerne til bidra til felleskapet. Hele poenget med sosiale medier er jo at innholdet produseres av brukerne selv, og at kvaliteten på det som produseres sikres av fellesskapet som helhet. Til å begynne med vil nye brukere prøve seg fram (f.eks skrive på Yammer at man skal i et møte), og kanskje ikke treffe helt med ting som postes. Men etterhvert som de ser hva andre gjør, og blir tryggere på form og innhold, så vil også kvaliteten øke (f.eks skrive hva møtet gjaldt og hva man kom fram til).Hvis man da ser for seg at man etterhvert får et relativt stort antall brukere, som poster stort sett vettuge ting, så kan man begynne å filtrere og sortere. Hvordan dette kan gjøres vil variere med hvilke verktøy man benytter.

Informasjon kan oppleves som støyNår går informasjon så over til å bli støy? I en artikkel av Koroleva et. al har de sett på hva som oppleves som spam på Facebook. De finner at hvem som er avsender har stor betydning for hvordan budskapet oppfattes. Det som oppfattes som relvant informasjon kommer som regel fra 1) nære venner, 2) venner med samme interesser, og 3) hvem som helst som poster ny og viktig informasjon. Informasjon fra ukjente avsendere oppfattes altså lettere som støy.

Måten Trondheim kommune er organisert på, i virksomhetsområder og enheter, gir en naturlig følelse av «vi» og «dem» i folks hverdag. Dette kalles i sosialpsykologien for inn-grupper og ut-grupper.  Kommunikasjonen i en inn-gruppe vil være annerledes enn når man kommuniserer med noen i ut-gruppen (altså «dem»), og jeg tror kanskje det er dette skillet man opprettholder når man benytter lukkede nettverk. Sett fra ledelsens ståsted, i de fleste organisasjoner, så er dette med å skape samhold og følelsen av «vi» en kjent utfordring. Man bedriver teambuilding i stor skala, og drar på seminar og snakker om det, eller skyter på hverandre med paintgun for å skape samhold og bedre grobunn for samhandling. Man snakker i sosialpsykologien om  samarbeid i riktig kontekst, for å bryte ned grensene mellom inn-/ut-gruppe. I praksis vil det si at man møtes på en nøytral arena, og blir kjent med sider av hverandre man ikke ser til vanlig. Det handler her om å personifisere medlemmene av ut-gruppen, slik at den ikke blir bestående av en stereotyp masse, men enkeltindivider med et ansikt. Teoretisk sett kan man da oppnå at skillet mellom «vi» og «dem» oppheves, og man sitter igjen med kun «vi». Dette fungerer. Men i en organisasjon med ca. 13 000 ansatte er det umulig at alle får møte  alle på denne måten. Det ville i såfall blitt et legendarisk paintgun-slag.

Men hva om man møter andre på nett? Hva om enkeltindivid skiller seg ut fra den grå massen fordi de poster aktivt i mikrobloggen, eller deltar med navn og bilde i nettsamfunnet vårt? Kan de sosiale mediene være med på å personifisere «dem»? Jeg vet ikke. Kanskje. Men i hvert fall ikke hvis alle stenger seg inne i hvert sitt lukkede nettverk.

Hvordan lære kunsten å dele?

Utfordringen

Hvordan kan vi gå frem for å bedre samhandling og deling internt i kommunen ved å legge til rette for bruk av web 2.0-verktøy og sosial programvare?

I en organisasjon med 13 000 ansatte finnes det behov for deling og samhandling på tvers av enheter og virksomhetsområder. Jeg er sikker på at jeg har nytte av den kunnskapen og kompetansen som finnes utenfor veggene til mitt arbeidssted i organisasjonen. Jeg velger å tro at andre kan ha nytte av min kunnskap og kompetanse også..

Men hvordan finner vi hverandre idag? Skal jeg sende ut en e-post til alle ansatte dersom det er noe jeg lurer på som jeg tror «noen der ute» har svaret på? Nei.. Det blir oppfattet som spam. Sende en e-post til alle postmottakene? Nja, har egentlig de som betjener postmottakene oversikt over all kompetanse på enheten? Jeg kan gå til intranettet og  søke på nøkkelord eller roller knyttet til problemstillingen jeg sitter med. Erfaringsmessig fungerer søket dårlig. Om noen skulle lete meg i ansattekatalogen på intranettet vil de i dag kún finne meg om de har telefonnummeret mitt eller vet det fulle navnet mitt.. Eneste informasjon, i katalogen, om min kompetanse er stillingstittelen: IT-Spes.konsulent. Denne samme tittelen brukes for alle mine kollegaer v/IT-tjenesten. Jeg velger å tro at vi har forskjellig spesialkompentase..

Dette var bare et eksempel på at det er behov for bedre hjelpemidler til å finne kompetanse og dra veksel på andre for å kunne utføre virksomhetens mål og oppgaver på best mulig måte.

Vi i arbeidsgruppa, Betatrondheim, har startet forsiktig for å gjøre dette enklere. Nå føler vi oss frem ved testing av web 2.0-verktøy og sosial programvare. Pr. d.d. testes blandt annet:

  • nettsamfunn (med mikroblogg, grupper, blogg, diskusjonstråd, wiki, bokmerker, profilsider mm.)
  • mikroblogg (åpent nettverk for alle medlemmer av tjenesten. I tillegg mulighet for åpne eller lukka nettverk og grupper)
  • wiki

Alt dette med varierende hell. Verktøyene er pr. idag kun tilgjenglig for et begrenset antall ansatte. Rundt 100 ansatte har tilgang til nettsamfunnet. Ca. 5 enheter har tilgang til mikroblogg. Wiki nyttes sporadisk i prosjekter eller tverrfaglige arbeidsgrupper ved it-tjenesten og kommunikasjonsenheten.

Hva kan vi gjøre? Hva gjør dere?

Jeg er spent på hva andre gjør for å bedre samhandling, deling og kommunikasjon internt ved bruk av sosiale medier og web 2.0-verktøy. Er det noen verktøy som er viktigere enn andre? Hvordan brukes verktøyene? Ikke minst.. hvem bruker hva og hvorfor? I en organisasjon er det ulike behov. Hva prioriteres? Kommunikasjon internt i faggrupper/enheter eller kommunikasjon i åpent nettverk for hele organisasjonen? Eller begge?

Kan man endre kulturen for deling bare ved å innføre verktøy? Hva med opplæring og gartnervirksomhet?

Flere verktøy med samme funksjonalitet (eks. mikroblogg eller wiki) eller felles verktøy for en type web2.0-funksjonalitet?

Mange spørsmål.. regner ikke med at det er noen fasit, men håper det er noen som vil eller kan dele.

Intern utlysning etter early adopters

Vi har siden tidlig i vår hatt Elgg i test for en mindre gruppe i Trondheim kommune. IT-tjenesten har vært med siden starten og vi har i sommer også utvidet til flere interne tjenester samt endel enkeltpersoner.

Problemet har imidlertid vært at storparten av brukerne som er inne er lite aktive. Det kan være mange grunner til det, men en åpenbar årsak er at et fåtall av de som har vært inne fra starten tilhører gruppa en gjerne kaller early adopters.

Hvorfor ønsker vi early adopters? Som sagt: Vi har allerede en ok brukermasse inne i nettsamfunnet, men mange av disse ser altså ut til å velge  å «sitte på gjerdet». Disse er selvfølgelig også velkomne, men vi er i en fase der vi er avhengige av en del del aktive brukere som melder feil, kommer med forbedringsønsker og som også kan være med å utvikle bruken av nettsamfunnet.

Vi har derfor gått ut med en «utlysning» i organisasjonen der vi søkte etter betatestere.

Intern utlysing etter betatestere

Intern utlysing etter betatestere

Vi la i utlysningen vekt på å nå grupper som allerede vet hva dette dreier seg om og som har erfaring med og en genuin interesse for web2.0.  Responsen har vært god og vi skal nå innlemme 20 ivrige betatestere i nettsamfunnet. De som har meldt seg kommer fra alle deler av organisasjonen og er nesten uten unntak folk som vi fra IT-tjenesten ikke møter på andre arenaer.  Dette blir med andre ord spennende nye bekjentskaper og vi ser frem til å utvide web2.0 nettverket og interessen i Trondheim kommune!

Erfaringer med Elgg del 2

Trondheim Elgg og IT

Trondheim Elgg og IT

Nå som vi har testa Elgg ei stund er det på tide med en liten oppdatering på hva ståa er.

Vi er nå i testfase 3. Det betyr at vi har rullet ut vår lokale installasjon av Elgg til alle på IT-tjenesten. Målet er å få teste ut mer normal bruk i et noenlunde homogent miljø. Vi ønsker rett og slett se om Elggen tåler å brukes i organisasjonen, og ikke minst følge meg på hvordan folk bruker tjenesten. Mange web 2.0-tjenester har jo det ved seg at man ikke veit helt hva de kan brukes til, eller hvordan, før man prøver (Akkurat det er litt vanskelig å selge inn hos folk som er vant til å kartlegge behov og bestille en løsning, men vi kjører på).

Litt «teknisk»

Vi hadde en god del problemer med å få satt tilgangsbegrensning på Elggen. Eller det vil si, problemet var vel mer relatert til nyregistreringer. Siden vi vil bruke Elgg som et internt sosialt nettverk, er vi avhengige av å sperre Elggen for alle andre enn ansatte i kommunen. Til det bruker vi foreløpig Site Access med Walled Garden. Siden vi ikke ønsker å legge til alle brukere manuelt (det jobber 13000 i Trondheim kommune) måtte vi teste ut hvordan det fungerte at folk registrerte seg selv. Først funka det veldig dårlig. Masse krøll med e-postutsending. Rot med GUID og validering i databasene etc. Etter å ha rota rundt og prøvd alt mulig rart krøp vi til korset og reinstallerte. Det funka finfint. Databasene var bevart (hadde også backup selvfølgelig), ingen data forsvant og etter å ha modifisert settings.php var vi oppe igjen. Årsaken tror vi var at vi tidligere hadde oppgradert til 1.5, men at noen innstillinger  fra 1.2 hang igjen og lagde krøll. Det var også flere følgefeil fra oppgraderinga. For eksempel fikk man 404-feil ved å trykke på Tag-lenker. Det viste seg at også mod_rewrite i .htaccess-fila trengte en liten oppdatering og ting ser bedre ut nå:)

The power of plugins

Vi har også fått testa en bråte med plugins. Det begynner å komme en god del til v1.5 og det liker vi. Blant annet har vi testa:

  • People You Might Know (som fremdeles er litt buggy og viser folk du allerede kjenner)
  • FAQ (stort potensiale, litt igjen på grensesnitt og trenger tilgang for andre enn admin til å lage spørsmål og svar. Burde vært mer wiki-ish?)
  • Event Calendar (som bare den får tidspunkt på dagen, vil være veldig brukandes)
  • Skype Me (la inn i går og virker bra. Meldte en liten feil og utvikler la ut ny versjon i dag:) ).

Pluss mange fler.

Noen av pluginsa vi prøver ut

Noen av pluginsa vi prøver ut

Av standardpluginsa er grupper, blogg og sider veldig greit. Til nå er det grupper som har tatt mest av. Vi har satt opp noen som vi anbefaler folk å melde seg inn i, pluss at folk har laget sine egne. Diskusjonsforumene er tatt i bruk og det virker som folk ser nytteverdien her. Artig!  Jobber nå opp mot enkeltpersoner for å få dem til å dra i gang blogginga. Tror det kan være veldig matnyttig. Særlig siden folk kan kommentere på innlegg. Har virkelig forhåpninger til at interne diskusjoner og avklaringer kan gjøres smartere inni Elgg enn på for eksempel e-post. Sitat fra en diskusjon:

det som er litt bedre med dette er at vi får alle meldingene etter hverandre og at andre også kan følge med på debatten i motsetning til sms og epost.

Mikroblogging

Synes det er på sin plass å skryte av de som sitter og utvikler både Elgg og plugins. Tusen takk! Jobben dere gjør er jo helt fantastisk. Et lite eksempel er Pedro som har modifisert Wire bittelitt slik at vi nå kan følge med på replies. The Wire er helt klart den pluginen som benyttes mest. Folk har virkelig tatt i bruk mikroblogging! Og det er jo kjempegøy. Det store ankepunktet mot The Wire er at man må inn i Elggen for å bruke det. Det finnes (ennå) ingen frittstående applikasjon. Flere av oss merker at vi virkelig savner dette. Hadde vært utrolig flott om noen hadde utvikla en Wirefox-addon eller en Adobe Air Destop App :) Andre brukere setter derimot pris på at man går inn på et nettsted og følger med der. Her er vel folk forskjellige og det er helt greit. Vi ønsker oss iallfall mulighet for begge deler.  Både følge Wire inni Elgg og utenfor. Vi tester som kjent også Yammer for tida og er litt usikre på hva vi gjør her fremover. Hvor mange mikroblogger trenger vi? Det som hadde vært utrolig tøft var om Elgg + Laconi.ca var sant. Tror det hadde åpnet en del muligheter. Men, både Wire og Yammer er bra greier, så vi får se hva vi kommer frem til.

Elgg på norsk?

En siste utfordring verdt å nevne: Her i kommunen skal dataprogram helst være på norsk. Elgg er jo ikke det. Igjen vil jeg peke på communityet og si Suverent. For også her skjer det ting. Simox har starta et arbeid og oversatt mye. Tusen takk! Vi forsøker nå å gjøre ferdig arbeidet hans, men med noen små endringer. Kan vel si at vi ønsker litt mer fokus på kontakter og hva vi jobber med enn hva vanilla-installasjonen legger opp til (er ansatte i kommunen venner eller er vi kontakter? Eller er vi kolleger?). All respekt til de som jobber med å oversette programmer til norks på fast basis. Det er ikke lett! Heldigvis får vi også hjelp på twitter når vi står fast (takk @hitthebutton). Håper å kunne dele vår oversettelse med flere når vi er ferdige. For det er jo godt mulig at det ikke bare er vi som vil prøve ut Elgg i organisasjonen:)

Kommer tilbake med mer når vi har testa mer.

Test av Elgg – Facebook for jobben?

Screendump av Elgg

Stygg screendump av potensielt fin Elgg

I en stor organisasjon som Trondheim kommune kan det være vanskelig å finne de riktige folka til en hver tid. Hvem kan noe om ITIL? Hvem har peiling på blogging og nye medier? Hvem var det som jobba med byutvikling i fjor? Folk i organisasjonen har derfor ytra ønske om et sted der man for eksempel kan lage profiler og samle kompetanse, utdanning, interesser etc. for den enkelte. Gjerne med mulighet for å lage grupper og diskutere. Rett og slett et slags Facebook for jobben.

Det høres jo ut som noe vi kan få til, iallfall noe vi bør teste.

Vi starta med å sette opp noen enkle krav til vår interne facebook. Systemet måtte være:

  • åpent
  • tweakbart
  • bra community
  • mange brukere
  • se bra ut

Etter å ha googla etter Open social network og skumma Wikipedia, fant vi Elgg. (Ja, dette var et skudd fra hofta, men vi traff en Elgg :) ). Elgg ser bra ut, er lisensiert som GPL, har eget community og brukes av mange, spesielt utdanningsinstitusjoner. Vi bestemte oss derfor for å prøve.

Vi er i startfasen av testinga og til nå har vi kun installert Elgg v1.5 på server og oppretta noen få testbrukere. Planen videre er enkelt sagt å utvide med flere testere, prøve ut funksjonalitet og plugins.

Kan være verdt å nevne at vi støtte på et problem allerede ved installasjon. Vår Elgg kjører på en server hos One.com og vi fikk bare feilmeldinger da vi forsøkte å bruke installeringssida. Husker dessverre ikke eksakt feilmelding (tror det var noe alá: 500 error The requested URL /elgg/action/systemsettings/install can’t be found blablabla). Selvfølgelig lå svaret på vårt problem i en tråd på Elgg Community. Problemet var så vidt si kan se relatert til .htaccess og mod_rewrite. Fungerer nå iallfall.

Det er slettes ikke sikkert at Elgg er det vi skal satse på. Det er ikke engang sikkert at vi skal satse på sosiale nettverk som internt arbeidsstøtteverktøy, men det veit vi ikke før vi har prøvd. Har noen anbefalinger til andre verktøy vi bør sjekke ut, eller erfaringer de ønsker å dele med oss, setter vi stor pris på tilbakemeldinger. Enten i kommentarfeltet eller via twitter/identi.ca @betatrondheim.

Utprøving av sosiale nettverk

Det fins et utall muligheter når det gjelder sosiale nettverk. Lokal installasjon, åpne løsninger hvor du kan etablere ditt nettverk eller sone, friprog, gratis, kommersiell tjeneste.

Vi må prøve å navigere i dette landskapet og finne ut av om sosiale nettverk er noe for Trondheim kommune.  På hvilken måte kan og bør vi bruke det? Hvilke type løsninger er best for oss?

Vi har langt over 10 000 ansatte – langt de fleste sitter heldigvis ikke foran skjermen. På hvilken måte kan sosiale nettverk fremme deres jobbutførelse og trivsel? Det er helt sikkert betydelig potensiale i erfarings- og kunnskapsdeling, men klarer vi å dyrke frem bruken? I tillegg må vi gjøre oss betraktninger i forhold til sikkerhet, kostnader, behov for retningslinjer, kompetanse osv.

Men la oss begynne med punkt 1: Skaffe oss selv kunnskap og erfaring gjennom praktisk bruk og deltagelse på web2.0 arenaer.

Et av alternativene vi har begynt å snuse på er Origo som sosialt nettverk. Vi kommer tilbake med våre erfaringer der.