Tidligere har BetaTrondheim skrevet om at Oppvekstkontoret (de som tildeler barnehageplass) er på Facebook. De laget sine egne retningslinjer i tillegg til de offisielle retningslinjene. Vi tilpasset Oppvekstkontorets retningslinjer slik at de ble mer generelle, og ønsker nå å dele dem med resten av kommunen og andre som er interesserte. De kan med fordel brukes når du skal sette i gang med en ny Facebookside, både for å bli mer bevisst selv, og for å informere ledelse og andre kolleger.

Opprette en Facebookside

Hvis en skal opprette en Facebookside bør en tenke gjennom, og gjennomføre følgende punkt:

Vi i BetaTrondheim skrev tidligere i år om retningslinjer for sosiale media. Det har blitt diskutert opp og ned i mente, og tatt opp i mange forum.
Mange har hatt meninger, og de fleste har blitt hørt. Det kan være en utfordring å skulle skrive retningslinjer for noe som så mange engasjerer seg i! Men vi har endelig (i starten av oktober) blitt enige, og vi har nå begynt å fortelle resten av organisasjonen om retningslinjene.

Vi har fått litt blandede reaksjoner. Enkelte mener at dette er sunn fornuft og ikke noe vi trenger å fortelle om i det vide og det brede, mens andre liker veldig godt at vi oppfordrer organisasjonen til å bruke de sosiale mediene, der det er hensiktsmessig.

Dette har også vært vårt fokus. Bruk sunn fornuft, tenk gjennom og vær oppmerksom på hva du gjør når du beveger deg ut i mer eller mindre ukjent terreng. Retnignslinjene vi ble enige om er som følger:

Ansattes bruk av sosiale medier

1. Vær bevisst på rollen din som ansatt i Trondheim kommune
2. Vær gjerne aktiv i faglige diskusjoner, vær åpen om hvor du jobber når det er relevant
3. Vurder nøye om du som privatperson skal ha kontakt med elever/brukere/pårørende eller leverandører i sosiale medier. Selv om du i utgangspunktet synes det er greit å skille mellom rollene, kan dette over tid føre til situasjoner som kan oppleves problematisk for begge parter
4. Ansatte har ytringsfrihet, men taushetsplikten gjelder også i de sosiale mediene
5. Presiser at du ikke ytrer deg på vegne av Trondheim kommune hvis det kan reises tvil om din rolle
6. Henvendelser direkte til Trondheim kommune skal besvares av administrator på de forskjellige kontoene
7. Husk at internett er permanent, det kan være vanskelig å slette det du har sagt

Kommunens offisielle kontoer

1. Vær til stede, delta i debatten. Husk at du alltid representerer kommunen.
   Enhetsleder er ansvarlig for driften av offisielle enhetskontoer, og Kommunikasjonsenheten skal ha beskjed om hva som opprettes.
   • Svar på spørsmål og kommentarer
   • Si takk for skryt
   • Svar også på nøytrale kommentarer (som er henvendt til kommunen)
   • Svar alltid på negative kommentarer, men vurder selv hvor lenge du vil at dialogen skal opprettholdes
2. Rett alltid opp faktafeil.
3. På generelle svar skriver du under med eget navn (kun fornavn).
4. Tilpass formen på svaret etter henvendelsens form og innhold.
   Saklig? Humoristisk? Formell? Vær forsiktig med ironi og sarkasme.
5. På spørsmål som krever saksbehandling må innsenderen gjøres oppmerksom på at det må sendes en formell henvendelse
6. Vær bevisst på skillet mellom administrativt og politisk nivå
   • Henvis kun til rådmannens innstilling i saker
   • Ikke gi dine egne vurderinger av saker som er til politisk behandling
7. Under krisesituasjoner der rådmannen har satt krisestab, skal all kommunikasjon gå via Kommunikasjonsenheten

Det vi lurer på nå, er hvordan andre har jobbet med å gjøre slike retningslinjer kjent i organisasjonen? Hvordan kan vi gjøre flest mulig oppmerksom på at de finnes, uten å presse de ned over hodet på dem? Hvordan kan vi få nyttige innspill til stadig oppdatering av retningslinjene? Hvordan gjør dere det?

(Bildet med CC-lisens er hentet fra Matt Hamm/flickr)

I Trondheim kommune har vi som mange andre startet arbeidet med retningslinjer for sosiale medier. Dette er et spennende tema! Det har skapt mang en diskusjon internt og fått oss til å innse hvor viktig det er å ha tenkt gjennom disse problemstillingene.

Vi har hatt noen intensive møter hvor vi har diskutert og formulert opp og ned i mente, og arbeidsgruppa  har nå kommet frem til et førsteutkast. Men vi er en stor kommune og trenger innspill fra mange. Derfor sender vi nå ut retningslinjene både her på bloggen i tillegg til internt i kommunen. Vi ønsker tilbakemelding fra fjern og nær.

Etter at vi har hatt retningslinjene ”offentlige” en stund vil vi sette oss ned med en litt større gruppe som representerer forskjellige deler av kommunen. Denne gruppa har vi stor tro på, så i tillegg til kommentarer fra andre regner vi med å ha retningslinjene klare i god tid før sommeren setter i gang for fullt.

Vi har delt retningslinjene opp i to. Den første delen tar for seg hvordan vi skal forholde oss på våre offisielle kontoer på de sosiale mediene (som for eksempel twitter.com/trondheim og facebook.com/trondheimkommune). Her er det viktig at vi deltar og skaper engasjement på kontoene våre.

Kommunens offisielle kontoer

1. Vær til stede, delta i debatten. Husk at du alltid representerer kommunen
2. Svar alltid ved faktafeil eller på spørsmål om kommunens tjenester og tilbud
3. Svar på positive kommentarer, si takk
4. Det er ikke nødvendig å svare på nøytrale kommentarer, men det er lov å gjøre det.
5. Forsøk også å svare på negative kommentarer
6. Tilpass svaret ut i fra avsender, form og innhold. Saklig? Humoristisk? Formell?
7. På generelle spørsmål svarer du som Trondheim kommune, uten navn/tittel
8. Ved svar på faglige spørsmål, bruk fullt navn og tittel (eks enhetsleder og enhet)
9. På spørsmål som krever saksbehandling/arkivering må innsenderen gjøres oppmerksom på at det må sendes en formell henvendelse.
10. Politiske henvendelser skal alltid henvises til politisk nivå

Dette ser vi på som en veiledning som skal lede oss på riktig vei, ikke tvinge oss inn i en enveiskjørt gate. Det vil alltid være rom for tolking og vurdering i hvert enkelt tilfelle.

I tillegg har vi sett på hvordan ansatte kan bruke sosiale medier til for eksempel faglige diskusjoner

Ansattes bruk av sosiale medier

1. Vær gjerne aktiv i faglige diskusjoner. I Trondheim kommune er vi Åpen, kompetent og modig.
2. Opptre på samme måte som du ville gjort ellers i hverdagen. Bruk sunn fornuft.
3. Vær bevisst på rollen din som ansatt i Trondheim kommune.
4. Vurder om du skal ha kontakt med elever/brukere/pårørende i sosiale medier som for eksempel Facebook eller MSN. I så fall, tenk på hvordan du opptrer.
5. Ansatte har ytringsfrihet, men taushetsplikten gjelder også i de sosiale mediene.
6. Vær åpen om hvor du jobber.
7. Presiser at du ytrer deg som privatperson og ikke på vegne av Trondheim kommune.
8. Henvendelser direkte til Trondheim kommune besvares av administratorer på de forskjellige kontoene.
9. Husk at Internett er permanent, det kan være vanskelig å slette det du har sagt.
10. Er du i tvil, send en e-post til kommunikasjonsenheten@trondheim.kommune.no.

Vi vurderer også å ta inn en retningslinje om at svarene må komme kjapt på de sosiale mediene. Det gir ingen hensikt å vente i en uke eller to før vi svarer. Da har personen som kom med spørsmålet glemt det for lenge siden

Hva syns dere? Hva kan gjøres bedre? Hva kan med fordel kuttes ut? For at retningslinjene skal bli best mulig trenger vi din hjelp, så vi håper dere legger igjen en kommentar under.

Kjør debatt!