Vi har inngått et samarbeid med eDialog 24, en bedrift som er internasjonalt bransjeledende i utvikling av IM-løsninger (instant messaging) og WEB-collaboration (nettsamarbeid) for bedrifter og virksomheter. Vi har valgt å tilpasse oss teknologien, med noen få endringer som er riktig for vår kommune.

I starten hadde vi mange produktive møter, og fant snart løsninger som passet for vår kommune. Vi hadde stort fokus på interne rutiner og kundeløfter, før vi åpnet nettpraten for publikum. Nettpraten er under stadig utvikling og vi samarbeider tett med eDialog 24. Akkurat nå er vi i innspurten av å få på plass integrasjonen mot ESA, vårt post og saksbehandlingssystem.

Det er flere enheter i kommunen som i dag tilbyr nettprat som en av flere kommunikasjonskanaler, både ut til publikum og internt. Vi har fått med oss Kontortjenesten, Oppvekstkontoret, Trondheim byarkiv, Kommunikasjonsenheten og noen fra Rådmannens fagstab. På trappene står Regnskapstjenesten og Trondheim bydrift. Vi kjøper kurs fra eDialog 24, samtidig som vi har kunnskapsdeling på tvers av enhetene i form av nettverksmøter. I tillegg får vi en unik mulighet til å enkelt og trygt gi faktainformasjon, enten med lenker til våre websider, eller med filoverføring.

Mange av oss bruker den interne chatten hver dag til å sende lynmeldinger til hverandre, noe som er den mest brukte modulen i eDialog24 sitt system. Denne måten å bruke chatten på har bidratt til relasjonsbygging på tvers av fagområder, noe jeg mener er viktig for både arbeidsmiljø og effektivitet i hverdagen. Vi har rett og slett fått en mulighet for raskere avklaringer. Akkurat nå jobber vi med å få vårt eget kontaktpunkt direkte på vår egen facebookside.

Mitt ønske er at service skal sitte i ryggmargen til ansatte i alle avgjørelser, og nettpraten er en glimrende måte å imøtekomme publikums krav om åpne kommunikasjonskanaler.

I Trondheim kommune er vi åpne, kompetente og modige!

Vi har hatt noen intensive møter hvor vi har diskutert og formulert opp og ned i mente, og arbeidsgruppa  har nå kommet frem til et førsteutkast. Men vi er en stor kommune og trenger innspill fra mange. Derfor sender vi nå ut retningslinjene både her på bloggen i tillegg til internt i kommunen. Vi ønsker tilbakemelding fra fjern og nær.

Etter at vi har hatt retningslinjene ”offentlige” en stund vil vi sette oss ned med en litt større gruppe som representerer forskjellige deler av kommunen. Denne gruppa har vi stor tro på, så i tillegg til kommentarer fra andre regner vi med å ha retningslinjene klare i god tid før sommeren setter i gang for fullt.

Vi har delt retningslinjene opp i to. Den første delen tar for seg hvordan vi skal forholde oss på våre offisielle kontoer på de sosiale mediene (som for eksempel twitter.com/trondheim og facebook.com/trondheimkommune). Her er det viktig at vi deltar og skaper engasjement på kontoene våre.

Kommunens offisielle kontoer

1. Vær til stede, delta i debatten. Husk at du alltid representerer kommunen
2. Svar alltid ved faktafeil eller på spørsmål om kommunens tjenester og tilbud
3. Svar på positive kommentarer, si takk
4. Det er ikke nødvendig å svare på nøytrale kommentarer, men det er lov å gjøre det.
5. Forsøk også å svare på negative kommentarer
6. Tilpass svaret ut i fra avsender, form og innhold. Saklig? Humoristisk? Formell?
7. På generelle spørsmål svarer du som Trondheim kommune, uten navn/tittel
8. Ved svar på faglige spørsmål, bruk fullt navn og tittel (eks enhetsleder og enhet)
9. På spørsmål som krever saksbehandling/arkivering må innsenderen gjøres oppmerksom på at det må sendes en formell henvendelse.
10. Politiske henvendelser skal alltid henvises til politisk nivå

Dette ser vi på som en veiledning som skal lede oss på riktig vei, ikke tvinge oss inn i en enveiskjørt gate. Det vil alltid være rom for tolking og vurdering i hvert enkelt tilfelle.

I tillegg har vi sett på hvordan ansatte kan bruke sosiale medier til for eksempel faglige diskusjoner

Ansattes bruk av sosiale medier

1. Vær gjerne aktiv i faglige diskusjoner. I Trondheim kommune er vi Åpen, kompetent og modig.
2. Opptre på samme måte som du ville gjort ellers i hverdagen. Bruk sunn fornuft.
3. Vær bevisst på rollen din som ansatt i Trondheim kommune.
4. Vurder om du skal ha kontakt med elever/brukere/pårørende i sosiale medier som for eksempel Facebook eller MSN. I så fall, tenk på hvordan du opptrer.
5. Ansatte har ytringsfrihet, men taushetsplikten gjelder også i de sosiale mediene.
6. Vær åpen om hvor du jobber.
7. Presiser at du ytrer deg som privatperson og ikke på vegne av Trondheim kommune.
8. Henvendelser direkte til Trondheim kommune besvares av administratorer på de forskjellige kontoene.
9. Husk at Internett er permanent, det kan være vanskelig å slette det du har sagt.
10. Er du i tvil, send en e-post til kommunikasjonsenheten@trondheim.kommune.no.

Vi vurderer også å ta inn en retningslinje om at svarene må komme kjapt på de sosiale mediene. Det gir ingen hensikt å vente i en uke eller to før vi svarer. Da har personen som kom med spørsmålet glemt det for lenge siden

Hva syns dere? Hva kan gjøres bedre? Hva kan med fordel kuttes ut? For at retningslinjene skal bli best mulig trenger vi din hjelp, så vi håper dere legger igjen en kommentar under.

Kjør debatt!

Prøvde først å få satt opp samlestrøm med SimplePie. Det strandet på php og begrensninger serverside (les: jeg skjønte ikke helt hvordan jeg skulle få det til å funke). Bjørnar kom med forslag om å teste ut Yahoo Pipes i stedet. Da ringte det noen gamle bjeller bakerst i hodet. Pipes hadde jeg glemt fantes, men det sto på en gammel liste over ting å teste ut.

For å lage en Pipe trenger man en Yahoo-bruker. Jeg opprettet derfor en for betaTrondheim så vi kan teste litt. Gikk på en liten smell da jeg la inn født i fjor (vi feirer jo ett år i disse dager!). Yahoo er opptatt av å skåne mindreårige for upassende innhold og jeg fikk beskjed om å hente mamma eller pappa for at de kunne gi meg lov til å bruke Yahoo sine tjenester. Ble litt dunking av hode i bordplata -> nytt forsøk med fødselsdato langt ned på åttitallet-> hello cache -> “Please get your mom or dad”  ->… Jada, slik går no dagan som vi sier i Trøndelag.

Åpnet en ny nettleser og fikk ordnet Yahoo-bruker til slutt.

Jeg baserte meg på oversikten over politikerblogger og satte opp Pipes med egne Fetch Feeds fra Høyre (3), Frp (3), Miljøpartiet De Grønne(1), KRF (1), Rødt (1) og SP (1).  Disse ble sendt til to Unions og deretter samla i en Union (kun plass til fem strømmer i hver. Fordelinga jeg gjorde mellom partiene er forøvrig ekstremt grov:) ) Etter at alt er samla i en Union blir artiklene sortert etter dato (DESC), deretter kuttes samlestrømmen til de 20 nyeste artiklene og alt samles i en Pipe Output.

Samlestrøm for politiske blogger i Yahoo Pipes

Det var baksida. Framsida ser sånn ut:

Sjekk gjerne ut RSS direkte eller gå til Pipes-sida hos Yahoo.

Merk: dette er første gang jeg tester Pipes og det er godt mulig det kan settes opp smartere. Har for eksempel lyst til at Forfatter skal vises bedre i samlestrømmen. Har du tips er kommentarfeltet åpent.

Bloggen har i løpet av sitt første leveår vært gjenstand for flere interne diskusjoner rundt målsetning, målgrupper, hvem uttaler seg, hvordan osv. og vi har nylig hatt en runde for å klargjøre rammene rundt bloggen. Det var en interessant diskusjon der betydning av både organisering og semantikk ble tydelig.

Utgangspunktet: inspirert av NRKbeta

Ved oppstarten var vi inspirert av NRKbeta – en fagblogg der engasjerte medarbeidere la ut dette og hint om det de holdt på med, testet ut osv. Vi tenkte at – hei, vi driver også med ting som kanskje andre er interessert i. Og slik startet det. Vi begynte å skrive om ulike verktøy vi testet ut, lagde korte veiledninger, la ut presentasjoner og korte referater fra websamlinger i kommunen. Det har etterhvert blitt mange referanser til bloggen vår og med det har diskusjon rundt målgruppe og organiseringen av bloggen også kommet.

Meta i beta

Hva skal betaTrondheim være? Hvem representerer den? Hvem uttaler seg? Hvordan uttaler vi oss? osv. Som en stor kommune med hundrevis av enheter og over 10 000 ansatte er dette åpenbart viktige spørsmål.

Vi ønsker i bloggen å fortelle om det vi gjør innen eForvaltning – eDemokrati, IKT, sosiale medier, kommunikasjon, digitalisering av tjenester m.m. Målgruppe for bloggen er de som jobber med eller er interessert i disse temaene. Det er i seg selv en utfordring, for denne gruppen er sammensatt både mht kompetanse og fokus. Vi må derfor forsøke å få til et nivå og en variasjon i bidragene våre som gjør at vi ikke får for mye slagside hverken mot det tekniske eller det rent elementære. Her blir det vel som så ofte ellers, å finne den gylne middelvei. BetaTrondheim er altså en META-blogg på det viset at vi blogger “om oss selv” og vår egen praksis.

Deling og gjenbruk

Vi ønsker å dele og å få ny kunnskap. Gjennom å fortelle om det som engasjerer oss i hverdagen kan vi få en rekke innspill fra andre som interesserer seg for samme tema. I tillegg kan vi kanskje bidra med innspill i andres utfordringer, gjennom å presentere hva vi jobber med. Alle trenger ikke å finne opp kruttet på nytt, hver gang. Dette gjelder like mye internt i egen kommune som eksternt. Derfor ønsker vi også å utvide kontaktflaten og redaksjonen også internt i Trondheim kommune. eForvaltning og digitalisering er noe som angår de aller aller fleste og noe som har en rekke sider ved seg. Noen av oss fikk for eksempel en aha-opplevelse av å samarbeide mer med byarkivet. De minnet oss på at vi også må tenke på hvordan vi skal gjøre det med arkivering av det vi driver med i de sosiale mediene. Dette er et eksempel på problemstillinger som vi ønsker kan bli belyst i denne bloggen.

Noe vi har hatt god bruk for i det siste er deling av kunnskap med andre i samme situasjon. Vi jobber for tiden med å utarbeide retningslinjer for sosiale medier i Trondheim kommune. Dette er i vinden for tida, og det er mange som har kommet lengre i prosessen enn oss. Da er det veldig nyttig for oss å kunne hente det beste fra andre, og dermed få gode retningslinjer selv. Retningslinjer som er sammensatt av ideer fra både privat og offentlig virksomhet, inn- og utland, oss selv og andre. Til slutt kan vi tilpasse alle disse våre egne forhold, og vi ender opp med et bedre resultat enn hvis vi kun hadde jobbet med dette internt. I tillegg til at vi selvfølgelig sparer tid, og det er jo alltid en velkommen tanke for de fleste, både på jobb og privat.

Vi er en åpen, kompetent og modig kommune, noe vi håper gjennomsyrer denne bloggen. Bloggen hjelper oss også å bli åpnere, mer kompetent og enda mer modig! Hva kan vel være bedre enn det?

Vi tar gjerne imot innspill på bloggens både form og innhold.

Illustrasjon - arkiv

Bilde med CC-lisens henta fra flickr: http://www.flickr.com/photos/peteashton/ / CC BY-NC 2.0

Undertegnede holdt i dag (22.03.10) en presentasjon for Norsk Arkivråd sammen med Ingri Eriksen. Tema var:

• Hva er sosiale medier
• Hvordan kan vi bruke det?
• Litt om TK2.0 prosjektet
• Hvordan bruker Trondheim kommune sosiale medier?
• Arkivering? Alt eller ingenting?

Kjempegøy å møte arkivfolket! Presentasjonen er som vanlig publisert på SlideShare. Du kan også se den direkte her.

Mockup - Google Wave som samhandlingsverktøy for status på oppgaver

Satt i dag sammen med en kollega og jobbet med informasjonsoppgaver vi har hatt liggende ei stund. Vi har laget oss ei gruppe i nettsamfunnet vårt, og ei wikiside som vi noterer oppgaver i. Oppgavene er lenka til egne diskusjonstråder hvor vi kontinuerlig legger inn status, nye ting som kommer opp etc. Når vi er ferdig med ei oppgave flytter vi den fra Todo-wikisida til ei side vi har kalt Todone (litt moro må vi jo ha det her på Etaten).

Joda, det er sikkert litt knotete, men det fungerer veldig bra. Vi har hele tida et notat (wikisida) som gir oss oversikt over hva vi jobber med, og finner nærmere info og status i diskusjonstrådene.

I dag rydda vi litt og fikk unna litt forefallende, og det var da det slo meg: Tenk om vi kunne hatt Google Wave funksjonalitet inni wikisida! Det hadde vært snedig. Da kunne vi hatt en oversikt i wikien, med punkter som vi kunne kommentert direkte på.

Det hadde vært veldig gøy å fått testa litt rundt dette. Vi må vel ha en egen installasjon av Wave (evt kan vi kanskje bruke Novell Pulse?), samt få implementert det i nettsamfunnet på et vis, men det må da være mulig?

Putter det på kontoen for mulige ideer:)

Med siste versjon av VirtualBox og Chrome OS developer version, som vi fant hos GDGT (du må registrere deg), var det bare å sette i gang å leke seg. Hvis du vil prøve selv finns det flere guider, for eksempel “How to Run Chrome OS in VirtualBox”. (Heter det Chrome eller Chromium forresten? Blir veldig forvirret nå). Vi installerte og etter litt om og men var vi opp og gikk.

Men hvordan funker det da?

Vel, det er viktig å minne om at dette er en developerversion, så det at ting er tregt, henger, og generelt virker uferdig er noe man må rekne med. Også det at vi kjører virtuelt fører til mer treghet, så foreløpig kan vi ikke si noe positivt fornuftig om hastighet. Det er heller ikke lassevis med programmer enda, og de som er der henger seg ofte.

Men det ser da greit ut?

Hva vi syns?

I bunn og grunn er Chrome OS “bare” en nettleser. Alle applikasjoner ligger ute på nettet og er tilgjengelige via nettleseren. Tanken er vel at dette OS’et skal funke som bare det for netbooks, og det vil det nok også gjøre. Iallfall hvis man kun vil surfe og gjøre enkel dokumentbehandling etc. En fin sak for pc nummer 3? For min del som bruker netbooken min (eee701 med eeebuntu) til alt fra surfing, bildebehandling og dokumenter til softsynth, sequencing, og midi, blir nok Chrome OS litt for tynt sånn til hverdags. Når det er sagt, jeg har tatt feil før og gjør det gjerne igjen. Det blir uansett spennende å følge utviklinga videre her.

Vi starta presentasjonen med en liten øvelse. Omlag 40 publisister fikk oppleve tagging på kroppen da de måtte tagge seg selv med tre ord/fraser. Etterpå skulle de finne noen andre med tilsvarende ord/frase. Tror mange fikk noen aha-opplevelser når det gjaldt hvilke ord en bruker, spesifikk vs generell og så videre:)

Etter presentasjonen kom det flere bra innspill. Vi fikk spesielt mange spørsmål om LOS og hvordan det fungerer/ikke fungerer. LOS var ikke noe vi hadde spesielt fokus på i presentasjonen, men det er helt klart LOS-emneord som opptar publisistene våre. Ikke så veldig rart med tanke på at det er jo LOS pluss nøkkelord de kjenner som metadata når de publiserer. Flere av publisistene, spesielt de fra tunge fagmiljø som bydrift, har problemer med å finne emneord som passer dem.

Vi fikk også et spørsmål fra salen som gikk på “Hva med de profesjonelle brukerne?”. Spørsmålstiller mente, og med rette(?), at LOS primært har fokus på innbygger. Andre brukergrupper får ikke nok “oppmerksomhet”. Her har vi en del utfordringer fremover. Vi ser derfor helt klart behov for å evaluere bruken av LOS på vårt nettsted. Spesielt må vi se på hvor heldig det var å bruke LOS-strukturen som navigasjonsstruktur på kommunens hjemmeside. Det ble også etterlyst mer fokus på felles retningslinjer for bruk av LOS og nøkkelord.

Kanskje vi i framtida kan nærme oss det Svein Ølnes snakker om i en kommentar her på BetaTrondheim? Nemlig å “merge” LOS med brukergenererte tagger? Vi har jo allerede nøkkelord som publisistene selv bestemmer. Vi får se, siste tag er iallfall ikke satt.

Såvidt jeg kunne registrere så var vi eneste kommune representert med unntak av Oslo kommune som bidro med sine wiki-erfaringer. Det er synd at ikke flere kommuner var der for det var mye nyttig stoff. Med en god balanse mellom konkrete erfaringer, strategifokus og forskningbasert kunnskap ble det en bra dag. (Riktignok hadde jeg vært enda mer fornøyd med en bedre lunsj!)

Det inntrykket jeg sitter igjen med er at feltet begynner å ta form og at “ideen” og “konseptet” 2.0 i stor grad er akseptert, men vi famler i forhold til hvordan vi kan få tatt ut effektene i praksis. Jeg tror dette skyldes mange ting – ikke minst måten vi ofte tenker  på IT-verktøy og systeminnføring på. Nemlig med et utgangspunkt utelukkende i hva “behovet er” og forhåndsbestemt bruk av det nye verktøyet.

Henry Ford  sa visstnok i sin tid noe slikt som at “Skulle jeg spurt folk hva de trengte så hadde de svart ‘en raskere hest’”. Og dette illustrerer poenget. En tradisjonell tilnærming til IT-systemer hvor vi forutsetter at brukeren vet hva h*n har behov for vil altså komme til kort. Vidar Hepsøe beskrev dette godt under kvitretanken – det å ta i bruk 2.0-verktøy utelukkende på bakgrunn av tradisjonell behovsundersøkelse blir skivebom fordi vi da ser helt bort fra nettverkseffekten – nytten som ligger i en bred ibruktaging der brukerne selv kommer opp med nyskapende praksis. I denne sammenheng er Dion Hinchcliffes utsagn om at ‘Too much structure kills contribution’ viktig å huske på.

Det ble også lagt frem tall angående bruk av sosiale medier i norske bedrifter. Under føler en oppsummering av denne.

Til sist en liten kommentar angående formen på konferansen. Med 2.0 som tema var det snodig at ikke arrangørene i større grad hadde tatt inn over seg 2.0-holdningen i gjennomføringen av konferansen. Det ville gjort konferansen enda bedre!