”…en slank lommebok og en LP rikar”

Hvem skulle tro at et bilde av en platebutikk i Brattørgata tidlig på 1980-tallet kunne skape ”seer storm”?

Et bilde som vi publiserte på vår Flickr profil i august 2009 ble plutselig hett tema i forgårs. Et lite notat på vår Facebook side om at bildet av Playtime i Brattørgata ligger på Flickr var nok til en massiv respons både på Facebook og Flickr. Massiv i den forstand et arkiv kan skape massiv respons. Vi er ikke akkurat Rolling Stones.

Den totale besøksstatistikken på vår Flickr profil ble tredoblet på en halv dag på grunn av dette ene bildet.

Bildet ligger der sammen med mer enn 6 000 bilder i samme sjanger, altså historiske Trondheimsbilder fra tidlig på 1800-tallet fram til 1990-tallet. Faktisk noen fra 2000-tallet og.

Og flere skal det bli

Vi har endelig skrapt sammen nok gryn til at to damer kan vie noen timer i uka framover til å digitalisere Byantikvarens negativsamling. Hele samlingen består av flere tusen negativer og er et slags Google Street View av Trondheim på 1970- og 80-tallet.

Byantikvaren selv er selvsagt strålende fornøyd med at vi bruker tid og ressurser til å digitalisere dette verdifulle materialet. Samlingen har en enorm dokumentasjonsverdi. Allerede blir våre Flickr bilder brukt flittig som dokumentasjon og illustrering til en rekke norske og internasjonale artikler på Wikipedia.

Mimre, mimre

Vi velger å dele bildene våre på Flickr i best mulig kvalitet på lik linje med en rekke andre museum og arkivinstitusjoner verden over. Responsen generelt er stor, folk liker å mimre, folk elsker gamle bilder.

Noe som overrasker oss er at det ikke bare er pensjonister og historikere på 70+ som setter pris på dette. Det er både kvinner og menn, gjennomsnittsalderen er 30-50, folk med og uten jobb, med og uten høyskoleutdannelse. Ikke bare Trondhjemmere, men folk rundt omkring som har en viss tilknytning til Norges tredje største by. Folk flest med andre ord.

Så langt lageret rekker?

Digitaliseringen av negativsamlingen skal foregå så lenge pengene rekker. Vi satser på noen måneder i første omgang og på den tiden rekker vi forhåpentligvis å skanne og katalogisere flere hundre bilder. Det er vel og bra det, men det er bare en brøkdel av den totale samlingen. Denne ene samlingen vel og merke.

Vi har litt av hvert inni arkivet skal dere vite, men hvem kan glede seg over bildene når de ligger gjemt bak fem meter tykke betongvegger på Dora?

Illustrasjon: Platebutikken Playtime i Brattørgata (1981) av Trondheim Byarkiv på Flickr // CC BY 2.0

Irene Sveian jobber som webansvarlig ved Service og formidling, Trondheim byarkiv. Byarkivet er langt fremme på bruk av Flickr til å dele og spre sine bildearkiver og de får mye igjen for å åpne opp. Er arkiv 2.0 fremtida?

I utgangspunktet så kom jeg veldig spent fram til Rådhuset – hvor kommunikasjonsenheten har sin base – med sommerfugler i magen. Jeg visste ikke hvordan det kom til å være og det var litt skummelt, men jeg føler at jeg fikk en utrolig god mottakelse og at nysgjerrigheten ble pirret. Naturligvis fikk jeg et par andre arbeidsoppgaver utenom å skrive dette blogginnlegget, og jeg var med på møter og foredrag (som observatør) og jeg fikk være med på «Arbeidsmiljødagen».

Inntrykket mitt av miljøet ved kommunikasjonsenheten og Grafisk senter er utrolig positivt. Jeg liker hvordan jeg observerte forholdene mellom kollegaene der, lett og vennlig og det virket sånn om at de kjente hverandre godt og var ikke redd for å snakke om masse forskjellig. På hver fredag så har kommunikasjonsenheten en liten quiz-tid og kake til lunsj – noen som jeg synes er utrolig koselig og det er med på å styrke miljøet i arbeidsplassen. Jeg liker at de har humor, noe som gjør at det ikke blir så kjedelig å være der. Selv så finner jeg masse humor og et godt miljø på trinnet mitt på Katta.

For å oppsummere hvordan uke 45 har vært for meg: lærerikt, interessant, spennende. Jeg har fått et innblikk i to enheter underlagt Trondheim kommune som jeg ikke har egentlig visst om før, og jeg føler at jeg har lært noe, som ikke kan læres på skolen. Jeg vil si at utplasseringen hos kommunikasjonsenheten har vært noe jeg ikke vil glemme med det første og jeg er utrolig glad for å ha fått denne muligheten til å få et innblikk i hvordan de jobber der.

Illustrasjon: Arbeidsmiljøet på Kommunikasjonsenheten. Her har de fått seg et nytt webkamera!

En annen viktig begrunnelse for å være på facebook er at her har vi mulighet til å kommunisere med brukerne. Vi har også mulighet til å besvare spørsmål som antakeligvis flere enn spørsmålstilleren lurer på. Vi kan besvare kritikk og avklare myter eller faktafeil.

Vi skulle ikke legge ut informasjon på facebook som ikke samtidig ble publisert på kommunens nettsted, men her har vi muligheten for at nyheten kommer fram på en mer effektiv måte. Det er flere som sjekker facebook hver dag, enn kommunens nettsted (jeg har ikke belegg for å mene dette, men det er neppe spesielt kontroversielt å tro det at det er slik).

Utfordringene når vi skulle lage ei egen facebookside var flere, og en av dem var en generell skepsis mot facebook. Dette gjaldt både dem allerede brukte facebook, og selvfølgelig flere av dem som aldri har vært på facebook. Bekymringene var reelle, og på grunn av dette gjorde nettredaksjonen en grundig jobb med retningslinjer på forhånd. Retningslinjene våre inneholdte grovt sett:

• Definere formålet med å være på facebook
• Definere målgruppene våre
• Roller, ansvar og krav til oppfølging av facebooksida
• Hvordan håndtere kritikk og negative kommentarer

Retningslinjene sendte vi ut til alle medarbeiderne slik at alle fikk mulighet til å uttale seg. Når vi var enige om retningslinjene fikk vi hjelp av kommunikasjonsenheten til å gjøre de siste finjusteringene av sida. Det siste vi gjorde før vi publiserte facebooksida, var å lage en plan for nyheter. For å sikre at vi hadde noe å melde på facebooksida laget vi oss en oversikt over to til tre nyheter per uke som kunne legges ut i de første ukene.

Nå er vi i gang! Sida er publisert og vi har skrevet 2 nyheter og fått 40 personer som ”følger oss” på facebook. Vi håper sida skal bli brukt til både ros, kritikk og oppklarende spørsmål. Vi har her muligheten til å gi svar på spørsmål som mange lurer på, uten at svaret må gis den enkelte på chat eller telefon.

Det foreløpig mest synlige resultatet på at vi har fått oss egen facebookside for Oppvekstkontoret er at It-ansvarlig går på rundgang rundt og lager facebook-profil til alle ansatte. Frykten for å gå glipp av noe er stor, så mange som tidligere var negativ til facebook har nå opprettet konto. Ironisk nok er det snart bare barnas representant som ikke er på facebook…

Før Solbu ble blogger, fikk hun tips om hva hun burde tenke gjennom før hun startet blogginga. Tipsene kommer her;

Hvorfor skal du blogge? Klargjør motivasjonen for deg selv. Blogging handler om å fremme meninger og synspunkt, diskutere og få motmeninger og den bidrar til større synliggjøring både av personen og holdningene.

Hvem er målgruppen din? Er det ansatte, politikere, byens innbyggere, samarbeidspartnere eller andre? Skal bloggen treffe de du har tenkt, må innholdet være relevant og fenge og du må vite hvem du skriver til.

Hva skal innholdet være ? Har du noe interessant å si? Hvilke tema skal du skrive om, hva skal være DIN nisje? Du må bidra med dine egne historier, eksempler og opplevelser.

Hvilken form skal bloggen ha? Blogger som er generelle og upersonlige blir ofte ikke lest. En personlig stemme som har noe å si som berører andre, fungerer best. Du må by på deg selv, være ubyråkratisk og skrive direkte til leseren.

Hvilken frekvens skal bloggingen din ha? Hver dag, hver uke, hver fjortende dag? Legg opp en plan med frekvens og tema for de neste seks månedene og følg den. Du kan lage flere artikler på en gang og legge dem ut etter dato. Tålmodighet er viktig, lidenskapen til å blogge må være til stede, for det tar tid å bygge opp en leserskare.

Hvordan skal bloggen markedsføres? Gjennom nettsidene til kommunen, gjennom kommunens Facebook-konto, gjennom ansattes Facebook hvis de vil, gjennom «snakkiser», ved at ansatte og andre snakker om rådmannens blogg. Spør gjerne leserne om hva de vil du skal blogge om, da øker sjansen for relevans.

Og til slutt, åpne opp for kommentarer på bloggen din. Sosiale medier er dialogverktøy og leserne må gis mulighet for å kommunisere både enighet og uenighet. Og svar på kommentarene. Da øker tilliten og relevansen og leserne blir flere.

Ill.: Timothy Greig Big library CC-lisens (CC BY-NC-SA 2.0)

Vi har inngått et samarbeid med eDialog 24, en bedrift som er internasjonalt bransjeledende i utvikling av IM-løsninger (instant messaging) og WEB-collaboration (nettsamarbeid) for bedrifter og virksomheter. Vi har valgt å tilpasse oss teknologien, med noen få endringer som er riktig for vår kommune.

I starten hadde vi mange produktive møter, og fant snart løsninger som passet for vår kommune. Vi hadde stort fokus på interne rutiner og kundeløfter, før vi åpnet nettpraten for publikum. Nettpraten er under stadig utvikling og vi samarbeider tett med eDialog 24. Akkurat nå er vi i innspurten av å få på plass integrasjonen mot ESA, vårt post og saksbehandlingssystem.

Det er flere enheter i kommunen som i dag tilbyr nettprat som en av flere kommunikasjonskanaler, både ut til publikum og internt. Vi har fått med oss Kontortjenesten, Oppvekstkontoret, Trondheim byarkiv, Kommunikasjonsenheten og noen fra Rådmannens fagstab. På trappene står Regnskapstjenesten og Trondheim bydrift. Vi kjøper kurs fra eDialog 24, samtidig som vi har kunnskapsdeling på tvers av enhetene i form av nettverksmøter. I tillegg får vi en unik mulighet til å enkelt og trygt gi faktainformasjon, enten med lenker til våre websider, eller med filoverføring.

Mange av oss bruker den interne chatten hver dag til å sende lynmeldinger til hverandre, noe som er den mest brukte modulen i eDialog24 sitt system. Denne måten å bruke chatten på har bidratt til relasjonsbygging på tvers av fagområder, noe jeg mener er viktig for både arbeidsmiljø og effektivitet i hverdagen. Vi har rett og slett fått en mulighet for raskere avklaringer. Akkurat nå jobber vi med å få vårt eget kontaktpunkt direkte på vår egen facebookside.

Mitt ønske er at service skal sitte i ryggmargen til ansatte i alle avgjørelser, og nettpraten er en glimrende måte å imøtekomme publikums krav om åpne kommunikasjonskanaler.

I Trondheim kommune er vi åpne, kompetente og modige!

Cissi Klein gikk på Kalvskinnet. Cissi var ei norsk jødisk jente som hvert år blir minnet i Trondheim som et av ofrene for holocaust. Cissi ble arrestert på skolen 6. oktober 1942, og ble deportert med skip fra Oslo til Szczecin, og med tog til Auschwitz hvor hun ble drept samme dag hun ankom bare 13 år gammel.

I klassedagboken er Cissi Kleins oppmøte på skolen oppført. Her kan man se at Cissi har gyldig grunn for å være borte fra skolen etter at jødeaksjonene har funnet sted, og at hun etterhvert har «sluttet».

Disse dokumentene er digitalisert i forbindelse med en forespørsel fra Gunnerusbiblioteket, som skal holde en utstilling om Kalvskinnet skole. Flere spennende dokumenter vedrørende Kalvskinnet skole kommer senere, og blir etterhvert samlet i et eget sett.

Trondheim byarkiv arbeider kontinuerlig med å tilgjengeliggjøre bilder og dokumenter for publikum. Følg med på http://www.flickr.com/photos/trondheim_byarkiv/ og http://www.digitalarkivet.no/trondheim.

Innlegget er fritt etter et internt blogginnlegg av Sindre Aarsbog ved Trondheim byarkiv.

(Opplysninger om Cissi Klein er hentet fra Wikipedia)

DDT-Det Digitale Trøndelag er et samarbeid mellom 12 kommuner, 2 fylkeskommuner og 2 fylkesmenn i Trøndelag som ble etablert i 2002.

Årets sommeravslutning for ivrige DDT-prosjektmedarbeidere var viet Web 2.0 – sosiale medier. Med gode eksterne foredragsholdere ble dette en matnyttig og interessant dag for deltakerne. De som deltar i DDT-prosjektene representerer ulike yrkesgrupper, og it-kompetansen er blandet. Og for mange ga nok Web 2.0 foredragene som Kristine Sevik fra Uninett og Lars Gillund fra Kongsvinger kommune holdt, et lite blikk inn i en relativt ukjent verden. Målet med dagen var bla å gi  ideer og tanker om temaet og mulighetene som ligger der, det tror jeg vi lyktes med. Mange fikk nok en aha-opplevelse og noe å tenke på.

Under kan du se presentasjoner fra Kristine Sevik og Lars Gillund som ligger ute på Slideshare.

Petter Bae Brandtzæg holdt innlegg for eForum i DDT samme dag. Her er det:

Diskusjonen er nødvendig for vår utvikling og Betatrondheim utfordret derfor en av debattantene til å utdype sitt standpunkt i debatten.

Tove Skjegstad er fagleder for fagruppe for informasjon og samfunnskontakt ved Miljøenheten og kommunikasjonsrådgiver for byutviklingsområdet
http://twitter.com/tovskj

Alt kan ikke være på førstesida til en kommune, sier ekspertene. Det blir informasjonsoverlast som gjør at brukerne ikke får gjort sine gjøremål.

I folkeopplysningens navn nekter jeg å akseptere at brukeren kun skal få lov til å være opptatt av sitt ærend når han/hun besøker kommunens førsteside på nettet.

Selvfølgelig skal du lett finne ut hvordan du søker barnehageplass på kommunens nettsted – jeg hater kompliserte søknadskjema. Men det å søke barnehageplass er ikke bare å finne en link til et søknadskjema. Barnehageplass handler også om hvor det er ledige plasser, beliggenhet og kvalitet. Selvfølgelig skal du lett finne søknadskjema og det skal være enkelt å fylle ut og kun etterspørre relevante opplysninger. Selvfølgelig skal det ikke være lange pdf-filer som bruksanvisning på hvordan du bruker søknadskjemaet.

Kanskje er ”Barnehager med ledige plasser ”et bedre valg på en førsteside enn søknadskjema ? Var det ikke det du egentlig søkte etter? En ledig plass til ditt barn!

Omdømme handler om hvordan omverden oppfatter oss, – hva slags bilder vi skaper og hvilke historier som fortelles om oss.  WWW fyller 20 år i år, men vi sliter fortsatt med å finne ut av denne informasjonskanalen. Eirik Hafver er en klok mann. Han advarer mot informasjonsoverload. Det er veldig lett å parere spørsmål med ”det ligger på nettet”. Problemet i dagens samfunn er ikke mangel på informasjon, men evne til å finne info. Dermed oppstår en holdninge om «nei takk, jeg vil ikke ha info om noe annet enn det jeg søker etter». Ja, riktig at du skal finne det du søker lett. Men jeg aksepterer ikke at man totalt skal avvise avsenderens behov for å fortelle alt en gjør- ikke bare om det som er mest populært.

Barnehagesøknad, byggesak og ledig jobb er populære sider og fortjener en plass på kommunens førsteside. Men tenk tanken: Skal du søke barnehage eller sende inn en byggesak og finne jobb i kommunen så ville vel det letteste vært å gå på byggesak.no, barnehagesoknad.no eller finn.no? Da kunne jeg sluppet å forholde meg til et kommunalt nettsted i det hele tatt? I et kommunikasjonsfaglig perspektiv er svaret på dette selvfølgelig nei.

En av de bedre sidene i Trondheim kommune er denne under Helse og Velferd – Hvordan søke tjenester i Trondheim kommune?.

To klikk fra førstesida finner du denne siden. Jeg skulle ønske det bare var et klikk og da et tydelig kikk fra førstesida med et godt triggerord. Det er det ikke i dag.

I dag har vi søk om noe på nett på Trondheim kommunes førsteside. Det er direkte link til mange søknadskjema, men på veien mister man viktig informasjon til brukeren som for eksempel hvem får plass, hvordan klage osv.

Trondheim kommune tilbyr mange tjenester. Vi kan ikke velge bort brukere. Vi må speile mangfoldet av tjenester under tankegangen om at alle brukeren skal finne det de søker.Ikke bare de tjenestene som er mest populære.

Trondheim kommune er en stor ”bedrift” med mange ”produkter.” Selv om det er flere som etterspør barnehageplass enn barnevern må ikke barnevern tape førstesidehenvisning. Det er på tide å synliggjøre bredden fullt ut på kommunes førsteside. En førsteside skal gi en rask oversikt over hva kommunen kan tilby og friste til å klikke videre. Noe må ut. Det oppnår vi ikke med minimalisering av å vise fram hvilke tjenester vi tilbyr.

Vi må heller jobbe for førstside som er enkel i ordbruken og med minimalisering av verbal informasjon.

Min bakgrunn som journalist sier meg at vi skal nok lære litt mer av journalistens sju hjelpere. De sju hjelperne er hvem, hva , hvor , hvordan, hvorfor, når og hva så.

Førstesida må vise hvordan du finner ALLE type tjenester ikke bare det som er populært. Jeg tror på LOS, men LOS har gått i prøve å finne på nye fine ord- fella. Det laget samlekategorier som blir totalt meningsløse.

Det holder ikke med LOS- kategorier som barn og familie. Jeg tenker ikke barn og familie når jeg skal søke barnehage eller finne ut hvor rektors kontor er hen på mine barns skole. Jeg vil se ord som skole og barnehage på førsteside. Og jeg gode linker til å søke musikkskolen eller sykehjemsplass og hvor jeg kan varsle på vannlekkasje eller klage på parkeringsboten. Eller lese om byens utvikling eller finne sakene til neste bystyremøte. Hvis en førsteside for en kommune blir for smal og kun speiler de mest brukte tjenestene taper kommunen forståelse hos omverden i forhold til hva en kommune er.

Hva er en kommune ?
Vår førsteside på web er vår slagsplakat.

Nå i 2009 er det viktige enn noen gang at kommunens førsteside må vise helheten og ikke minst viser at vi er åpen for dialog med byens innbyggere.

Jeg spurte Emma på Tromsø kommune: Hva er en kommune ? Hun svarte hvor mange innbyggere det er, at kommunenr er 1902 og åpnet med å vise meg en side der jeg kunne finne fakta om Tromsø. Til hennes forsvar kan man si at hun er på «opplæring».

Men hva er en kommune ? Wikipedia sier at en kommune er et avgrenset område som utgjør en politisk og administrativ enhet. Heller ikke det er en god nok beskrivelse. Hva er en kommune? Har du godt svar? Er det et området eller antall innbyggere ? Eller er en kommune summen av det ansatte og politikere tilbyr  byens innbyggere ?

Hvis ikke en kommune ivaretar folkeopplysning på sin førsteside. Hvem gjør det da? Skal vi et samfunn der brukerne bestemmer hva det er viktig at kommunen viser fram.

Når jeg skriver dette er de mest søkte ordene på kvasir siste døgn: facebook, spill, sex, norsk tipping, nettby, vg,  steinar sagen, alexander rybak, og google. Man kan le litt og si at ja ja er det det folk søker etter? Er det det vil? Skal vi overlate vår inngangside på internett til det som er mest søkt etter?

Kanskje taper jeg en flaske vin med mitt ønske om å bruke førstesida som en omdømmebygger og vise fram HELE kommunen og ikke bare det som er mest populært. Men det kan jeg leve med. Men kan kommunen leve med en avstumpet forståelse av hva en kommune er?

Folkeopplysningens tid er kanskje død- leve folkeopplysningen !