Stikkordarkiv: evaluering

2011 – Året som gikk så fort

Illustrasjon: Ken skriver Hello med stjerneskudd

I don't know why you say goodbye, I say Hello!

 

Da er den den tida på året igjen: Recap! Og jøjemeg! Det har gått fort. Synes det er bare noen uker siden jeg skreiv dette innlegget om 2010. Typisk tegn på enten alderdom eller at man har det gøy. Satser på det siste. Uansett, fort i svingene eller ei, noe har vi da fått til i året som gikk.

Hva sa vi? Hva gjorde vi? Hvor skal vi?

Som de fleste andre hadde også vi store planer for fjoråret.

Hovedfokus var å etablere oss som et kompetansesenter for sosiale medier og web2.0-tjenester i kommunen. I tillegg skulle vi blant annet utforme anbefalinger for verktøy.

I 2011 skulle vi:

  • Etablere BetaTrondheim som et kompetansesenter for kommunikasjon- og samhandlingsløsninger i TK
  • Gjøre oss og våre tjenester kjent internt
  • Hjelpe de som spør
  • Fortsatt være synlige og viktige i fagmiljø eksternt
  • Gjennom god kvalitet og synlighet bidra til et enda bedre omdømme for TK.
  • Utarbeide en behovsavklaring for kommunikasjon/samhandling TK
  • Prioritere områder der vi ser størst potensial for effektiviseringsgevinster.
  • Komme med anbefalinger til kanaler og verktøy
  • Identifisere krav til organisasjonen for å lykkes
  • Initiere og støtte implementeringsprosjekter for nye verktøy

Vi har klart å etablere oss som et kompetansesenter, men vi har også fått avdekt at vi fortsatt har en jobb å gjøre med intern markedsføring. Vi er faktisk synligere eksternt enn internt. Det har vi forsøkt å ta tak i i år. På et kurs i Sosiale medier for viderekomne for kommunens ansatte med Henriette Hedløv fikk vi en a-ha-opplevelse da veldig mange ikke visste om oss. I etterkant har vi kontaktet flere av kursdeltagerne og tilbudt dem hjelp og støtte. Det skal vi fortsette med i 2012. Vi er også  i gang med kurs, og vil fortsette med arbeidet med retningslinjer og gartnervirksomhet. Det er viktig for oss å være tett på kommunens behov og utfordringer og vi ønsker å bidra med vår fagkompetanse på nye medier slik at tjenesteyterne kan konsentrere seg om sine fag.

Bjørnar på Kvalitet 2011

Bjørnar poserer for fotografen under Kvalitet 2011. Legg merke til rollup-en!

2011 var et bra år for oss eksternt. Vi har vært så heldige å få presentere oss og vårt arbeid på konferanserog samlinger rundt omkring i landet. Noen høydepunkter var:

Spesielt Kvalitet 2011 var en høydare for oss, og vi satte veldig pris på alle positive tilbakemeldinger! Har du en mikrosoftsertifisert datamaskin kan du oppleve foredraget i sin helhet på nett (jeg får det ikke til å funke).

Vi håper på flere konferanser og samlinger i år. Har du lyst på et besøk fra oss så er det bare å ta kontakt så ser vi hva vi får til. I tillegg til å presentere presentasjoner har vi vært aktive på twitter, vi har blogget og delt og vi har kommentert på andre blogger. Det skal vi også fortsette med.

Når det gjelder anbefalinger av verktøy så blei terrenget annerledes enn kartet. Vi fikk signaler fra ledelsen på at dette ikke var noe vi skulle gjennomføre. I stedet skulle vurderingene gjøres på samme lest som for andre IT-verktøy i kommunen. Det er tross alt ikke noe superspesielt med SoMe-verktøy kontra andre vanlige IT-verktøy. Vår rolle her skulle være mer en sparringspartner/ekspert. I prinsippet høres dette fornuftig ut, men vi var bekymret for at dette ville kunne bety at slike anbefalinger blei prioritert ned. Det mener vi dessverre har skjedd. I Snøen som falt i fjor satte vi også frem følgende krav for å få til gode anbefalinger:

  • Alle systemer skal ha en eier, en adminstrator og supportressurser
  • Driftssituasjon for egeninstallerte verktøy må avklares. Krever administrator og systemadministratorer
  • Allokerte ressurser i gruppa. Folk må jobbe i BetaTrondheim. Som hovedregel minst 30-50%.
  • Vi må ha/innhente kompetanse på behovsavklaringer og kost- nyttevurderinger.

Her har vi delvis fått avklart eierskap, drift og administrasjon for de viktigste verktøyene, men for eksempel Yammer er fortsatt en utfordring. Kanskje 2012 blir Yammeråret? Når det gjelder allokerte ressurser har vi mistet 50% av ressursene i gruppa og har i 2012 i realiteten vært tre personer i BetaTrondheim. Da med stillingsandeler på pluss minus 50%. Det er fremdeles bra, men en slik halvering av manntall har selvfølgelig fått konsekvenser.

Kost/nytte? Vel, vi har fortsatt ikke kjempekompetanse på det i gruppa, men vi er litt enige med Erik Eskedal: Fuck ROI i Sosiale Medier

En liten ting som dukka opp underveis…

I vår tok tre av oss (vi var da fremdeles cirka 4 i gruppa) et fag på NTNU som resulterte i en prosjektoppgave. Faget og ikke minst oppgaven Støy, fjas og faglig småprat har hatt stor innvirkning på arbeidet vårt. Gjennom faglig påfyll og gode diskusjoner kom vi frem til følgende påstand:

  • Det som foregår i de sosiale mediene er småprat.

Vi har i 2011 koblet vår forståelse av sosiale medier som relasjonsplattformer sammen med teori om nettverk og organisasjonsutvikling.

Det handler om kommunikasjon, samhandling og samarbeid. Sosiale medier er kanaler for småprat og småpraten kan bidra til nye/forsterkede relasjoner og bindinger mellom mennesker. 

Oppgaven blei veldig bra (Jepp, vi fikk A! Hurra for oss!) og vi har på bakgrunn av den blitt invitert til å være bidragsytere til ei ny bok om sosiale medier fra Kommuneforlaget som skal komme i år (tror jeg). Arbeidstittel på boka er Sosiale medier fra innsiden og ut. Dette gleder vi oss veldig til!

…og ellers?

Mye jobbing med forankring også i 2011. Vi sliter fortsatt litt med forståelse for arbeidet vårt hos den øverste ledelsen. Dette er vårt ansvar og noe vi må få til i det kommende året. Heldigvis har vi god støtte hos våre nærmeste sjefer. Styringsgruppa har også vært diffus og vanskelig å få på banen. Det er vanskelig å få klemt inn utvikling, nye medier og retningslinjer for Facebookbruk i allerede overfylte kalendere. Det forstår vi, men selvfølgelig synes vi det er kjipt. Det hjelper heldigvis å stå på og ikke gi seg og mot slutten av året fikk vi endelig godkjent revidert mandat. Nå gjenstår bare signering som etter planen skal skje på torsdag. Vi kommer til å prøve oss på en kvartalsinndeling av året, med fire styringsgruppemøter (pluss ved behov). Det er ikke rom i kalenderne til flere, men jeg har tro på at dette kan være en modell som fungerer.

Vi er fortsatt kun to og en halv, tre stykker i gruppa, men vi håper de som blei tatt ut for å jobbe i andre prosjekter kommer tilbake iallfall delvis, i løpet av året. I tillegg har vi funnet oss nye venner rundt omkring i kommunen og vil forsøke å få til et enda bedre samarbeid med dem i år.

Med den nye kvartalsinndelinga (vi har til nå jobbet måned for måned) vil vi prøve å fokusere på enkeltområder og spre det utover året.  I Q1 har vi for eksempel lagt opp til:

  • SoMe: info kurs og guidelines (+ROS-analyser)
  • Barnehager og helsestasjoner på facebook
  • Barnehageblogg
  • IT-sjefen oppfølging
  • Kommunikasjonsdirektøren blogger
  • Småpussing av betatrondheimbloggen
  • Evaluering av Prezi
  • Budsjett

Vi er ikke ferdige med planlegginga, men det ser ut som barnehager og helsevirksomheter i sosiale medier blir et satsningsområde i år (pluss kultur som allerede er godt i gang). Vi håper å starte opp i Q1 så får vi se hordan det utvikler seg utover året.

I tillegg til barnehager og  helse er det flere og flere virksomhetsområder som vil ut til folket (en av de siste er Trondheim Bydrift på Facebook) og her vil vi forsøke å bistå med retningslinjer, hjelp og støtte. Vi skal også i gang med kurs i sosiale medier i år. De fire første er fulltegna, så dette blir spennende.

Vi har en bloggplattform som skal videreutvikles. Kommunikasjonsenheten har overatt eierskapet, men vi jobber tett sammen for å lykkes med kommunal blogging. Kommunaldirektører og Rådmann har blogget alt for lite i 2011. Her må det skjerpings til. It-sjefen er i gang og Kommunikasjonsdirektøren er på trappene. Vi planlegger også en fellesblogg for hele kommunen. Blir spennende hva som skjer her.

Vi trenger å få en avklaring rundt mikroblogg i kommunen. Hvem eier? Hvem betaler? Dette håper vi å få til i år. Vi har også et nettsamfunn som ligger rimelig brakk. Skal vi puste liv i det eller kvele det?

Kommunikasjonsenheten er i gang med nytt intranett. Her vil vi være en naturlig part. IT har utfordringer rundt samhandling med flere leverandører. Kan vi hjelpe med våre nye medier?

Og det vil nok dukke opp andre ting også…

Hva ser vi i krystallkula?

Begynner sosiale medier å bli litt kjedelig? Nå er jo alle der! Når kommer web3.0? Er vi fortsatt på Facebook i 2013? Hva vil skje med Google+? Blir 2012 året da vi slutter å snakke om sosiale medier og heller finner frem det «gamle» begrepet nye medier?

Vi veit ikke. Vi får se. Vi gleder oss iallfall til fremtiden!

Illustrasjon: Hello! av Major Clanger (Flickr) // CC BY-NC-SA 2.0

Snøen som falt i fjor

Hva gjorde vi egentlig i fjor? Og hva skal vi gjøre fremover? Vi jobber i disse dager med evaluering av fjoråret samt mål og planer for 2011. I organisasjonen er det nå en god del som har hørt om BetaTrondheim og har en viss peiling på hva vi driver med. Dette skaper en del forventninger til oss om å levere resultater. I et møte med Kommunaldirektør blei det presisert at vi må levere for å forsvare vår eksistens. Ingen resultater, ingen BetaTrondheim. Det er bra! det er jo derfor vi holder på med dette arbeidet. Vi ønsker jo nettopp å levere resultater som bidrar til bedre samhandling og kommunikasjon i kommunen.

Illustrasjon: Rendered Useless - Last Year

Illustrasjon: Rendered Useless - Last Year

Og jada. Vi har hørt dem. Korridorterroristene som med sine små stikk og skarpe tunger har mumlet mellom møtene: BetaTrondheim? De gjør jo ingenting.

Joda, det gjør vi:)

Vi skal i nærmeste fremtid legge frem mål for 2011 for styringsgruppa. I den forbindelse har vi også laget en liten oversikt over hva vi gjorde i fjor. Whithout further due, her er den:

Forankring

Vi har i 2010 vært gjennom en stor omstrukturering av hvordan vi skal jobbe og organisere oss.  Dette har kostet tid og krefter, men har vært helt nødvendig for at vi skulle kunne fortsette å eksistere som satsningsområde i TK. Arbeidet med mandat, organisering av gruppa og allokering av ressurser har vært spesielt krevende. Vi har vært veldig klare på at det arbeidet vi gjør i BetaTrondheim må forankres både høyt oppe og veldig vidt i organisasjonen. Derfor har vi:

  • Utarbeidet prosjektmandat for TK2.0
  • Endret prosjektet TK2.0 til gruppa BetaTrondheim som er en fast konstellasjon.
  • Tilpasset mandat til gruppe
  • Definert ressurser
  • Definert gruppa og hva den skal jobbe med
  • Etablert styringsgruppe og gruppeeier

Rammer for testing og utprøving

For at vi skal kunne utføre testing, utprøving og idriftssetting har vi lenge sett et stort behov for stabile driftsrammer og nært samarbeid/kontakt med utviklermiljø. Medlemmene i BetaTrondheim har i stor grad kommunikasjonsfaglig bakgrunn, og vi har manglet teknisk kompetanse i gruppa. Siden IT-tjenesten i kommunen har outsourcet drift av IT-tjenester har vi heller ikke hatt et internt fagmiljø å kaste ball med. Dette har resultert i at utvikling av verktøy som Elgg, Mantis etc har stått og falt på veldig få enkeltpersoner uten formell kompetanse på koding og knoting. Vi har fått til mye, men med økende forventninger i organisasjonen til at ting skal bare funke og se helt smashing ut og vi vil gjerne ha en knapp til arkivsystemet ser vi at vi må bruke mer ressurser på dette.  Drift- og utviklingsmiljø har derfor vært et viktig punkt å få avklart i 2010. Vi er ikke helt i mål, men vi har:

  • Etablert drifts- og testmiljø hos leverandør
  • Flyttet Mantis og Elgg til nytt miljø
  • Startet på prosessavklaringsjobb for samarbeid med ny leverandør/partner
  • Planlagt oppgradering/utvikling av Elgg med tanke på utrulling

Verktøy

BetaTrondheim skal blant mye annet være et lettbent utprøvingsmiljø. Med det menes at vi skal prøve ut nye kanaler og verktøy ikke bare med tanke på hvilke behov de kan løse, men også for å få en forståelse av hva de er. Det å gå ut og se på hva som finnes, følge med på utviklingen, prøve og ikke være redde for å feile er en forutsetning for å kunne se nye måter å gjøre ting på. Tidlige erfaringer er viktige som grunnlag for senere, mer konkrete behovsanalyser og tekniske vurderinger. Derfor har vi i også i  2010 sett på en rekke verktøy. Blant annet har vi sett på:

  • Status.net
  • Zoho
  • Google Docs
  • Google Wave
  • Teamlab
  • Teambox
  • Open Project
  • Yammer
  • WordPress
  • Wikispaces
  • Shareflow
  • Elgg

Blogg som verktøy for organisasjonen

Når det gjelder konkrete leveranser til organisasjonen så har 2010 i stor grad vært Bloggåret. Vi har jobbet mye med målgruppe for www.betatrondheim.com, og innført en bloggturnus blant medlemmene i gruppa. Det siste har vi gjort for at det ikke bare skal bli noen få som legger ut innlegg, for å få med innlegg som ikke bare handler om tekniske ting og for å få tettere oppdateringer. Vi har forsøkt oss med en ukesturnus, der hvert medlem i gruppa har hatt ansvar for hver sin uke. I tillegg har vi oppfordret andre i organisasjonen til å dele av sin hverdag og sine erfaringer. Dette har vært krevende, terskelen for å blogge er absolutt til stede, men vi ser bedring og vil fortsette med turnusen. Håpet er at vi skal bli enda flinkere til å blogge, ofte og godt. Vi har også klart å åpne øynene for blogg som kanal høyt oppe på kommunaldirektør- og rådmannsnivå i kommunen. Kommunikasjonsenheten har her spilt en nøkkelrolle.

I 2010 har vi:

  • Hatt stor fokus på blogg som kanal
  • Tatt en gjennomgang av og relansert BetaTrondheim.com
    • Etablert bloggturnus
    • Definert målgruppe
    • Utviklet en designmal for BetaTrondheim som kan gjenbrukes på andre TK-blogger
  • Etablert nye blogger som:
    • Raadmann (NY)
    • Kultur og næring (NY)
    • Oppvekst og utdanning (NY)
  • Etablert plattform og apparat for enkel utrulling av nye blogger etter behov i TK

Presentasjoner

Å komme seg ut av kontoret og møte folk er både viktig og morsomt. Vi har selvfølgelig veldig lyst til å fortelle om hva vi driver med og høste erfaringer fra andre. Derfor setter vi stor pris på å få lov å presentere oss for andre. Som tidligere år har vi også i 2010 holdt flere presentasjoner. Vi har for eksempel vært så heldige å bli invitert både til Norsk arkivråds konferanse i Trondheim og NTNU. I tillegg har vi blant annet holdt interne presentasjoner for Oppvekstkontoret og Miljøenheten.

Så hva med 2011? Hva vil vi gjøre i år?

Wait till next year

Illustrasjon: Wait till next year

Gjennomgangen av fjoråret viser noe av spennet og utfordringene vi har stått over for. Spesielt har forankringsbiten vært krevende. Hva så med 2011? Her er vi ikke helt i boks. Vi jobber med mål i disse dager og skal ha ting mest mulig klart til styringsgruppemøte i starten av februar. Men, vi har tenkt litt og her er status per dags dato:

BetaTrondheim skal være et kompetansesenter for kommunikasjons- og samhandlingsløsninger for organisasjonen med spesiell fokus på sosiale medier og web2.0.

De som driver med tjenesteyting mot innbyggerne har bedre ting å drive med enn å prøve og feile og leite etter gode verktøy og smarte måter å kommunisere/samhandle på. Her vil vi bistå. Vi ønsker også å være aktive i fagmiljøene. Det er viktig for oss å synliggjøre den jobben vi gjør, pluss at vi ønsker å dele våre erfaringer og høste av andres.

I 2011 skal vi:

  • Etablere BetaTrondheim som et kompetansesenter for kommunikasjon- og samhandlingsløsninger i TK
  • Gjøre oss og våre tjenester kjent internt
  • Hjelpe de som spør
  • Fortsatt være synlige og viktige i fagmiljø eksternt
  • Gjennom god kvalitet og synlighet bidra til et enda bedre omdømme for TK.
  • Utarbeide en behovsavklaring for kommunikasjon/samhandling TK
  • Prioritere områder der vi ser størst potensial for effektiviseringsgevinster.
  • Komme med anbefalinger til kanaler og verktøy
  • Identifisere krav til organisasjonen for å lykkes
  • Initiere og støtte implementeringsprosjekter for nye verktøy

Hva skal anbefalingene inneholde?

  • Begrunnelse for valg av kanal
  • Begrunnelse for valg av verktøy
  • Risikoanalyse
    • Tekniske krav
    • Opplæring og retningslinjer
  • Kost/nytte
    • Hva det erstatter
    • Hva vi sparer
    • Gevinster
  • Prinsipper for utrulling
    • Hva, hvem hvordan

Skal vi lykkes med dette har vi noen forutsetninger:

  • Alle systemer skal ha en eier, en adminstrator og supportressurser
  • Driftssituasjon for egeninstallerte verktøy må avklares. Krever administrator og systemadministratorer
  • Allokerte ressurser i gruppa. Folk må jobbe i BetaTrondheim. Som hovedregel minst 30-50%.
  • Vi må ha/innhente kompetanse på behovsavklaringer og kost- nyttevurderinger.

Så, der er vi i dag. Ukene fremover blir spennende og viktige. Vi må få på plass mål og ressurser, samt fortsette å levere resultater. Hvis ikke blir vi lagt ned. Enkelt og greit.

Illustrasjoner: Kevin Dooley Rendered UselessCC-lisens (CC BY 2.0), delusionalcubsfan Wait till next year*CC-lisens (CC BY 2.0)