Illustrasjon Social Media Strategy

Prosjektet Tk2.0 har nå blitt til gruppa BetaTrondheim og vi har endelig mandatet vårt klart. Kanskje det er noen andre der ute som trenger innspill til mandat for sosiale medier-jobbing, så vi publiserer derfor her utdrag fra mandatet. Vi ønsker selvfølgelig også innspill på mandatet, slik at vi kan kontinuerlig forbedre det, holde det oppdatert og legge grunnlaget for at det skal kunne brukes som en rettesnor i det daglige arbeidet.

Bakgrunn/utfordringer og hensikt med opprettelsen av gruppa:

Bakgrunn

Web2.0-teknologi og sosiale medier er begreper som i større og større grad preger hverdagen vår. Begrepene betegner den nye generasjonen sosiale nettjenester som har blomstret opp de siste årene. Grunntanken går ut på å ta i bruk kollektiv intelligens, i den forstanden at vi som nettbrukere jobber sammen eller innenfor samme rammer fremfor løsrevet på egen hånd. Her inngår alt fra blogger til wikier og sosiale nettverkstjenester derunder nettsamfunn og mikroblogg.

Trondheim kommunes verdier er åpen, modig og kompetent. Bruk av web2.0-teknologi og sosiale medier for kommunikasjon og samhandling støtter alle disse verdiene. Hele grunntanken med sosiale medier er åpenhet og deling. Det er et nytt område under utvikling og som kan føre til store endringer for den enkelte ansatte og organisasjonen som helhet, det er derfor modig å ta dette i bruk. Teknologien legger også opp til kompetansedeling og dermed kompetanseheving.

I ledergruppas prioriterte satsinger for høsten 2010 listes samhandling opp som ett av tre satsingsområder fremover: ”En av kommuneplanens viktige hovedgrep er samhandling. Samhandling skal komme til uttrykk både gjennom godt samarbeid internt i kommunen, og sammen med eksterne aktører som for eksempel frivillige. Samhandlingsarbeid vil derfor prege oss i lang tid framover.”

Fra Kommunikasjonsstrategien:

Gjennom god intern kommunikasjon skal Trondheim kommune aktivisere og motivere egne ansatte til å delta i utviklingen av kommunens tjenester, være serviceinnstilte tjenesteytere og gode informatører om kommunens virksomhet.

Kommunen tar vare på og utvikler medarbeidernes kompetanse, lederne motiverer og bygger opp lagånden. Deling av kunnskap gir mer effektive løsninger, forebygger dobbeltarbeid og øker tverrfaglig forståelse og involvering.

Kommunikasjonsprinsippet: Kommunens organisasjon er avhengig av kommunikasjon og samhandling på mange plan for å utvikle sine tjenester

Fra IT-strategien:

Visjon: Trondheim kommune skal være ledende og en aktiv pådriver innenfor utvalgte strategiske områder når det gjelder utnyttelse av informasjonsteknologi. IT-strategien skal bidra til at kommunens visjon, mål og overordnede retningslinjer kan realiseres.

En av kommunens største utfordringer blir IT-kompetanse: har våre ansatte den kompetansen vi trenger for å bruke nye IT-verktøy?

Fra eKommuneplanen:

Visjon for eKommunen: Norske kommuner og fylkeskommuner skal være blant de fremste i verden på elektronisk innbyggerdialog, digitale tjenester og effektiv e-forvaltning
I dag bruker Trondheim kommune flere sosiale medier. Vi har en offisiell tilstedeværelse på viktige kanaler som Facebook og Twitter. Bloggen BetaTrondheim, eDialog og Byarkivet på Flickr er andre gode eksempler på at Trondheim tar de nye medier på alvor. Mange ser til Trondheim og spesielt arbeidet rundt BetaTrondheim-bloggen har blitt lagt merke til og referert i alt fra forskningsrapporter til foredrag på konferanser og på andre kommuners betablogger. Sosiale medier er i dag i første rekke brukt eksternt mot innbyggere og næringsliv, men med BetaTrondheim-bloggen har vi også en faglig delingskanal.

Utfordringer

Både innbyggere og ansatte forventer at kommunen legger til rette for bruk av nye kommunikasjons- og samarbeidsløsninger av typen sosiale media – både internt og eksternt.

Hovedutfordring 1: Hvordan skal vi videreutvikle vår kommunikasjon med innbyggere og næringsliv ved bruk av sosiale medier?

Utviklingen skjer ekstremt fort innen dette feltet. Det at vi har en tilstedeværelse på Facebook m.m, betyr ikke at vi kan lene oss tilbake og slappe av.

Det er krevende å følge med på utviklingen innen dette fagområdet og enda mer krevende å ligge i forkant av utviklingen.

Hovedutfordring 2: Hvordan kan vi ta i bruk sosiale medier for å kommunisere og samarbeide bedre internt i Tk?

I Trondheim kommune ser vi i dag et økende behov for kommunikasjon og deling også internt i kommunen, på tvers av enhetene.

• Det er store krav til samarbeid for å levere gode tjenester til innbyggere og næringsliv.
• Kommunens enheter jobber i dag i stor grad i siloer. De enkelte enheter kjenner lite til andre enheters måter å jobbe på. En får sjelden mulighet til å få innsikt i andres ideer.
• I dag bruker de ansatte mye tid på å lete etter informasjon.

Hensikt

Det opprettes en gruppe bestående av medlemmer fra Kommunikasjonsenheten og IT-tjenesten, kalt BetaTrondheim. Gruppa forankres i en styringsgruppe bestående av kommunaldirektør for Organisasjon, Kommunikasjonsdirektør, IT-sjef og rådgiver for IT og strategi i rådmannens fagstab. Tjenesteområder i Tk skal være representert i ei referansegruppe. Fagressurser og early adopters innen fagfeltet inngår også i en dynamisk referansegruppe. Gruppa skal jobbe med de to hovedutfordringene over.

Gruppa skal være et kompetansesenter/utviklingssenter som ligger i forkant og holder oversikt over trender/følger utviklingen tett på web2.0 (3.0?)-feltet, innehar kompetanse og blir eksperter innenfor fagområdet.

Gruppa skal ta tak i relevante punkter i Kommunikasjonsstrategi og IT-strategi og sammen med blant andre Kommunikasjonsdirektør og IT-sjef/ rådgiver for IT og strategi i rådmannens fagstab vurdere hvordan disse skal løses videre.

Med denne satsingen har Trondheim kommune mulighet til å være i forkant av utviklingen, se trendene før de slår inn og være forberedt på fremtiden. Vi har allerede etablert et tverrfaglig miljø og er klare for å hjelpe kommunen inn i det nye.

Gruppas hovedmål:

Kontinuerlig å videreutvikle vår kommunikasjon og samhandling med innbyggere, næringsliv og ansatte imellom, gjennom bruk av sosiale medier. Fortsette å være ledende innen fagområdet.

Gruppas delmål:

Gruppa skal:

• definere målgrupper (personas) og prosesser som skal understøttes
• vise effektene ved nye felles kommunikasjons- og samarbeidsløsninger av type sosiale medier, både potensialer og effektiviseringsgevinster men også utfordringer.
• gi anbefalinger til hvordan innføring av nye kommunikasjons- og samhandlingsløsninger kan gjøres.
• gi anbefalinger til hvordan Tk best mulig kan fortsette å arbeide kontinuerlig på dette området.
• være en ressurs for organisasjon i bruk av sosiale medier og web2.0-tjenester
• ha ansvaret for BetaTrondheims blogg og twitterkonto
• bruke kompetansen på hva som finnes av teknologier og muligheter og sette sammen med behov fra forskjellige deler av organisasjonen.
• initiere prosjekter innen fagområdet
• koordinere initiativ/prosjekter innen fagområdet

Avgrensing:

Gruppa skal i hovedsak ikke innføre og drifte kommunikasjon- og samhandlingsløsningene. Disse skal eies og driftes der de naturlig hører hjemme i organisasjonen.

Ansvar for organisasjonens bruk av eksisterende løsninger for kommunikasjon og samhandling, f.eks Facebook og Twitterkonto, skal fortsatt ligge under respektive fagområde, men BetaTrondheim vil være en ressurs og samtalepartner for disse.

Organisering og ansvarsfordeling:

Gruppa opererer som en smeltedigel i skjæringspunktet mellom IT, Kommunikasjon og organisasjon.

Arbeidsgruppa er tenkt som en overbygning mellom to av de enhetene som naturlig vil stå midt i den stormen nye medier skaper for organisasjonen. Arbeidsgruppa vil også spille på andre sentrale ressurser i kommunen som Trondheim byarkiv, Rådmannens fagstab og Personaltjenesten.

Arbeidsgruppas tverrfaglige sammensetning er viktig fordi det ikke bare er teknologien som er utfordringen, men derimot de organisasjonsmessige konsekvensene og nye forventningene til kommunikasjon som teknologien legger til rette for.

Gruppa organiseres med en styringsgruppe, en arbeidsgruppe, informasjonsansvarlig og en referansegruppe.

Styringsgruppa er oppdragsgiver og representerer eieren av gruppa, og har det totale ansvar for gruppa. Styringsgruppa skal:

• Fastsette mål for gruppa
• Beslutte vedr. planer (milepæler, tider, ressurser)
• Foreta overordnede prioriteringer mht innsatser og resultater
• Regelmessig følge opp virksomheten, tilpasse planene/milepæler/delresultater
• Beslutte vedrørende alle avvik/endringer (når oppgaver/prosjekter er utenfor toleransegrensene mht: mål/resultater, tider ressursinnsatser, kostnader).

Gruppeleders oppgaver:

• Forestår den direkte faglige og tekniske ledelse og oppfølging av arbeidet i samsvar med de oppsatte mål og planer:

• • Sikre effektiv ressursutnyttelse
  • Koordinering mellom arbeidsgrupper
  • Vurdere framdrift og resultater

• Rapporterer til styringsgruppa – herunder forberede og gi anbefalinger i saker som skal opp til beslutning i styringsgruppa.
• Administrative oppgaver (kalle inn til møter, skrive møtereferater)

Arbeidsgruppa har aktivitetsansvar og utfører alle produksjonsrettede aktiviteter. Her vurderes og rapporteres framdrift i samarbeid med gruppeleder.

Referansegruppa er faglig høringsinstans/rådgivende organ overfor arbeidsgruppa. Referansegruppa har kun rådgivende og ikke besluttende myndighet.

Informasjons- og kommunikasjonsansvarlig skal ha ansvar for at det utarbeides en kommunikasjonsplan og at denne følges.

Brukerforum for de enkelte løsningene vil opprettes for å gi arbeidsgruppa faglige tilbakemeldinger.

Prinsipper for planlegging, oppfølging og statusrapportering:

Følgende rutiner etableres:

• Gruppa har interne oppfølgingsmøter hver uke. Status diskuteres på hvert møte.
• I gruppa ”BetaTrondheim” i nettsamfunnet  ligger alle statusmøter, rapporter etc.
• Aktivitetsplan i gruppa i nettsamfunnet gir oversikt over hver enkelt sine arbeidsoppgaver
• I tillegg har gruppa egen mappe på U:\211000\6. Prosjekt88 Prosjekt TK 2.0\ Der alle medlemmer har tilgang. Her vil mandatet lagres.
• Statusrapport leveres styringsgruppe minimum 2 dager før hvert styringsgruppemøte, med overordnet vurdering av status, forklaring til eventuelle avvik og spesielle risikofaktorer.
• Gruppa skal kontinuerlig lage skriftlige anbefalinger til styringsgruppa. Disse arkiveres i arkivsystemet.
• Erfaringer man gjør seg i arbeidet skal tilgjengeliggjøres og deles i organisasjonen.
• Gruppas internettsider, twitterkonto og bloggen BetaTrondheim vil bli brukt til informasjon og kommunikasjon.
• For forslag til krav til løsninger vil arbeidsgruppa vurdere å ta i bruk Volere-metodikken
• Gruppa vil etterstrebe bruk av åpen kildekode løsninger der det er mulig. Jf. IT-strategi Kap4, delmål 3:Ved kjøp av nye IT-systemer skal det stilles krav om at systemene er basert på godkjente standarder. I den utstrekning det er mulig skal Trondheim kommune prioritere åpne kildekoder ved valg av nye IT-løsninger.

Risikoanalyse:

Status risiko:

(S=Sannsynlighet, K=Konsekvens, fylles ut med St=Stor, M=Middels, L=Liten)

Sammenhengen til andre oppgaver/områder:

Utvikling av nytt intranett, Integrasjon- og sikkerhetstjenester, anbud på IKT- driftstjenester, intern kommunikasjon, IT-strategi, prosjektarbeid, kommunikasjonsstrategi.

(Illustrasjon: Bilde av Mark Smiciklas // CC-lisens)

Problemet har imidlertid vært at storparten av brukerne som er inne er lite aktive. Det kan være mange grunner til det, men en åpenbar årsak er at et fåtall av de som har vært inne fra starten tilhører gruppa en gjerne kaller early adopters.

Hvorfor ønsker vi early adopters? Som sagt: Vi har allerede en ok brukermasse inne i nettsamfunnet, men mange av disse ser altså ut til å velge  å «sitte på gjerdet». Disse er selvfølgelig også velkomne, men vi er i en fase der vi er avhengige av en del del aktive brukere som melder feil, kommer med forbedringsønsker og som også kan være med å utvikle bruken av nettsamfunnet.

Vi har derfor gått ut med en «utlysning» i organisasjonen der vi søkte etter betatestere.

Intern utlysing etter betatestere

Vi la i utlysningen vekt på å nå grupper som allerede vet hva dette dreier seg om og som har erfaring med og en genuin interesse for web2.0.  Responsen har vært god og vi skal nå innlemme 20 ivrige betatestere i nettsamfunnet. De som har meldt seg kommer fra alle deler av organisasjonen og er nesten uten unntak folk som vi fra IT-tjenesten ikke møter på andre arenaer.  Dette blir med andre ord spennende nye bekjentskaper og vi ser frem til å utvide web2.0 nettverket og interessen i Trondheim kommune!