Stikkordarkiv: fjas

Smilefjes på murvegg

Kan en kommune ha glimt i øyet? -Hvordan twitre på vegne av 13 000 ansatte

Smilefjes på murveggSom en av de ansvarlige for Trondheim kommunes Twitterkonto kommer jeg stadig borti problemet med hvordan  man twitrer på vegne av mange. Hvordan høres stemmen til 13 000 ansatte ut? Hvordan kan jeg si noe på vegne av alle sammen?  Det er utfordrende, og det blir fort veldig generelt. Som resultat så er jeg kanskje ikke veldig aktiv på å kjøre ut tweets. Jeg kunne sikkert pumpet ut driftsmeldinger om vann og avløp en masse slik enkelte kommune gjør, men prioriterer heller å følge med på hva som blir sagt om oss, og å følge opp både mentions og tweets som ikke er direkte rettet til oss.

Jeg har satt opp et søk i Tweetdeck på @Trondheim, Trondheim kommune og Trondheim, noe som gir et fint innblikk hva som sies om oss i twittersfæren. Det kommer inn spørsmål, tips, ris og ros.  Jeg følger opp både direkte og indirekte henvendelser og vi har som mål å være proaktive ved å delta med innspill der det er mulig.

Men hvilken stil og tone skal man bruke? Kundeservice-aktig? Autoritær? Jeg føler det er en viss forventning til at jeg må være saklig og formell i stilen når jeg twitrer. Hvor denne forventingen kommer fra vet jeg ikke, men det handler kanskje om stereotypier knyttet til offentlige institusjoner. Kommunikasjonen fra slike er etter min erfaring litt tung og byråkratisk i vendingene, og det tas høyde for alle mulige juridiske vendinger med referanse til paragrafer og hjemler. Overformynderiet sitter rett borti gangen og ordføreren sitter i etasjen over, så det blir hele tiden liggende litt i bakhodet hvem jeg twitrer på vegne av. På den andre siden er jeg opptatt av at man alltid skal utfordre stereotypier og ting som er opp og vedtatt. Retningslinjene våre for sosiale medier sier at jeg skal tilpasse «formen på svaret etter henvendelsens form og innhold», og det gjør jeg etter beste evne.

Men hva når det som kommer inn bare er tull? Eller sarkatisk? Usaklig?  For eksempel fikk vi inn denne: «Vil dere at jeg skal havne på gata og fryse og sulte ihjel? #ikkefåttlønn» (skulle vist eksempelet her, men noen har tydligvis tatt til vettet og slettet tweeten). «Ja det vil vi. Vi liker deg ikke og holder igjen lønna di med vilje #dusugersomarbeidstaker». Fristende… Men ansvaret tynger. Jeg lurer av og til på hva ordføreren ville sagt, eller om noen andre ansatte vil reagere på «useriøse» meldinger. Dette fører til at jeg som oftest voksentwitrer (voksentwitre= å twitre på en formell, saklig og nøytral måte). Jeg lot dermed være å svare på tweeten om manglende lønn.

Men noen ganger blir fristelsen for stor. For eksempel når folk bruker @Trondheim uten å tenke over at tweeten kommer inn til meg, så åpner dette ofte for å være litt «ukommunal» i stilen. For eksempel her, hvor noen er glade for å være tilbake i byen, og twitrer om det: Twittermelding: T-Town FTW

Noen ganger henvender folk seg til Trondheim generelt, og det plukker vi opp i søkene vi har satt opp. Da kan det ofte fristende å ta rollen som en by, om ikke en enda større rolle:

Tweet om været i Trondheim

Kanskje på kanten fjasete, men hvor går egentlig grensa?

Illustrasjonsfoto Smiley-face av John Earl (CC BY-ND 2.0)

Sjonglering i de sosiale mediene

Med økende antall sosiale nettsamfunn, mikroblogger og blogger å følge med på kan noen og enhver føle presset med å være til stede overalt. Hvor ofte skal man sjekke alle stedene hvor man har laget seg bruker? Skal man velge ett sted og kun være der, eller skal man sjonglere med et stadig økende antall baller i lufta? Jeg kan sjonglere med to, av og til tre hvis jeg øver. Da må jeg da kunne øve meg opp til å sjonglere med fire fem eller seks baller? Men hvor mye tid skal jeg bruke på å sjonglere egentlig?

Det jeg prøver å si er at man bør tenke gjennom dette med å følge med over alt, spesielt i jobbsammenheng. Hos oss får vi stadig spørsmålet: Hvorfor skal jeg følge med på Yammer, jeg har jo både e-post og telefon hvis dere vil ha tak i meg? Og hva skjedde egentlig med det å snakke sammen? Ansikt til ansikt? Da sier vi: Selvfølgelig skal vi fortsette å snakke sammen ansikt til ansikt, men det er ikke alltid du er her. Da blir det vanskelig. Og av og til har jeg behov for å gi en kjapp beskjed til mange på en gang, og at svarene fra den enkelte gjerne skal komme til alle. Da kan man trykke reply to all og ganske fort fylle opp mailboksen, eller man kan skrive et kjapt svar på Yammer.

Man må altså bruke de forskjellige kanalene til forskjellige budskap. Av og til er det mail som fungerer best, men ofte fungerer også Yammer bra. Og av og til må man logge seg av alt av mail, Yammer, alle de nettsamfunnene man er på privat, slå av mobilen og lukke døra. Alle har behov for stillhet og konsentrasjon en gang i blant.

Jeg tror også det kan lønne seg å bruke litt tid på lære seg å sjonglere. Altså å sile ut den informasjonen du trenger. Du trenger ikke lese ALT som kommer din vei på de sosiale mediene. Ofte er det et budskap som er slengt ut i luften til den første og beste som tar i mot. Du trenger ikke ta i mot, du kan la den gå videre hvis det ikke angår deg. Lær deg å sile den informasjonen du trenger slik at du ikke blir stresset av de meldingene som du ikke har fått lest. Er det viktig kommer budskapet fram til deg på en eller annen måte uansett. Og bli enige om hvilke kanaler dere bruker på jobb når dere kommer med viktig informasjon som ALLE må se. Hvis denne informasjonen kommer på en kanal hvor du kun leser halvparten er det fort gjort å gå glipp av det viktige.

Til slutt. Ikke la deg skremme. La deg fascinere. Av alt det flotte som kommer ut av de sosiale mediene. Av og til er det tull. Av og til er det morsomt. Ofte er det nyttig. Spesielt hvis de sosiale mediene brukes internt på jobb. Benytt deg av den fantastiske muligheten som finnes. Ta i bruk mediene, og husk at de har brukerskapt innhold. Synes du innholdet er kjedelig, bidra da vel! Kom med noe spennende!

Hvis du ønsker å lese mer om det å takle støy i de sosiale mediene, kan du lese innlegget vi skrev om Støy, fjas og faglig småprat. Her skrev vi om hvordan man på best mulig måte kan bruke sosiale medier på en fornuftig måte på jobb.

Hvordan takler du denne informasjonen i hverdagen? Leser du ALT eller siler du? Hvordan siler du? Opplever du at du går glipp av noe?

Illustrasjon: Juggling act av Imagaday (CC BY-ND 2.0)

Støy, fjas og faglig småprat?

Konversasjon

Småprat ved "water-cooleren"

Som vi har skrevet om tidligere har tre av oss jobbet med en oppgave om sosiale medier og relasjoner nå i vår. Problemstillingen vi har tatt for oss er:

Hvorfor er uformelle relasjoner viktig i en organisasjon og kan sosiale medier bidra til å skape nye og vedlikeholde eksisterende relasjoner i Trondheim kommune?

Nå er oppgaven levert og sensuren på plass og da er det på tide å dele med den som måtte være interessert:

Under følger også et lite sammendrag

– Terje, Ingri og Bjørn


Kan sosiale medier bidra til uformelle relasjoner mellom ansatte?

“Yammer er en plass for å kommunisere. Går jeg ut fra at det er. Enten det er fag eller det er andre ting, så er det jo en plass for å kommunisere.”

“Jeg har ikke helt knekt koden på det.  Jeg tror det blir litt for mye støy å vite for mye om private ting.”

To gamle menn snakker sammen

Småprat på benken

I denne oppgaven har vi sett på hvordan uformelle relasjoner virker inn på en kunnskapsorganisasjon som Trondheim kommune.

For å finne ut mer om dette gjennomførte vi kvalitative dybdeintervju basert på et strategisk utvalg. Vi utformet og benyttet en intervjuguide hvor spørsmålene var delvis strukturert.

Vi har i teoridelen belyst at uformelle relasjoner er viktig i organisasjoner. Dette samsvarer med funn i intervjuene våre. Uformelle relasjoner legger til rette for samarbeid og kunnskapsdeling. Denne typen relasjoner bygges gjennom småprat og uformell samtale og er nært knyttet til tillit. Småprat er limet i en organisasjon og en sterk faktor for å skape nye og forsterke eksisterende relasjoner.

Vi ser at Yammer kan være en viktig katalysator for de uformelle relasjonene i Trondheim kommune, men at vi må jobbe mer med kulturen for å få utnyttet potensialet. Flere må slippe til, og tørre å bruke Yammer aktivt til småprat og kunnskapsdeling. Her må ledelsen gå foran og delta i samtalen. Ved at flere deler vil også flere se nytten i verktøyet.

Illustrasjoner: ConversationsBenson Kua // CC BY-SA 2.0 || Talking - Ribeiro Simões // CC BY 2.0