Trondheim kommune står overfor mange digitale utfordringer: web 2.0, sosiale nettverk, gamle fagsystemer og krav fra veldig forskjellige brukere. For å løse dem må vi teste litt...
Som en av de ansvarlige for Trondheim kommunes Twitterkonto kommer jeg stadig borti problemet med hvordan man twitrer på vegne av mange. Hvordan høres stemmen til 13 000 ansatte ut? Hvordan kan jeg si noe på vegne av alle sammen? Det er utfordrende, og det blir fort veldig generelt. Som resultat så er jeg kanskje ikke veldig aktiv på å kjøre ut tweets. Jeg kunne sikkert pumpet ut driftsmeldinger om vann og avløp en masse slik enkelte kommune gjør, men prioriterer heller å følge med på hva som blir sagt om oss, og å følge opp både mentions og tweets som ikke er direkte rettet til oss.
Jeg har satt opp et søk i Tweetdeck på @Trondheim, Trondheim kommune og Trondheim, noe som gir et fint innblikk hva som sies om oss i twittersfæren. Det kommer inn spørsmål, tips, ris og ros. Jeg følger opp både direkte og indirekte henvendelser og vi har som mål å være proaktive ved å delta med innspill der det er mulig.
Men hvilken stil og tone skal man bruke? Kundeservice-aktig? Autoritær? Jeg føler det er en viss forventning til at jeg må være saklig og formell i stilen når jeg twitrer. Hvor denne forventingen kommer fra vet jeg ikke, men det handler kanskje om stereotypier knyttet til offentlige institusjoner. Kommunikasjonen fra slike er etter min erfaring litt tung og byråkratisk i vendingene, og det tas høyde for alle mulige juridiske vendinger med referanse til paragrafer og hjemler. Overformynderiet sitter rett borti gangen og ordføreren sitter i etasjen over, så det blir hele tiden liggende litt i bakhodet hvem jeg twitrer på vegne av. På den andre siden er jeg opptatt av at man alltid skal utfordre stereotypier og ting som er opp og vedtatt. Retningslinjene våre for sosiale medier sier at jeg skal tilpasse «formen på svaret etter henvendelsens form og innhold», og det gjør jeg etter beste evne.
Men hva når det som kommer inn bare er tull? Eller sarkatisk? Usaklig? For eksempel fikk vi inn denne: «Vil dere at jeg skal havne på gata og fryse og sulte ihjel? #ikkefåttlønn» (skulle vist eksempelet her, men noen har tydligvis tatt til vettet og slettet tweeten). «Ja det vil vi. Vi liker deg ikke og holder igjen lønna di med vilje #dusugersomarbeidstaker». Fristende… Men ansvaret tynger. Jeg lurer av og til på hva ordføreren ville sagt, eller om noen andre ansatte vil reagere på «useriøse» meldinger. Dette fører til at jeg som oftest voksentwitrer (voksentwitre= å twitre på en formell, saklig og nøytral måte). Jeg lot dermed være å svare på tweeten om manglende lønn.
Men noen ganger blir fristelsen for stor. For eksempel når folk bruker @Trondheim uten å tenke over at tweeten kommer inn til meg, så åpner dette ofte for å være litt «ukommunal» i stilen. For eksempel her, hvor noen er glade for å være tilbake i byen, og twitrer om det: 
Noen ganger henvender folk seg til Trondheim generelt, og det plukker vi opp i søkene vi har satt opp. Da kan det ofte fristende å ta rollen som en by, om ikke en enda større rolle:
Kanskje på kanten fjasete, men hvor går egentlig grensa?
Illustrasjonsfoto Smiley-face av John Earl (CC BY-ND 2.0)
Vi i BetaTrondheim har i det siste sett på hvordan vi skal bruke Facebooksida til Trondheim kommune. Vi har gått litt tilbake til scratch, definert målgruppe og mål på ny, samt tenkt og diskutert hva vi skal legge ut og hvordan. Den nye strategien skal behandles av Kommunikasjonsdirektør i dag og vi skal legge ut mer om dette arbeidet seinere.
Men! Vi er jo ikke verdens smarteste folk! Og det burde vi ha innsett for lenge siden! Heldigvis er det fortsatt rom for innspill, spesielt på Hva:
Hva vil du at vi skal bruke Facebook til? Hvordan skal vi gjøre det? Hva gjør andre kommuner? Funker det?
Og nei, dette er ikke en ny diskusjon. Mye er allerede sagt for eksempel på kuttisme.no, av Utsira kommune, Kongsvinger kommune og sikkert mange flere enn mitt kjappe Google søk klarte å avdekke, men tida går og ting endrer seg. Facebook, Twitter, ja faktisk sosiale medier per se, endrer stadig karakter. De blir vanligere, kondisjonerte (eller iallfall eldre) og streitere. Folk blir mer vant til dem, og bruken endrer seg i takt med brukerne.
Derfor spør vi igjen: Hva vil du at vi (og andre kommuner) skal bruke Facebook til?
Vil du ha: ledige stillinger, aktuelle kunngjøringer, høringer, brøyting, åpne møter, referater fra Bystyret, valg, barnehageplasser, hull i gata mi, budsjett, ambulerende skjenkebevilling, yada yada yada eller hva?
Etter at BetaTrondheim samlet alle bloggene fra politikerne i Trondheim ved hjelp av Yahoo Pipes, så har vi sett en stor økning i bloggvirksomheten i Trondheim kommune. Vi skal ikke ta all ære for dette, men vi liker å tro at det har hjulpet litt. Flere politikere har begynt å blogge, og for ikke lenge siden kom det også en forespørsel om vi ikke kunne opprette en blogg for rådmannen i Trondheim kommune, Elin Rognes Solbu. «Slettes ikke verst», tenkte vi, og satte opp en WordPressinstallasjon på samme webhotell som betatrondheim.com. Nå har vi fått flere forespørsler fra flere virksomhetsområder, med ønske om å blogge. Vi har nå installert den siste versjonen av WordPress, som støtter flere blogger i samme installasjon. Snasnt! Vi har også opprettet domenet blogg.trondheim.kommune.no, hvor vi har lagt rådmannens blogg og de andre som kommer.
Vi synes det er flott at det blogges på dette nivået, og håper det kan være med på å senke terskelen for å blogge, for de ansatte i kommunen. Dette kan igjen være med på å skape grunnlag for en enda bedre delingskultur i organisasjonen, hvor man kan leve opp til kommunens slagord: «Åpen, modig og kompetent». Vi i BetaTrondheim ser på samhandling og deling som helt essensielt for å kunne utnytte organisasjonens ressurser på en mer effektiv måte, og jobber stadig med å finne ut hvordan dette kan gjøres på en bedre måte enn i dag. Å drive gartnervirksomhet og å oppmuntre folk til å ta i bruk sosiale medier, isteden for tradisjonelle kommunikasjonskanaler, er en viktig del av dette arbeidet. Så når ledelsen i kommunen nå kaster seg på bloggbølgen, så kan de være med å gå foran som gode eksempler de også. Flotte greier!
Prosjektet Tk2.0 har nå blitt til gruppa BetaTrondheim og vi har endelig mandatet vårt klart. Kanskje det er noen andre der ute som trenger innspill til mandat for sosiale medier-jobbing, så vi publiserer derfor her utdrag fra mandatet. Vi ønsker selvfølgelig også innspill på mandatet, slik at vi kan kontinuerlig forbedre det, holde det oppdatert og legge grunnlaget for at det skal kunne brukes som en rettesnor i det daglige arbeidet.
Bakgrunn/utfordringer og hensikt med opprettelsen av gruppa:
Bakgrunn
Web2.0-teknologi og sosiale medier er begreper som i større og større grad preger hverdagen vår. Begrepene betegner den nye generasjonen sosiale nettjenester som har blomstret opp de siste årene. Grunntanken går ut på å ta i bruk kollektiv intelligens, i den forstanden at vi som nettbrukere jobber sammen eller innenfor samme rammer fremfor løsrevet på egen hånd. Her inngår alt fra blogger til wikier og sosiale nettverkstjenester derunder nettsamfunn og mikroblogg.
Trondheim kommunes verdier er åpen, modig og kompetent. Bruk av web2.0-teknologi og sosiale medier for kommunikasjon og samhandling støtter alle disse verdiene. Hele grunntanken med sosiale medier er åpenhet og deling. Det er et nytt område under utvikling og som kan føre til store endringer for den enkelte ansatte og organisasjonen som helhet, det er derfor modig å ta dette i bruk. Teknologien legger også opp til kompetansedeling og dermed kompetanseheving.
I ledergruppas prioriterte satsinger for høsten 2010 listes samhandling opp som ett av tre satsingsområder fremover: ”En av kommuneplanens viktige hovedgrep er samhandling. Samhandling skal komme til uttrykk både gjennom godt samarbeid internt i kommunen, og sammen med eksterne aktører som for eksempel frivillige. Samhandlingsarbeid vil derfor prege oss i lang tid framover.”
Fra Kommunikasjonsstrategien:
Gjennom god intern kommunikasjon skal Trondheim kommune aktivisere og motivere egne ansatte til å delta i utviklingen av kommunens tjenester, være serviceinnstilte tjenesteytere og gode informatører om kommunens virksomhet.
Kommunen tar vare på og utvikler medarbeidernes kompetanse, lederne motiverer og bygger opp lagånden. Deling av kunnskap gir mer effektive løsninger, forebygger dobbeltarbeid og øker tverrfaglig forståelse og involvering.
Kommunikasjonsprinsippet: Kommunens organisasjon er avhengig av kommunikasjon og samhandling på mange plan for å utvikle sine tjenester
Fra IT-strategien:
Visjon: Trondheim kommune skal være ledende og en aktiv pådriver innenfor utvalgte strategiske områder når det gjelder utnyttelse av informasjonsteknologi. IT-strategien skal bidra til at kommunens visjon, mål og overordnede retningslinjer kan realiseres.
En av kommunens største utfordringer blir IT-kompetanse: har våre ansatte den kompetansen vi trenger for å bruke nye IT-verktøy?
Fra eKommuneplanen:
Visjon for eKommunen: Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning
I dag bruker Trondheim kommune flere sosiale medier. Vi har en offisiell tilstedeværelse på viktige kanaler som Facebook og Twitter. Bloggen BetaTrondheim, eDialog og Byarkivet på Flickr er andre gode eksempler på at Trondheim tar de nye medier på alvor. Mange ser til Trondheim og spesielt arbeidet rundt BetaTrondheim-bloggen har blitt lagt merke til og referert i alt fra forskningsrapporter til foredrag på konferanser og på andre kommuners betablogger. Sosiale medier er i dag i første rekke brukt eksternt mot innbyggere og næringsliv, men med BetaTrondheim-bloggen har vi også en faglig delingskanal.
Utfordringer
Både innbyggere og ansatte forventer at kommunen legger til rette for bruk av nye kommunikasjons- og samarbeidsløsninger av typen sosiale media – både internt og eksternt.
Hovedutfordring 1: Hvordan skal vi videreutvikle vår kommunikasjon med innbyggere og næringsliv ved bruk av sosiale medier?
Utviklingen skjer ekstremt fort innen dette feltet. Det at vi har en tilstedeværelse på Facebook m.m, betyr ikke at vi kan lene oss tilbake og slappe av.
Det er krevende å følge med på utviklingen innen dette fagområdet og enda mer krevende å ligge i forkant av utviklingen.
Hovedutfordring 2: Hvordan kan vi ta i bruk sosiale medier for å kommunisere og samarbeide bedre internt i Tk?
I Trondheim kommune ser vi i dag et økende behov for kommunikasjon og deling også internt i kommunen, på tvers av enhetene.
Hensikt
Det opprettes en gruppe bestående av medlemmer fra Kommunikasjonsenheten og IT-tjenesten, kalt BetaTrondheim. Gruppa forankres i en styringsgruppe bestående av kommunaldirektør for Organisasjon, Kommunikasjonsdirektør, IT-sjef og rådgiver for IT og strategi i rådmannens fagstab. Tjenesteområder i Tk skal være representert i ei referansegruppe. Fagressurser og early adopters innen fagfeltet inngår også i en dynamisk referansegruppe. Gruppa skal jobbe med de to hovedutfordringene over.
Gruppa skal være et kompetansesenter/utviklingssenter som ligger i forkant og holder oversikt over trender/følger utviklingen tett på web2.0 (3.0?)-feltet, innehar kompetanse og blir eksperter innenfor fagområdet.
Gruppa skal ta tak i relevante punkter i Kommunikasjonsstrategi og IT-strategi og sammen med blant andre Kommunikasjonsdirektør og IT-sjef/ rådgiver for IT og strategi i rådmannens fagstab vurdere hvordan disse skal løses videre.
Med denne satsingen har Trondheim kommune mulighet til å være i forkant av utviklingen, se trendene før de slår inn og være forberedt på fremtiden. Vi har allerede etablert et tverrfaglig miljø og er klare for å hjelpe kommunen inn i det nye.
Gruppas hovedmål:
Kontinuerlig å videreutvikle vår kommunikasjon og samhandling med innbyggere, næringsliv og ansatte imellom, gjennom bruk av sosiale medier. Fortsette å være ledende innen fagområdet.
Gruppas delmål:
Gruppa skal:
Avgrensing:
Gruppa skal i hovedsak ikke innføre og drifte kommunikasjon- og samhandlingsløsningene. Disse skal eies og driftes der de naturlig hører hjemme i organisasjonen.
Ansvar for organisasjonens bruk av eksisterende løsninger for kommunikasjon og samhandling, f.eks Facebook og Twitterkonto, skal fortsatt ligge under respektive fagområde, men BetaTrondheim vil være en ressurs og samtalepartner for disse.
Organisering og ansvarsfordeling:
Gruppa opererer som en smeltedigel i skjæringspunktet mellom IT, Kommunikasjon og organisasjon.
Arbeidsgruppa er tenkt som en overbygning mellom to av de enhetene som naturlig vil stå midt i den stormen nye medier skaper for organisasjonen. Arbeidsgruppa vil også spille på andre sentrale ressurser i kommunen som Trondheim byarkiv, Rådmannens fagstab og Personaltjenesten.
Arbeidsgruppas tverrfaglige sammensetning er viktig fordi det ikke bare er teknologien som er utfordringen, men derimot de organisasjonsmessige konsekvensene og nye forventningene til kommunikasjon som teknologien legger til rette for.
Gruppa organiseres med en styringsgruppe, en arbeidsgruppe, informasjonsansvarlig og en referansegruppe.
Styringsgruppa er oppdragsgiver og representerer eieren av gruppa, og har det totale ansvar for gruppa. Styringsgruppa skal:
Gruppeleders oppgaver:
Arbeidsgruppa har aktivitetsansvar og utfører alle produksjonsrettede aktiviteter. Her vurderes og rapporteres framdrift i samarbeid med gruppeleder.
Referansegruppa er faglig høringsinstans/rådgivende organ overfor arbeidsgruppa. Referansegruppa har kun rådgivende og ikke besluttende myndighet.
Informasjons- og kommunikasjonsansvarlig skal ha ansvar for at det utarbeides en kommunikasjonsplan og at denne følges.
Brukerforum for de enkelte løsningene vil opprettes for å gi arbeidsgruppa faglige tilbakemeldinger.
Prinsipper for planlegging, oppfølging og statusrapportering:
Følgende rutiner etableres:
Risikoanalyse:
Status risiko:
(S=Sannsynlighet, K=Konsekvens, fylles ut med St=Stor, M=Middels, L=Liten)
| Nr. | Risiko/ problem / hendelse | S | K | Konsekvenser | Gardering/ tiltak | Status |
| 1 | Ressurstilgang/ prioritering |
St | St | Oppnår ikke målene | Prioritert ressurser til arbeidsgruppa fra ledelsen. | Under arbeid. |
| 2 | Manglende forankring i ledelsen | M | St | Oppnår ikke effektene | Mandatet må godkjennes og informasjon oppfølging må gjennomføres.
Tett kontakt mellom arbeidsgruppa, styringsgruppa og eier. |
Under arbeid |
| 3 | Økonomi | St | St | Oppnår ikke målene | Synliggjøre kostnader og få inn på budsjetter | Ikke avklart. |
| 4 | Lite engasjement/ aktivitet blant brukerne |
M | St | Får ikke godt nok vurderings- grunnlag |
Gartner- virksomhet. Evalueringer, bruker- undersøkelser etc |
Under arbeid. |
| 5 | Dårlig kvalitet på bruker- undersøkelsene |
L | M | Dårlig grunnlag for forbedringer og beslutnings- grunnlag |
Jobbe tett sammen med student(er) hvis vi skal ha student- undersøkelse. Konsulenttjenester for kvalitetssikring? |
Under planlegging |
Sammenhengen til andre oppgaver/områder:
Utvikling av nytt intranett, Integrasjon- og sikkerhetstjenester, anbud på IKT- driftstjenester, intern kommunikasjon, IT-strategi, prosjektarbeid, kommunikasjonsstrategi.
(Illustrasjon: Bilde av Mark Smiciklas // CC-lisens)
Når jeg kom tilbake etter ett år med mammapermisjon, hadde det skjedd mye innenfor sosiale medier i Trondheim kommune. Mine flinke og engasjerte kollegaer hadde gjort mye med både BetaTrondheim, Twitter, internt nettsamfunn (Elgg), microblogg, wiki, SlideShare m.m.
Nå har vi behov for å strukturere og formalisere dette arbeidet. Og det er der jeg kommer inn i bildet..
Arbeidet ble startet på IT-tjenesten og etter hvert kom også Kommunikasjonsenheten med. Videre fremover ser vi for oss at et tett samarbeid mellom disse enhetene er avgjørende for å lykkes.
Vi ønsker ikke å fokusere på web2.0-teknologien i seg selv, men på Trondheim kommunes behov for kommunikasjon og samhandling og se på hvordan organisasjonsmessige endringer sammen med web2.0-teknologi kan løse dette behovet.
Vi vurderer nå to måter å organisere arbeidet på. Det ene alternativet er å opprette et prosjekt som skal levere en spesifikk anbefaling angående bruk av nye kommunikasjon- og samhandlingsløsninger i Trondheim kommune. Anbefalingen skal inneholde vurderinger av:
Et slikt prosjekt skal også «teste ut» det å være et kompetansesenter for Trondheim kommune innenfor fagområdet og drive videre de løsningene som allerede er i drift, for eksempel BetaTrondheim. Prosjektet skal konkludere med om en slik gruppe bør opprettes på fast basis etter prosjektets levetid.
Alternativt ser vi for oss å med en gang opprette en gruppe som skal være et kompetansesenter og et rådgivende organ. Det må i så fall lages et mandat for denne gruppa. Vi ser for oss eierskap på kommunaldirektørnivå og deltakere i gruppa fra IT-tjenesten og Kommunikasjonsenheten som er både rådgivende og delvis utførende ressurser. De skal ta tak i «det som skjer» fremover og initiere nye prosjekter. Gruppa skal koordinere og se helhet innenfor fagområdet og for hele kommunen. I tillegg skal de være redaksjon for BetaTrondheim-bloggen og twitterkontoen. Gruppa skal gjennomføre prosjektet med anbefalinga av kommunikasjon- og samhandlingsløsninger og etterhvert ta tak i de punktene fra både IT-strategien og Kommunikasjonsstrategien som ligger innenfor fagområdet. Gruppa skal også knytte til seg kompetanse fra andre deler av organisasjonen.
Ei slik gruppe vil være en mer fleksibel løsning for kommunen, da gruppa løpende kan ta tak i de sakene som dukker opp. Prosjektet vil være mer spesifikt rettet mot anbefalinga. Samtidig vil gruppa kreve mer ressurser og et grundig forarbeid i definering av mandat.
Kom gjerne med innspill til mulige løsninger for organisering av denne type arbeid. Hva funker, hva funker ikke for dere..?
(Illustrasjon: Bilde av Oliver Steiner // CC-lisens)
Tk-2.0/BetaTrondheim var på Kunnskapstinget 09 i regi av Dataforeningen forrige uke. Enterprise 2.0 og Nyskaping the Wiki Way stod på agendaen.
Såvidt jeg kunne registrere så var vi eneste kommune representert med unntak av Oslo kommune som bidro med sine wiki-erfaringer. Det er synd at ikke flere kommuner var der for det var mye nyttig stoff. Med en god balanse mellom konkrete erfaringer, strategifokus og forskningbasert kunnskap ble det en bra dag. (Riktignok hadde jeg vært enda mer fornøyd med en bedre lunsj!)
Det inntrykket jeg sitter igjen med er at feltet begynner å ta form og at «ideen» og «konseptet» 2.0 i stor grad er akseptert, men vi famler i forhold til hvordan vi kan få tatt ut effektene i praksis. Jeg tror dette skyldes mange ting – ikke minst måten vi ofte tenker på IT-verktøy og systeminnføring på. Nemlig med et utgangspunkt utelukkende i hva «behovet er» og forhåndsbestemt bruk av det nye verktøyet.
Henry Ford sa visstnok i sin tid noe slikt som at «Skulle jeg spurt folk hva de trengte så hadde de svart ‘en raskere hest’». Og dette illustrerer poenget. En tradisjonell tilnærming til IT-systemer hvor vi forutsetter at brukeren vet hva h*n har behov for vil altså komme til kort. Vidar Hepsøe beskrev dette godt under kvitretanken – det å ta i bruk 2.0-verktøy utelukkende på bakgrunn av tradisjonell behovsundersøkelse blir skivebom fordi vi da ser helt bort fra nettverkseffekten – nytten som ligger i en bred ibruktaging der brukerne selv kommer opp med nyskapende praksis. I denne sammenheng er Dion Hinchcliffes utsagn om at ‘Too much structure kills contribution’ viktig å huske på.
Det ble også lagt frem tall angående bruk av sosiale medier i norske bedrifter. Under føler en oppsummering av denne.
Til sist en liten kommentar angående formen på konferansen. Med 2.0 som tema var det snodig at ikke arrangørene i større grad hadde tatt inn over seg 2.0-holdningen i gjennomføringen av konferansen. Det ville gjort konferansen enda bedre!