Vi har fått en del henvendelser om vi har noe kursmateriell for bruk av Yammer (ok, vi har fått en mail, men det er kanskje flere som er interessert…). For en stund tilbake holdt vi introduksjonskurs for enheter i kommunen, og presentasjonen kan kanskje være nyttig også for andre. Vi har derfor lasta den opp til Slideshare, og bygd den inn her:

Siden vi har forsøkt oss på litt sånn Beyond Bullet Points, anbefales det å laste den ned og se på notatene også (tror ikke du får se dem i den innebygde versjonen). Presentasjonen er forøvrig laget i Google Docs, eksportert til MS Powerpoint og lastet opp til Slideshare. Blir gjerne litt formateringskrøll av sånt, så beklager det.

Tidligere har BetaTrondheim skrevet om at Oppvekstkontoret (de som tildeler barnehageplass) er på Facebook. De laget sine egne retningslinjer i tillegg til de offisielle retningslinjene. Vi tilpasset Oppvekstkontorets retningslinjer slik at de ble mer generelle, og ønsker nå å dele dem med resten av kommunen og andre som er interesserte. De kan med fordel brukes når du skal sette i gang med en ny Facebookside, både for å bli mer bevisst selv, og for å informere ledelse og andre kolleger.

Opprette en Facebookside

Hvis en skal opprette en Facebookside bør en tenke gjennom, og gjennomføre følgende punkt:

Elin Rognes Solbu er rådmann i Trondheim kommune. Hun blogger jevnlig om smått og stort og bloggen ligger på Trondheim kommunes nettsider. Hun blogger fordi hun ønsker å synliggjøre rådmannsfunksjonen og selvfølgelig også fordi hun har noe å si.

Før Solbu ble blogger, fikk hun tips om hva hun burde tenke gjennom før hun startet blogginga. Tipsene kommer her;

Hvorfor skal du blogge? Klargjør motivasjonen for deg selv. Blogging handler om å fremme meninger og synspunkt, diskutere og få motmeninger og den bidrar til større synliggjøring både av personen og holdningene.

Hvem er målgruppen din? Er det ansatte, politikere, byens innbyggere, samarbeidspartnere eller andre? Skal bloggen treffe de du har tenkt, må innholdet være relevant og fenge og du må vite hvem du skriver til.

Hva skal innholdet være ? Har du noe interessant å si? Hvilke tema skal du skrive om, hva skal være DIN nisje? Du må bidra med dine egne historier, eksempler og opplevelser.

Hvilken form skal bloggen ha? Blogger som er generelle og upersonlige blir ofte ikke lest. En personlig stemme som har noe å si som berører andre, fungerer best. Du må by på deg selv, være ubyråkratisk og skrive direkte til leseren.

Hvilken frekvens skal bloggingen din ha? Hver dag, hver uke, hver fjortende dag? Legg opp en plan med frekvens og tema for de neste seks månedene og følg den. Du kan lage flere artikler på en gang og legge dem ut etter dato. Tålmodighet er viktig, lidenskapen til å blogge må være til stede, for det tar tid å bygge opp en leserskare.

Hvordan skal bloggen markedsføres? Gjennom nettsidene til kommunen, gjennom kommunens Facebook-konto, gjennom ansattes Facebook hvis de vil, gjennom «snakkiser», ved at ansatte og andre snakker om rådmannens blogg. Spør gjerne leserne om hva de vil du skal blogge om, da øker sjansen for relevans.

Og til slutt, åpne opp for kommentarer på bloggen din. Sosiale medier er dialogverktøy og leserne må gis mulighet for å kommunisere både enighet og uenighet. Og svar på kommentarene. Da øker tilliten og relevansen og leserne blir flere.

Ill.: Timothy Greig Big library CC-lisens (CC BY-NC-SA 2.0)

Vi i BetaTrondheim skrev tidligere i år om retningslinjer for sosiale media. Det har blitt diskutert opp og ned i mente, og tatt opp i mange forum.
Mange har hatt meninger, og de fleste har blitt hørt. Det kan være en utfordring å skulle skrive retningslinjer for noe som så mange engasjerer seg i! Men vi har endelig (i starten av oktober) blitt enige, og vi har nå begynt å fortelle resten av organisasjonen om retningslinjene.

Vi har fått litt blandede reaksjoner. Enkelte mener at dette er sunn fornuft og ikke noe vi trenger å fortelle om i det vide og det brede, mens andre liker veldig godt at vi oppfordrer organisasjonen til å bruke de sosiale mediene, der det er hensiktsmessig.

Dette har også vært vårt fokus. Bruk sunn fornuft, tenk gjennom og vær oppmerksom på hva du gjør når du beveger deg ut i mer eller mindre ukjent terreng. Retnignslinjene vi ble enige om er som følger:

Ansattes bruk av sosiale medier

1. Vær bevisst på rollen din som ansatt i Trondheim kommune
2. Vær gjerne aktiv i faglige diskusjoner, vær åpen om hvor du jobber når det er relevant
3. Vurder nøye om du som privatperson skal ha kontakt med elever/brukere/pårørende eller leverandører i sosiale medier. Selv om du i utgangspunktet synes det er greit å skille mellom rollene, kan dette over tid føre til situasjoner som kan oppleves problematisk for begge parter
4. Ansatte har ytringsfrihet, men taushetsplikten gjelder også i de sosiale mediene
5. Presiser at du ikke ytrer deg på vegne av Trondheim kommune hvis det kan reises tvil om din rolle
6. Henvendelser direkte til Trondheim kommune skal besvares av administrator på de forskjellige kontoene
7. Husk at internett er permanent, det kan være vanskelig å slette det du har sagt

Kommunens offisielle kontoer

1. Vær til stede, delta i debatten. Husk at du alltid representerer kommunen.
   Enhetsleder er ansvarlig for driften av offisielle enhetskontoer, og Kommunikasjonsenheten skal ha beskjed om hva som opprettes.
   • Svar på spørsmål og kommentarer
   • Si takk for skryt
   • Svar også på nøytrale kommentarer (som er henvendt til kommunen)
   • Svar alltid på negative kommentarer, men vurder selv hvor lenge du vil at dialogen skal opprettholdes
2. Rett alltid opp faktafeil.
3. På generelle svar skriver du under med eget navn (kun fornavn).
4. Tilpass formen på svaret etter henvendelsens form og innhold.
   Saklig? Humoristisk? Formell? Vær forsiktig med ironi og sarkasme.
5. På spørsmål som krever saksbehandling må innsenderen gjøres oppmerksom på at det må sendes en formell henvendelse
6. Vær bevisst på skillet mellom administrativt og politisk nivå
   • Henvis kun til rådmannens innstilling i saker
   • Ikke gi dine egne vurderinger av saker som er til politisk behandling
7. Under krisesituasjoner der rådmannen har satt krisestab, skal all kommunikasjon gå via Kommunikasjonsenheten

Det vi lurer på nå, er hvordan andre har jobbet med å gjøre slike retningslinjer kjent i organisasjonen? Hvordan kan vi gjøre flest mulig oppmerksom på at de finnes, uten å presse de ned over hodet på dem? Hvordan kan vi få nyttige innspill til stadig oppdatering av retningslinjene? Hvordan gjør dere det?

(Bildet med CC-lisens er hentet fra Matt Hamm/flickr)

Vi lager ofte flotte presentasjoner til foredrag og møter. I stedet for å sende disse på e-post eller gjemme de vekk på et eller annet filområde kan vi heller dele de med resten av verden gjennom tjenesten Slideshare.

Slideshare er litt «youtube for presentasjoner». Du deler presentasjoner med andre, søk etter presentasjoner om spesielle temaer, følg enkelte personer/organisasjoner som legger ut presentasjoner osv.

Betatrondheim har opprettet egen konto hos Slideshare og vi vil bruke den til å legge ut stoff som vi ønsker å dele. Vi vil også legge ut presentasjoner fra foredrag m.m. som eksterne holder for oss. Hvis du har en presentasjon du ønsker å dele på vår konto kan du sende den til oss og vi publiserer den for deg!

Når presentasjoner er lastet opp på Slideshare har vi også mulighet til enkelt å vise presentasjonen direkte på nettsiden vår slik at den vises som under. Veiledning om hvordan dette gjøres både på blogg og på intra- og internettsidene kommer!