Etter mange år med kalenderhendelser på pfd- og andre dokumentformat, opprettet vi fjor en Google-kalender hvor man kan få oversikt over f.eks skoleruta, bystyremøter, feriedager m.m. Google-kalenderene er enkle å bygge inn i en nettside og er lette å tilpasse de behov man måtte ha. Vi fant ut at man kan eksportere kalenderene på flere forskjellige måter, og valgte å gjøre det mulig å laste ned kalenderen som en ics-fil som kan åpnes i for eksempel Outlook. Dette fungerte kjempefint, og man fikk lagt inn de kalenderene man måtte ønske på en enkel måte. Vi var veldig fornøyde med dette og annonserte at man nå kan synkronisere skoleruta med Outlook.

Fwd ett år. Vi har i mellomtiden tatt i bruk tilbakemeldingstjenesten Kundo, og fikk forleden inn følgende henvendelse:

«Hei! Jeg lastet ned skoleruta fra trondheim kommunes sider og den la seg i min kalender i cal for mac. Imidlertid la den seg ikke som et abbonement slik jeg er vant med for nettkalendere, og det får meg til å tro at den ikke kommer til å oppdatere seg ved endringer.»

Say what? Blir ikke skoleruta oppdatert etterhvert som vi endrer den? Oops… Man kunne selvfølgelig bedt folk om å laste ned ics-filene jevnlig for å få med alle oppdateringer, men det ville ikke vært særlig brukervennlig. Her trengtes en kjapp fix.

Inn på webcal.fi for å se hvordan det gjøres der. Der deles også kalenderene via ics-filer, men i steden for spørsmål om man vil legge til kalenderen, får man spørsmål om man vil legge til kalenderen og abonnere på den. Sånn må det selvfølgelig være, tenkte vi.

Men hvordan får vi til det? Det skulle vise seg å være såre enkelt. Ved nærmere ettersyn viste det seg at url’en til kalenderene begynte med webcal:// i steden for http:// som hos oss. Etter er raskt søk på Wikipedia viste det seg at ved å bruke webcal i steden for http så blir en ics-fil abonnert på, i steden for å bli importert. Rett og slett.

Er det da bare å bytte ut http med webcal i lenka di? Ja, det er det.

Ingenting som en easy fix

CC-mannen

I en kommune med hundreogørti ansatte produseres det store mengder dokumenter hvert år, og veldig mange av dem inneholder bilder. Disse bildene kommer her i kommunen stort sett fra vår egen fotograf  og hans bildearkiv. Man tar kontakt med fotografen og får tatt et bilde, eller det hentes ut noe fra arkivet. Men hva gjør man når fotografen ikke er tilgjengelig og man trenger bildet umiddelbart? Løsningen er selvfølgelig internett! Det finnes uendelig mange bilder der ute, og det bare å søke i vei i for eksempel Google Images eller Flickr, så finner man ofte noe som kan brukes.

Mange tror det bare er å forsyne seg  av bildene man finner på nett. Det er det ikke. Alle bilder er tatt av en fotograf, og denne har i utgangspunktet rettighetene til alle bildene han tar. Man må altså spørre fotgrafen om lov til å bruke bildet hans. Det kan man selvfølgelig bare gjøre, men det kan fort bli utfordrende å få kontakt med fotografen, og ikke minst tillatelse til å bruke bildet uten vederlag. Løsningen her er å finne bilder hvor fotografen allerede har gitt sitt samtykke til at bildene fritt kan blir brukt av andre. Slike bilder er ofte publisert under en lisens som sier noe om hvordan bildet kan brukes. Et eksempel på en slik utbredt lisens er Creative Commons-lisensen.

Hvordan finner man så slike bilder? Både Google og Flickr gir deg mulighet til å sortere ut bildene som har slike lisenser. Bruk det avanserte søket og kryss av for at du vil søke i Creative Commons (Flickr) eller velg type lisens du vil bildene skal ha (Google).

Når du har funnet bildet du vil bruke er det viktig å kreditere fotografen på riktig måte. Dette er gjerne spesifisert i lisensen bildet er publisert under. Her syndes det mye, og mange referer kun til nettsiden bildet er hentet fra. I følge Creative Commons  skal man oppgi

1. navn (eller kjennetegn) på opphavsperson;
2. tittel på verket;
3. lenke tilbake til det originale verket;
4. lisensen som verket gjøres tilgjengelig under

Krediteringen plasseres ofte rett under bildet, eller nederst i teksten (som i dette innlegget).

Kommersiell vs ikke-kommersiell

Et problem som kan dukke opp er å vite hvilken lisens man kan bruke. I utgangspunktet tenker man for eksempel at en kommune er en ikke-kommersiell aktør, men i følge Creative Commons Norge så er en kommune definert som en kommersiell aktør.  Er man i tvil kan man begrense søket til bilder som er tillat for kommersiell bruk, eller man kan kontakte fotografen/rettighetshaveren.

De lærde strides om hva som kan regnes som en ikke-kommersiell aktør. Hva mener du? Er en kommune kommersiell eller ikke-kommersiell?

Illustrasjon: Creative Commons Man av Micki Krimmel (CC BY-NC-SA 2.0)

Elin Rognes Solbu er rådmann i Trondheim kommune. Hun blogger jevnlig om smått og stort og bloggen ligger på Trondheim kommunes nettsider. Hun blogger fordi hun ønsker å synliggjøre rådmannsfunksjonen og selvfølgelig også fordi hun har noe å si.

Før Solbu ble blogger, fikk hun tips om hva hun burde tenke gjennom før hun startet blogginga. Tipsene kommer her;

Hvorfor skal du blogge? Klargjør motivasjonen for deg selv. Blogging handler om å fremme meninger og synspunkt, diskutere og få motmeninger og den bidrar til større synliggjøring både av personen og holdningene.

Hvem er målgruppen din? Er det ansatte, politikere, byens innbyggere, samarbeidspartnere eller andre? Skal bloggen treffe de du har tenkt, må innholdet være relevant og fenge og du må vite hvem du skriver til.

Hva skal innholdet være ? Har du noe interessant å si? Hvilke tema skal du skrive om, hva skal være DIN nisje? Du må bidra med dine egne historier, eksempler og opplevelser.

Hvilken form skal bloggen ha? Blogger som er generelle og upersonlige blir ofte ikke lest. En personlig stemme som har noe å si som berører andre, fungerer best. Du må by på deg selv, være ubyråkratisk og skrive direkte til leseren.

Hvilken frekvens skal bloggingen din ha? Hver dag, hver uke, hver fjortende dag? Legg opp en plan med frekvens og tema for de neste seks månedene og følg den. Du kan lage flere artikler på en gang og legge dem ut etter dato. Tålmodighet er viktig, lidenskapen til å blogge må være til stede, for det tar tid å bygge opp en leserskare.

Hvordan skal bloggen markedsføres? Gjennom nettsidene til kommunen, gjennom kommunens Facebook-konto, gjennom ansattes Facebook hvis de vil, gjennom «snakkiser», ved at ansatte og andre snakker om rådmannens blogg. Spør gjerne leserne om hva de vil du skal blogge om, da øker sjansen for relevans.

Og til slutt, åpne opp for kommentarer på bloggen din. Sosiale medier er dialogverktøy og leserne må gis mulighet for å kommunisere både enighet og uenighet. Og svar på kommentarene. Da øker tilliten og relevansen og leserne blir flere.

Ill.: Timothy Greig Big library CC-lisens (CC BY-NC-SA 2.0)

Illustrasjon av CRM-system

IT-tjenesten er en intern enhet som tilbyr tjenester som skal understøtte virksomhetsområdene i Trondheim kommune. De øvrige enhetene i kommunen er våre kunder.

Gjennom vårt arbeid ønsker vi å forbedre, effektivisere og øke kvaliteten på våre interne arbeidsprosesser, og gjennom dette få flere fornøyde kunder.

Vi mottar en god del henvendelser fra våre kunder og ser at det er et behov for mer automatisert støtte i oppfølging av slike henvendelser.

Det er også meldt interesse fra andre interne enheter om tilsvarende behov.

Vi vurderer nå om verktøy kan hjelpe oss videre i forbedring av arbeidet mot våre kunder. Hensikten med et mulig verktøy er å se om dette kan bidra til at vi blir bedre på å følge opp de henvendelser vi får fra de ulike virksomhetsområdene.

Er det noen andre offentlige instanser som har erfaringer knyttet til dette, ønsker vi svært gjerne å komme i kontakt med disse. Da tenker vi både på erfaringer med organisering av arbeidet med kundeoppfølging og verktøystøtte i arbeidet.

Det finnes i dag mange gode fagblogger som er verdt å følge med på. Jeg følger rundt 8-9 blogger fast, men innser at det er vanskelig å få med seg alle innleggene. Det ender ofte opp med at de som kommer med flest innlegg er de jeg husker å sjekke. Vi i BetaTrondheim har tidligere skrevet om Yahoo pipes. Vi satte opp en samlestrøm for alle bloggene skrevet av politikere i Trondheim kommune. Denne strømmen har vi videre lagt ut på nettsidene til Trondheim kommune. Strømmen gir en god oversikt over alle bloggene vi har, og nye innlegg dukker opp fortløpende.

Dette vil jeg også ha for de fagbloggene som jeg følger med på, men jeg tror ikke yahoo pipes er det verktøyet som vil fungere best for meg. For det første virker det teknisk komplisert (har ikke satt meg inn i det), for det andre har jeg ikke en nettside å legge det på. Derfor har jeg googlet litt, og funnet ut at jeg må bruke rss. En rss-leser som jeg har brukt lenge er google desktop. Denne fungerer bra til det som trengs her og nå, kanskje ikke fullt så bra til blogger og andre ting jeg kan vente litt med å lese.

Netvibes

Det neste jeg prøvde var Netvibes. Her fikk alle bloggene sin egen boks med et gitt antall bloggposter i hver boks basert på rss-feeder. Det er også mulig å ha flere faner i Netvibes. Det betyr at jeg kan kategorisere bloggene mine etter tema. Samtidig ser jeg tydelig hvilke blogger som er nye, og hvor mange det har kommet siden sist. Jeg trenger altså ikke å bruke tid på å sjekke de som ikke har kommet med nye innlegg siden sist. Det som også er fint med Netvibes er at jeg ikke trenger gå inn på selve bloggen, men jeg kan lese innleggene direkte. Dette avhenger av at rss-feeden er ok satt opp. NRKbeta har satt opp feeden sin slik at jeg kan lese hele artikkelen på Netvibes. Radioresepsjonen (et eksempel på en ikke fullt så faglig blogg) har satt opp feeden sin slik at jeg kun får inn ingressen, ingen bilder og ikke resten av innlegget. Hvis alle bloggene er bra satt opp tror jeg dette kan fungere bra.

Google reader

Som den googletilhengeren jeg er, har jeg selvfølgelig sjekket hva Google kan tilby av slike verktøy. Deres bidrag heter Google reader. Denne baserer seg også på rss-feeder. Her legger du inn feed fra hver blogg, og utdrag fra de siste innleggene kommer på løpende bånd. På samme måte som  i Yahoo pipes kommer innleggene etter hverandre i strømmen, men du får også en oversikt i venstremenyen over hva du ikke har lest enda. Her ligger alle bloggene med lenker og et tall på antall uleste innlegg. Det er lett å holde oversikt over hva du ikke har lest enda. Her kan du også lese selve innlegget i readeren, slik at du slipper å gå inn på selve bloggen.  Også denne er oversiktlig og fin. Fordelen med denne er at man lett kan dele feeder med andre som bruker Google reader.

Jeg må bruke disse en stund før jeg finner ut hva som fungerer best for meg. Det finnes sikkert flere gode der ute i tillegg. Hvordan holder dere oversikt over bloggene? Hva fungerer best, og hvordan kan de brukes på best mulig måte?

(Illustrasjon HeatherWeaver Flickr//CC-lisens)

Tk2.0-prosjektet holdt en presentasjon om metadata og tagging på Trondheim kommunes webforum 5. oktober. Presentasjonen hadde fokus på tagging som fenomen, og vi prøvde å gi folk en forståelse av hvorfor de skal tagge og hva tagging egentlig er for noe. Presentasjonen kan du se her og på Slideshare:

Vi starta presentasjonen med en liten øvelse. Omlag 40 publisister fikk oppleve tagging på kroppen da de måtte tagge seg selv med tre ord/fraser. Etterpå skulle de finne noen andre med tilsvarende ord/frase. Tror mange fikk noen aha-opplevelser når det gjaldt hvilke ord en bruker, spesifikk vs generell og så videre:)

Etter presentasjonen kom det flere bra innspill. Vi fikk spesielt mange spørsmål om LOS og hvordan det fungerer/ikke fungerer. LOS var ikke noe vi hadde spesielt fokus på i presentasjonen, men det er helt klart LOS-emneord som opptar publisistene våre. Ikke så veldig rart med tanke på at det er jo LOS pluss nøkkelord de kjenner som metadata når de publiserer. Flere av publisistene, spesielt de fra tunge fagmiljø som bydrift, har problemer med å finne emneord som passer dem.

Vi fikk også et spørsmål fra salen som gikk på «Hva med de profesjonelle brukerne?». Spørsmålstiller mente, og med rette(?), at LOS primært har fokus på innbygger. Andre brukergrupper får ikke nok «oppmerksomhet». Her har vi en del utfordringer fremover. Vi ser derfor helt klart behov for å evaluere bruken av LOS på vårt nettsted. Spesielt må vi se på hvor heldig det var å bruke LOS-strukturen som navigasjonsstruktur på kommunens hjemmeside. Det ble også etterlyst mer fokus på felles retningslinjer for bruk av LOS og nøkkelord.

Kanskje vi i framtida kan nærme oss det Svein Ølnes snakker om i en kommentar her på BetaTrondheim? Nemlig å «merge» LOS med brukergenererte tagger? Vi har jo allerede nøkkelord som publisistene selv bestemmer. Vi får se, siste tag er iallfall ikke satt.