Treffer du blink eller skyter du i blinde?

Det har vært mye snakk om å få mest mulig likes på Facebook. Men er det virkelig nødvendig å sende siden din til alle vennene dine, og be dem sende til alle sine venner hvis siden din handler om strikkeoppskrifter for bestemødre i alderen 55-70 år?

Når vi snakker med folk i kommunen, og også utenfor, er alle veldig opptatt av hvor mange som liker siden deres. Jeg er litt mer opptatt av hvem som liker siden. Når jeg jobber i Kommunikasjonsenheten har jeg ordet «målgruppe» langt fram i panna. Og bruker ordet flittig. Hvem er målgruppen din? Hvem skal bruke siden? Og hva skal du oppnå med det? Vi møtte blant annet en som hadde en side for et ungdomshus. Ungdomshusets målgruppe var naturlig nok ungdom i bydelen mellom 13 og 19 år. De hadde ca 100 personer som likte siden, og var ganske fornøyd med det. Det de ikke var fornøyd med var hvor mye siden ble brukt. Jeg ba dem ta en kikk på statistikken. Hvem var det som egentlig likte siden? Det viste seg at det var stort sett kolleger og venner av de som hadde opprettet siden. Altså stort sett folk mellom 25 og 40 år. 10 stk var under 19. Det betyr at kun 10% av folkene som er i målgruppen likte siden. Kanskje ikke så veldig rart at det var liten aktivitet på siden da? De som var helt utenfor målgruppen var bare medlem for å øke tallet på siden. Men de har jo ingen interesse av å bidra, det skjer jo ingenting på denne siden som er interessant for dem.

Så er spørsmålet: hvordan får man de rette likerne?

Jeg vet ikke. Men det jeg har sett til nå er at det er lurt å følge med statistikken. Du kan få mye ut av den. Se på hvilke innlegg som er populære på siden din, og lag flere slike! Vær kreativ, prøv deg litt fram for å finne ut hva målgruppen din liker. Spør deg selv om hva som vil gi brukeren av siden merverdi. Hvorfor skal han eller hun gidde å følge med på det som skjer på denne siden? Og best av alt: spør målgruppen din. Hva vil de ha? Hvorfor følger de siden din? Hva forventer de?

Hvordan har dere gjort det? Hva fungerer og hva fungerer ikke?

Hos oss i Trondheim kommune har vi løst noe av denne problemstillingen med å ha mange sider på Facebook og Twitter som skal rette seg til mer spesifikke målgrupper. Les mer om hvorfor i blogginnlegget til Kommunikasjonsdirektøren som sier at Jo, sosiale medier er effektive kommunikasjonskanaler.

Illustrasjon: Bull’s Eye av dcinput (CC BY-SA 2.0)

Overvåkende lytting

Det er vel så godt som opplest og vedtatt at det er lurt å følge med på det som sies om sin organisasjon, sitt produkt og seg selv i sosiale medier. Men: Hvordan skal man følge med?

Skal man lykkes med sosiale medier finnes det tre magiske triks:

Overvåke eller lytte?

1. Lytte
2. Dele
3. Være relevant

Selvfølgelig må man også ha bestemt seg for hva det vil si å lykkes, men har man det så er det vel bare å kjøre på? Vel, magi er dessverre ikke enkelt. Man må kunne triksa. I denne posten vil jeg prøve å si litt om nummer en: Det å lytte. Hva betyr det?

Jannicke Husevåg delte en fin fin presentasjon hun holdt for studenter på BI om forskjellen på å lytte og å overvåke. Sjekk ut hele på Slideshare (anbefales!). Hun fikk meg til å tenke litt over hva å lytte og å overvåke egentlig innebærer. Og ikke minst fikk hun meg til å innse at det er en veldig stor forskjell. Jeg har vel visst det hele tiden (seff..), men det er lett å overse denne forskjellen. Stjeler en av slidene hennes som forklarer:

Forskjellen på å overvåke og å lytte ("Lånt" fra @husevag)

Å lytte er en personlig aktivitet. Man må selv sette seg ned og høre på det som sies. Og det er lurt! Er man flink til å lytte har man et godt fundament for å delta og være relevant. Ikke noe spesielt for sosiale medier dette. En god samtalepartner er en som lytter, forstår og formidler interessante ting uansett om samtalen er digital eller ikke. Utfordringen med lytting vs. overvåking er at det er ekstremt ressurskrevende. Og da mener jeg ikke sånn det er litt stress. Nei, det er mye stress! Det tar mye tid! Skal man bli god på å lytte må man forstå at det er viktig, og investere tid og ressurser på det og ikke minst overbevise sjefen sin om at det er en god ide at man følger med på Facebook, Twitter, G+, Google Reader, diverse blogger, Youtube, etc i arbeidstida. Man må skape aksept for at det å lytte er en viktig arbeidsoppgave som i neste omgang kan føre til at man når ut med tjenester/får solgt flere greier/rett og slett når flere med det man vil melde.

Overvåkning er annerledes. Det er automatisk, upersonlig (men man kan selvfølgelig svare personlig) og litt mer businesslike. Det er kanskje lettere å selge inn til sjefen? Man kan kjøpe verktøy som følger med på den digitale samtalen og piper når det snakkes om (det man har definert som) relevante ting. Også kan man måle og det er det ikke bare sjefer som setter pris på.

Nå skal ikke jeg sitte her og si at det ene er bedre enn det andre. Poenget er vel heller at det er forskjellig og kan gi ulike gevinster. Som alltid er det derfor kanskje lurt å blande litt og finne ut hva som egner seg best for sin virksomhet. I BetaTrondheim for eksempel har vi størst fokus på å lytte:

What?

Vi i BetaTrondheim har i det siste sett på hvordan vi skal bruke Facebooksida til Trondheim kommune. Vi har gått litt tilbake til scratch, definert målgruppe og mål på ny, samt tenkt og diskutert hva vi skal legge ut og hvordan. Den nye strategien skal behandles av Kommunikasjonsdirektør i dag og vi skal legge ut mer om dette arbeidet seinere.

Men! Vi er jo ikke verdens smarteste folk! Og det burde vi ha innsett for lenge siden! Heldigvis er det fortsatt rom for innspill, spesielt på Hva:

Hva vil du at vi skal bruke Facebook til? Hvordan skal vi gjøre det? Hva gjør andre kommuner? Funker det?

Og nei, dette er ikke en ny diskusjon. Mye er allerede sagt for eksempel på kuttisme.no, av Utsira kommune, Kongsvinger kommune og sikkert mange flere enn mitt kjappe Google søk klarte å avdekke, men tida går og ting endrer seg. Facebook, Twitter, ja faktisk sosiale medier per se, endrer stadig karakter. De blir vanligere, kondisjonerte (eller iallfall eldre) og streitere. Folk blir mer vant til dem, og bruken endrer seg i takt med brukerne.

Derfor spør vi igjen: Hva vil du at vi (og andre kommuner) skal bruke Facebook til?

Vil du ha: ledige stillinger, aktuelle kunngjøringer, høringer, brøyting, åpne møter, referater fra Bystyret, valg, barnehageplasser, hull i gata mi, budsjett, ambulerende skjenkebevilling, yada yada yada eller hva?

Illustrasjon: What av judepics på Flickr // CC-BY-2.0

Opprette en Facebookside

Hvis en skal opprette en Facebookside bør en tenke gjennom, og gjennomføre følgende punkt:

En annen viktig begrunnelse for å være på facebook er at her har vi mulighet til å kommunisere med brukerne. Vi har også mulighet til å besvare spørsmål som antakeligvis flere enn spørsmålstilleren lurer på. Vi kan besvare kritikk og avklare myter eller faktafeil.

Vi skulle ikke legge ut informasjon på facebook som ikke samtidig ble publisert på kommunens nettsted, men her har vi muligheten for at nyheten kommer fram på en mer effektiv måte. Det er flere som sjekker facebook hver dag, enn kommunens nettsted (jeg har ikke belegg for å mene dette, men det er neppe spesielt kontroversielt å tro det at det er slik).

Utfordringene når vi skulle lage ei egen facebookside var flere, og en av dem var en generell skepsis mot facebook. Dette gjaldt både dem allerede brukte facebook, og selvfølgelig flere av dem som aldri har vært på facebook. Bekymringene var reelle, og på grunn av dette gjorde nettredaksjonen en grundig jobb med retningslinjer på forhånd. Retningslinjene våre inneholdte grovt sett:

• Definere formålet med å være på facebook
• Definere målgruppene våre
• Roller, ansvar og krav til oppfølging av facebooksida
• Hvordan håndtere kritikk og negative kommentarer

Retningslinjene sendte vi ut til alle medarbeiderne slik at alle fikk mulighet til å uttale seg. Når vi var enige om retningslinjene fikk vi hjelp av kommunikasjonsenheten til å gjøre de siste finjusteringene av sida. Det siste vi gjorde før vi publiserte facebooksida, var å lage en plan for nyheter. For å sikre at vi hadde noe å melde på facebooksida laget vi oss en oversikt over to til tre nyheter per uke som kunne legges ut i de første ukene.

Nå er vi i gang! Sida er publisert og vi har skrevet 2 nyheter og fått 40 personer som ”følger oss” på facebook. Vi håper sida skal bli brukt til både ros, kritikk og oppklarende spørsmål. Vi har her muligheten til å gi svar på spørsmål som mange lurer på, uten at svaret må gis den enkelte på chat eller telefon.

Det foreløpig mest synlige resultatet på at vi har fått oss egen facebookside for Oppvekstkontoret er at It-ansvarlig går på rundgang rundt og lager facebook-profil til alle ansatte. Frykten for å gå glipp av noe er stor, så mange som tidligere var negativ til facebook har nå opprettet konto. Ironisk nok er det snart bare barnas representant som ikke er på facebook…

Vi har fått litt blandede reaksjoner. Enkelte mener at dette er sunn fornuft og ikke noe vi trenger å fortelle om i det vide og det brede, mens andre liker veldig godt at vi oppfordrer organisasjonen til å bruke de sosiale mediene, der det er hensiktsmessig.

Dette har også vært vårt fokus. Bruk sunn fornuft, tenk gjennom og vær oppmerksom på hva du gjør når du beveger deg ut i mer eller mindre ukjent terreng. Retnignslinjene vi ble enige om er som følger:

Ansattes bruk av sosiale medier

1. Vær bevisst på rollen din som ansatt i Trondheim kommune
2. Vær gjerne aktiv i faglige diskusjoner, vær åpen om hvor du jobber når det er relevant
3. Vurder nøye om du som privatperson skal ha kontakt med elever/brukere/pårørende eller leverandører i sosiale medier. Selv om du i utgangspunktet synes det er greit å skille mellom rollene, kan dette over tid føre til situasjoner som kan oppleves problematisk for begge parter
4. Ansatte har ytringsfrihet, men taushetsplikten gjelder også i de sosiale mediene
5. Presiser at du ikke ytrer deg på vegne av Trondheim kommune hvis det kan reises tvil om din rolle
6. Henvendelser direkte til Trondheim kommune skal besvares av administrator på de forskjellige kontoene
7. Husk at internett er permanent, det kan være vanskelig å slette det du har sagt

Kommunens offisielle kontoer

1. Vær til stede, delta i debatten. Husk at du alltid representerer kommunen.
   Enhetsleder er ansvarlig for driften av offisielle enhetskontoer, og Kommunikasjonsenheten skal ha beskjed om hva som opprettes.
   • Svar på spørsmål og kommentarer
   • Si takk for skryt
   • Svar også på nøytrale kommentarer (som er henvendt til kommunen)
   • Svar alltid på negative kommentarer, men vurder selv hvor lenge du vil at dialogen skal opprettholdes
2. Rett alltid opp faktafeil.
3. På generelle svar skriver du under med eget navn (kun fornavn).
4. Tilpass formen på svaret etter henvendelsens form og innhold.
   Saklig? Humoristisk? Formell? Vær forsiktig med ironi og sarkasme.
5. På spørsmål som krever saksbehandling må innsenderen gjøres oppmerksom på at det må sendes en formell henvendelse
6. Vær bevisst på skillet mellom administrativt og politisk nivå
   • Henvis kun til rådmannens innstilling i saker
   • Ikke gi dine egne vurderinger av saker som er til politisk behandling
7. Under krisesituasjoner der rådmannen har satt krisestab, skal all kommunikasjon gå via Kommunikasjonsenheten

Det vi lurer på nå, er hvordan andre har jobbet med å gjøre slike retningslinjer kjent i organisasjonen? Hvordan kan vi gjøre flest mulig oppmerksom på at de finnes, uten å presse de ned over hodet på dem? Hvordan kan vi få nyttige innspill til stadig oppdatering av retningslinjene? Hvordan gjør dere det?

(Bildet med CC-lisens er hentet fra Matt Hamm/flickr)

Vi har hatt noen intensive møter hvor vi har diskutert og formulert opp og ned i mente, og arbeidsgruppa  har nå kommet frem til et førsteutkast. Men vi er en stor kommune og trenger innspill fra mange. Derfor sender vi nå ut retningslinjene både her på bloggen i tillegg til internt i kommunen. Vi ønsker tilbakemelding fra fjern og nær.

Etter at vi har hatt retningslinjene ”offentlige” en stund vil vi sette oss ned med en litt større gruppe som representerer forskjellige deler av kommunen. Denne gruppa har vi stor tro på, så i tillegg til kommentarer fra andre regner vi med å ha retningslinjene klare i god tid før sommeren setter i gang for fullt.

Vi har delt retningslinjene opp i to. Den første delen tar for seg hvordan vi skal forholde oss på våre offisielle kontoer på de sosiale mediene (som for eksempel twitter.com/trondheim og facebook.com/trondheimkommune). Her er det viktig at vi deltar og skaper engasjement på kontoene våre.

Kommunens offisielle kontoer

1. Vær til stede, delta i debatten. Husk at du alltid representerer kommunen
2. Svar alltid ved faktafeil eller på spørsmål om kommunens tjenester og tilbud
3. Svar på positive kommentarer, si takk
4. Det er ikke nødvendig å svare på nøytrale kommentarer, men det er lov å gjøre det.
5. Forsøk også å svare på negative kommentarer
6. Tilpass svaret ut i fra avsender, form og innhold. Saklig? Humoristisk? Formell?
7. På generelle spørsmål svarer du som Trondheim kommune, uten navn/tittel
8. Ved svar på faglige spørsmål, bruk fullt navn og tittel (eks enhetsleder og enhet)
9. På spørsmål som krever saksbehandling/arkivering må innsenderen gjøres oppmerksom på at det må sendes en formell henvendelse.
10. Politiske henvendelser skal alltid henvises til politisk nivå

Dette ser vi på som en veiledning som skal lede oss på riktig vei, ikke tvinge oss inn i en enveiskjørt gate. Det vil alltid være rom for tolking og vurdering i hvert enkelt tilfelle.

I tillegg har vi sett på hvordan ansatte kan bruke sosiale medier til for eksempel faglige diskusjoner

Ansattes bruk av sosiale medier

1. Vær gjerne aktiv i faglige diskusjoner. I Trondheim kommune er vi Åpen, kompetent og modig.
2. Opptre på samme måte som du ville gjort ellers i hverdagen. Bruk sunn fornuft.
3. Vær bevisst på rollen din som ansatt i Trondheim kommune.
4. Vurder om du skal ha kontakt med elever/brukere/pårørende i sosiale medier som for eksempel Facebook eller MSN. I så fall, tenk på hvordan du opptrer.
5. Ansatte har ytringsfrihet, men taushetsplikten gjelder også i de sosiale mediene.
6. Vær åpen om hvor du jobber.
7. Presiser at du ytrer deg som privatperson og ikke på vegne av Trondheim kommune.
8. Henvendelser direkte til Trondheim kommune besvares av administratorer på de forskjellige kontoene.
9. Husk at Internett er permanent, det kan være vanskelig å slette det du har sagt.
10. Er du i tvil, send en e-post til kommunikasjonsenheten@trondheim.kommune.no.

Vi vurderer også å ta inn en retningslinje om at svarene må komme kjapt på de sosiale mediene. Det gir ingen hensikt å vente i en uke eller to før vi svarer. Da har personen som kom med spørsmålet glemt det for lenge siden

Hva syns dere? Hva kan gjøres bedre? Hva kan med fordel kuttes ut? For at retningslinjene skal bli best mulig trenger vi din hjelp, så vi håper dere legger igjen en kommentar under.

Kjør debatt!