Stikkordarkiv: samskriving

Trenger man å være i samme rom for å samarbeide?

For tiden jobber vi (Bjørn, Terje og jeg) som tidligere nevnt  med et kapittel i en bok om internkommunikasjon som skal gis ut av Kommuneforlaget. Kapittelet er i stor grad basert på oppgaven vi skrev for et år siden, Støy, fjas og faglig småprat, i tillegg til erfaringer med hvordan vi har jobbet med sosiale medier internt i Trondheim kommune.

Vi må alle dra i samme retning hvis vi skal få et bra resultat

Dette arbeidet har vært spennende, på mange måter. Det har først og fremst vært veldig morsomt å bli bedt om å bidra i et slikt prosjekt! Det har også vært spennende å prøve å jobbe på en litt annen måte en vi gjorde sist vi skrev en lang tekst sammen. Det vi gjorde denne gangen var at vi delte opp teksten og skrev hver vår del, uavhengig av hverandre. For å sette disse delene sammen måtte vi være enige om hva som skulle stå, hvordan vi skulle skrive det, og være sikre på at det hang sammen. I tillegg var det viktig at vi ikke skrev det samme flere ganger. Og så har det vist seg at med to stk pirkepetter og en stk pirkepetra er det viktig med språk, rettskriving og grammatikk. Som dere sikkert skjønner blir det mye fram og tilbake. Mange sene kvelder og mye kaffe for å komme oss gjennom dokumentet. For hundrede gang.

Utgangspunktet for jobbingen vår har vært fysiske møter hvor vi har avtalt hvordan vi fordeler teksten mellom oss, og hvordan vi setter den sammen. Vi så fort at det ikke er så veldig stor hensikt å sitte ved samme bord for å skrive. Vi trenger ikke se hverandre for å skrive sammen. Vi trenger ikke en gang å sitte i samme rom eller samme bygg.

Så satt vi der, i hver vår stue og snakket til pc’n.

I innspurten satt vi derfor hjemme alle sammen. Vi ble enige om et tidspunkt å møtes på Google Hangout. Så satt vi der, i hver vår stue og snakket til pc’n. Da kunne vi skrive underveis, spørre med en gang det var noe vi lurte på, og høre/se at de andre to var der. Vi satt i ett og samme dokument og redigerte på den samme teksten. Så lenge vi var enige om hvem som gjorde hva, slik at vi ikke redigerte samme setning gikk dette veldig bra.  Vi kunne hele tiden se hvor de andre redigerte, i sanntid. Vi kunne også snakke oss gjennom dokumentet, avsnitt for avsnitt, for å komme i mål. For oss fungerte dette veldig bra. Sist gang vi holdt på med et slikt dokument gjorde vi det via chat, og det var mye mer tungvindt. Det er mye lettere å prate forbi hverandre på chat, spesielt når man er tre som skal si noe på en gang. Da gjelder det å være god på touch-metoden!

Jeg tror at man kan spare masse tid ved å samarbeide på litt andre måter enn vi er vant med.

Det som mest sannsynlig gjorde den store forskjellen for oss var at vi kunne ha lyd og bilde mens vi redigerte teksten sammen. For å være helt ærlig er kanskje ikke bildet det aller viktigste, men Google Hangout fungerer også sånn at det er bilde av den som snakker, mens de som er stille forminskes til et lite bilde. Hvis man er flere enn tre, eller noen har veldig lik stemme/dialekt vil nok bildet være til god nytte. Og så er det morsomt med bilde når samboere, barn, hunder og katter kommer for å se hva som skjer, og hvorfor vi snakker med pc’n :-)

For å konkludere tror jeg at man kan spare masse tid ved å samarbeide på litt andre måter enn vi er vant med. Det er ikke alltid det passer for alle og troppe opp på samme møterom til samme tid, men hvis vi klarer å bli enige om tid, og vi har tilgang til internett blir det straks mye lettere. Det er nok også en fordel å kjenne hverandre litt først. Vi trenger ikke nødvendigvis å være barndomsvenner, men det er en fordel å vite hvordan de andre jobber, og ha noen felles referansepunkt i arbeidet. Når vi allerede hadde brainstormet oss gjennom hvordan dette skulle være (ved hjelp av et godt gammeldags møterom, tavle og post it-lapper), kunne vi gjerne fortsette i den virtuelle verden.

Er det flere som har jobbet med store dokument eller andre arbeidsoppgaver på denne måten? Er det fremtiden som har kommet til oss, eller vil det gå over ved neste korsvei?

Illustrasjon Team Work av  Easa Shamih (eEko) (CC BY 2.0)

BetaTrondheim er opprettet som en fast gruppe

Strategi for sosiale media

Illustrasjon Social Media Strategy

Prosjektet Tk2.0 har nå blitt til gruppa BetaTrondheim og vi har endelig mandatet vårt klart. Kanskje det er noen andre der ute som trenger innspill til mandat for sosiale medier-jobbing, så vi publiserer derfor her utdrag fra mandatet. Vi ønsker selvfølgelig også innspill på mandatet, slik at vi kan kontinuerlig forbedre det, holde det oppdatert og legge grunnlaget for at det skal kunne brukes som en rettesnor i det daglige arbeidet.

Bakgrunn/utfordringer og hensikt med opprettelsen av gruppa:

Bakgrunn

Web2.0-teknologi og sosiale medier er begreper som i større og større grad preger hverdagen vår. Begrepene betegner den nye generasjonen sosiale nettjenester som har blomstret opp de siste årene. Grunntanken går ut på å ta i bruk kollektiv intelligens, i den forstanden at vi som nettbrukere jobber sammen eller innenfor samme rammer fremfor løsrevet på egen hånd. Her inngår alt fra blogger til wikier og sosiale nettverkstjenester derunder nettsamfunn og mikroblogg.

Trondheim kommunes verdier er åpen, modig og kompetent. Bruk av web2.0-teknologi og sosiale medier for kommunikasjon og samhandling støtter alle disse verdiene. Hele grunntanken med sosiale medier er åpenhet og deling. Det er et nytt område under utvikling og som kan føre til store endringer for den enkelte ansatte og organisasjonen som helhet, det er derfor modig å ta dette i bruk. Teknologien legger også opp til kompetansedeling og dermed kompetanseheving.

I ledergruppas prioriterte satsinger for høsten 2010 listes samhandling opp som ett av tre satsingsområder fremover: ”En av kommuneplanens viktige hovedgrep er samhandling. Samhandling skal komme til uttrykk både gjennom godt samarbeid internt i kommunen, og sammen med eksterne aktører som for eksempel frivillige. Samhandlingsarbeid vil derfor prege oss i lang tid framover.”

Fra Kommunikasjonsstrategien:

Gjennom god intern kommunikasjon skal Trondheim kommune aktivisere og motivere egne ansatte til å delta i utviklingen av kommunens tjenester, være serviceinnstilte tjenesteytere og gode informatører om kommunens virksomhet.

Kommunen tar vare på og utvikler medarbeidernes kompetanse, lederne motiverer og bygger opp lagånden. Deling av kunnskap gir mer effektive løsninger, forebygger dobbeltarbeid og øker tverrfaglig forståelse og involvering.

Kommunikasjonsprinsippet: Kommunens organisasjon er avhengig av kommunikasjon og samhandling på mange plan for å utvikle sine tjenester

Fra IT-strategien:

Visjon: Trondheim kommune skal være ledende og en aktiv pådriver innenfor utvalgte strategiske områder når det gjelder utnyttelse av informasjonsteknologi. IT-strategien skal bidra til at kommunens visjon, mål og overordnede retningslinjer kan realiseres.

En av kommunens største utfordringer blir IT-kompetanse: har våre ansatte den kompetansen vi trenger for å bruke nye IT-verktøy?

Fra eKommuneplanen:

Visjon for eKommunen: Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning
I dag bruker Trondheim kommune flere sosiale medier. Vi har en offisiell tilstedeværelse på viktige kanaler som Facebook og Twitter. Bloggen BetaTrondheim, eDialog og Byarkivet på Flickr er andre gode eksempler på at Trondheim tar de nye medier på alvor. Mange ser til Trondheim og spesielt arbeidet rundt BetaTrondheim-bloggen har blitt lagt merke til og referert i alt fra forskningsrapporter til foredrag på konferanser og på andre kommuners betablogger. Sosiale medier er i dag i første rekke brukt eksternt mot innbyggere og næringsliv, men med BetaTrondheim-bloggen har vi også en faglig delingskanal.

Utfordringer

Både innbyggere og ansatte forventer at kommunen legger til rette for bruk av nye kommunikasjons- og samarbeidsløsninger av typen sosiale media – både internt og eksternt.

Hovedutfordring 1: Hvordan skal vi videreutvikle vår kommunikasjon med innbyggere og næringsliv ved bruk av sosiale medier?

Utviklingen skjer ekstremt fort innen dette feltet. Det at vi har en tilstedeværelse på Facebook m.m, betyr ikke at vi kan lene oss tilbake og slappe av.

Det er krevende å følge med på utviklingen innen dette fagområdet og enda mer krevende å ligge i forkant av utviklingen.

Hovedutfordring 2: Hvordan kan vi ta i bruk sosiale medier for å kommunisere og samarbeide bedre internt i Tk?

I Trondheim kommune ser vi i dag et økende behov for kommunikasjon og deling også internt i kommunen, på tvers av enhetene.

  • Det er store krav til samarbeid for å levere gode tjenester til innbyggere og næringsliv.
  • Kommunens enheter jobber i dag i stor grad i siloer. De enkelte enheter kjenner lite til andre enheters måter å jobbe på. En får sjelden mulighet til å få innsikt i andres ideer.
  • I dag bruker de ansatte mye tid på å lete etter informasjon.

Hensikt

Det opprettes en gruppe bestående av medlemmer fra Kommunikasjonsenheten og IT-tjenesten, kalt BetaTrondheim. Gruppa forankres i en styringsgruppe bestående av kommunaldirektør for Organisasjon, Kommunikasjonsdirektør, IT-sjef og rådgiver for IT og strategi i rådmannens fagstab. Tjenesteområder i Tk skal være representert i ei referansegruppe. Fagressurser og early adopters innen fagfeltet inngår også i en dynamisk referansegruppe. Gruppa skal jobbe med de to hovedutfordringene over.

Gruppa skal være et kompetansesenter/utviklingssenter som ligger i forkant og holder oversikt over trender/følger utviklingen tett på web2.0 (3.0?)-feltet, innehar kompetanse og blir eksperter innenfor fagområdet.

Gruppa skal ta tak i relevante punkter i Kommunikasjonsstrategi og IT-strategi og sammen med blant andre Kommunikasjonsdirektør og IT-sjef/ rådgiver for IT og strategi i rådmannens fagstab vurdere hvordan disse skal løses videre.

Med denne satsingen har Trondheim kommune mulighet til å være i forkant av utviklingen, se trendene før de slår inn og være forberedt på fremtiden. Vi har allerede etablert et tverrfaglig miljø og er klare for å hjelpe kommunen inn i det nye.

Gruppas hovedmål:

Kontinuerlig å videreutvikle vår kommunikasjon og samhandling med innbyggere, næringsliv og ansatte imellom, gjennom bruk av sosiale medier. Fortsette å være ledende innen fagområdet.

Gruppas delmål:

Gruppa skal:

  • definere målgrupper (personas) og prosesser som skal understøttes
  • vise effektene ved nye felles kommunikasjons- og samarbeidsløsninger av type sosiale medier, både potensialer og effektiviseringsgevinster men også utfordringer.
  • gi anbefalinger til hvordan innføring av nye kommunikasjons- og samhandlingsløsninger kan gjøres.
  • gi anbefalinger til hvordan Tk best mulig kan fortsette å arbeide kontinuerlig på dette området.
  • være en ressurs for organisasjon i bruk av sosiale medier og web2.0-tjenester
  • ha ansvaret for BetaTrondheims blogg og twitterkonto
  • bruke kompetansen på hva som finnes av teknologier og muligheter og sette sammen med behov fra forskjellige deler av organisasjonen.
  • initiere prosjekter innen fagområdet
  • koordinere initiativ/prosjekter innen fagområdet

Avgrensing:

Gruppa skal i hovedsak ikke innføre og drifte kommunikasjon- og samhandlingsløsningene. Disse skal eies og driftes der de naturlig hører hjemme i organisasjonen.

Ansvar for organisasjonens bruk av eksisterende løsninger for kommunikasjon og samhandling, f.eks Facebook og Twitterkonto, skal fortsatt ligge under respektive fagområde, men BetaTrondheim vil være en ressurs og samtalepartner for disse.

Organisering og ansvarsfordeling:

Gruppa opererer som en smeltedigel i skjæringspunktet mellom IT, Kommunikasjon og organisasjon.

Arbeidsgruppa er tenkt som en overbygning mellom to av de enhetene som naturlig vil stå midt i den stormen nye medier skaper for organisasjonen. Arbeidsgruppa vil også spille på andre sentrale ressurser i kommunen som Trondheim byarkiv, Rådmannens fagstab og Personaltjenesten.

Arbeidsgruppas tverrfaglige sammensetning er viktig fordi det ikke bare er teknologien som er utfordringen, men derimot de organisasjonsmessige konsekvensene og nye forventningene til kommunikasjon som teknologien legger til rette for.

Gruppa organiseres med en styringsgruppe, en arbeidsgruppe, informasjonsansvarlig og en referansegruppe.

Styringsgruppa er oppdragsgiver og representerer eieren av gruppa, og har det totale ansvar for gruppa. Styringsgruppa skal:

  • Fastsette mål for gruppa
  • Beslutte vedr. planer (milepæler, tider, ressurser)
  • Foreta overordnede prioriteringer mht innsatser og resultater
  • Regelmessig følge opp virksomheten, tilpasse planene/milepæler/delresultater
  • Beslutte vedrørende alle avvik/endringer (når oppgaver/prosjekter er utenfor toleransegrensene mht: mål/resultater, tider ressursinnsatser, kostnader).

Gruppeleders oppgaver:

  • Forestår den direkte faglige og tekniske ledelse og oppfølging av arbeidet i samsvar med de oppsatte mål og planer:
    • Sikre effektiv ressursutnyttelse
    • Koordinering mellom arbeidsgrupper
    • Vurdere framdrift og resultater
  • Rapporterer til styringsgruppa – herunder forberede og gi anbefalinger i saker som skal opp til beslutning i styringsgruppa.
  • Administrative oppgaver (kalle inn til møter, skrive møtereferater)

Arbeidsgruppa har aktivitetsansvar og utfører alle produksjonsrettede aktiviteter. Her vurderes og rapporteres framdrift i samarbeid med gruppeleder.

Referansegruppa er faglig høringsinstans/rådgivende organ overfor arbeidsgruppa. Referansegruppa har kun rådgivende og ikke besluttende myndighet.

Informasjons- og kommunikasjonsansvarlig skal ha ansvar for at det utarbeides en kommunikasjonsplan og at denne følges.

Brukerforum for de enkelte løsningene vil opprettes for å gi arbeidsgruppa faglige tilbakemeldinger.

Prinsipper for planlegging, oppfølging og statusrapportering:

Følgende rutiner etableres:

  • Gruppa har interne oppfølgingsmøter hver uke. Status diskuteres på hvert møte.
  • I gruppa ”BetaTrondheim” i nettsamfunnet  ligger alle statusmøter, rapporter etc.
  • Aktivitetsplan i gruppa i nettsamfunnet gir oversikt over hver enkelt sine arbeidsoppgaver
  • I tillegg har gruppa egen mappe på U:\211000\6. Prosjekt88 Prosjekt TK 2.0\ Der alle medlemmer har tilgang. Her vil mandatet lagres.
  • Statusrapport leveres styringsgruppe minimum 2 dager før hvert styringsgruppemøte, med overordnet vurdering av status, forklaring til eventuelle avvik og spesielle risikofaktorer.
  • Gruppa skal kontinuerlig lage skriftlige anbefalinger til styringsgruppa. Disse arkiveres i arkivsystemet.
  • Erfaringer man gjør seg i arbeidet skal tilgjengeliggjøres og deles i organisasjonen.
  • Gruppas internettsider, twitterkonto og bloggen BetaTrondheim vil bli brukt til informasjon og kommunikasjon.
  • For forslag til krav til løsninger vil arbeidsgruppa vurdere å ta i bruk Volere-metodikken
  • Gruppa vil etterstrebe bruk av åpen kildekode løsninger der det er mulig. Jf. IT-strategi Kap4, delmål 3:Ved kjøp av nye IT-systemer skal det stilles krav om at systemene er basert på godkjente standarder. I den utstrekning det er mulig skal Trondheim kommune prioritere åpne kildekoder ved valg av nye IT-løsninger.

Risikoanalyse:

Status risiko:

(S=Sannsynlighet, K=Konsekvens, fylles ut med St=Stor, M=Middels, L=Liten)

Nr. Risiko/ problem / hendelse S K Konsekvenser Gardering/ tiltak Status
1 Ressurstilgang/
prioritering
St St Oppnår ikke målene Prioritert ressurser til arbeidsgruppa fra ledelsen. Under arbeid.
2 Manglende forankring i ledelsen M St Oppnår ikke effektene Mandatet må godkjennes og informasjon oppfølging må gjennomføres.

Tett kontakt mellom arbeidsgruppa, styringsgruppa og eier.

Under arbeid
3 Økonomi St St Oppnår ikke målene Synliggjøre kostnader og få inn på budsjetter Ikke avklart.
4 Lite engasjement/
aktivitet blant brukerne
M St Får ikke godt nok vurderings-
grunnlag
Gartner-
virksomhet. Evalueringer, bruker-
undersøkelser etc
Under arbeid.
5 Dårlig kvalitet på bruker-
undersøkelsene
L M Dårlig grunnlag for forbedringer og beslutnings-
grunnlag
Jobbe tett sammen med student(er) hvis vi skal ha student-
undersøkelse. Konsulenttjenester for kvalitetssikring?
Under planlegging

Sammenhengen til andre oppgaver/områder:

Utvikling av nytt intranett, Integrasjon- og sikkerhetstjenester, anbud på IKT- driftstjenester, intern kommunikasjon, IT-strategi, prosjektarbeid, kommunikasjonsstrategi.

(Illustrasjon: Bilde av Mark Smiciklas // CC-lisens)

Hey wiki wiki hey – wiki du er helt okey

IT-tjenesten hos oss gikk i vinter til det modige skritt å bruke wiki i forbindelse med en intern samling. Vi la opp hele programmet, bakgrunnsinformasjonen,  gruppeoppgaver, presentasjoner og lenker på wikien. Under selve samlinga fikk alle prøvd seg som samskrivere ved at gruppearbeidene ble lagt inn direkte. Gruppeoppgavene dreide seg i stor grad om nettopp nye måter å jobbe på.

Bruk av wiki i denne sammenhengen var en ubetinget suksess. Med den åpenhet og  innsyn som wiki innebærer klarte vi å skape et høyt engasjement og i løpet av kort tid ble alle deltagerne svorne wikibrukere. Den som prøvde seg med å sende informasjon i .docx-format pr. epost fikk gjennomgå mens andre ble inspirert til å komponere en liten wikisang. «Hey wiki wiki hey, wiki du er helt okey»… :)

Vi var med andre ord svært fornøyde med måten wiki fungerte i en slik setting. Brukerterskelen var lav og alle kom i gang med minimalt med veiledning.

Om løsningen

Vi valgte å bruke wikispaces som løsning.  (Grunnen til at wikispaces ble valgt var at noen av oss hadde erfaring med denne fra før av. Pbwiki eller andre kunne sikkert vært et like godt alternativ.) Vi hadde i utgangspunktet en basic-konto (gratis) men ettersom det ikke var aktuelt å kjøre full åpenhet benyttet vi 30-dagers prøve på plus-konto som ga oss mulighet til å lukke wikien. Både lese og skrivetilgang ble forbeholdt medlemmer av wikien. Etter de 30 dagene måtte vi beslutte hva vi skulle gjøre. Det var ikke et alternativ å la alt ligge åpent og vi hadde heller ingen konkrete planer om å bruke denne wikien videre så vi tok derfor enkelt en eksport av hele wikien og la på internt filområdet (som dokumentasjon lol).

Veien videre

Erfaringene med wiki var så gode at vi har valgt å gå videre med dette. Vi har nå en Private Label løsning hos wikispaces. Denne gir oss mulighet til å opprette et ubegrenset antall wikier med et ubegrenset antall medlemmer innen vår wikisite. Foreløpig bruker vi wiki til utvalgte prosjekter og har definert dette som en utprøving som skal evalueres til høsten.  Allerede nå kan vi si at dette med samskrivings-verktøy er noe som kan støtte arbeidet vårt  så vi må primært vurdere på hvilken måte dette skal legges tilrette i organisasjonen. Et av hovedspørsmålene er om vi skal legge oss på intern hosting eller løsning a la wikispaces? Brukeradministrasjon og ønsket om single-sign-on er viktige punkter, i tillegg problemstillinger rundt informasjonssikkerhet, retningslinjer for bruk osv. Vi må også ha tanker om forholdet mellom ulike lagringsområder og verktøy – fagsystemer, wiki, filområde osv. Allerede etter så kort tid er det en klar erfaring at vi må være tydelige i budskapet i forhold til hvordan denne type verktøy kan brukes og hensikten med det. Vi vet også at dette vil føre til diskusjoner langs aksen formalisme og kontroll kontra fleksibilitet og brukervennlighet.

For å få best mulig grunnlag for evaluering og anbefaling om videre bruk ønsker vi å prøve ut wiki på ulike bruksområder:

  • Wiki som samhandlingssted for et forum/permanent gruppe. Dette har vi ikke kommet i gang med ennå.
  • Wiki som samhandlingsrom i prosjekter. Dette er vi godt i gang med. Bruker nå wiki i 4-5 prosjekter.
  • Bruk av wiki i forbindelse med planprosesser (eks. strategiprosesser, målstyring). Dette har vi såvidt prøvd ut i en sammenheng.

Andre mulige bruksområder vi vurderer å lansere er å bruke wiki som arena for erfaringsdeling innen enkelte områder. For eksempel delingsrom for barnehagestyrere.  Utlegging av «best practise», tips og erfaringsutveksling.

Generelt

Erfaringene så langt er at wiki er lett å selge inn, det er lav brukerterskel og kan brukes til mangt. Men det må (som alt annet) følges opp, en wiki må ha en klar hensikt og  innholdet må være fokuset.