”…en slank lommebok og en LP rikar”

Hvem skulle tro at et bilde av en platebutikk i Brattørgata tidlig på 1980-tallet kunne skape ”seer storm”?

Et bilde som vi publiserte på vår Flickr profil i august 2009 ble plutselig hett tema i forgårs. Et lite notat på vår Facebook side om at bildet av Playtime i Brattørgata ligger på Flickr var nok til en massiv respons både på Facebook og Flickr. Massiv i den forstand et arkiv kan skape massiv respons. Vi er ikke akkurat Rolling Stones.

Den totale besøksstatistikken på vår Flickr profil ble tredoblet på en halv dag på grunn av dette ene bildet.

Bildet ligger der sammen med mer enn 6 000 bilder i samme sjanger, altså historiske Trondheimsbilder fra tidlig på 1800-tallet fram til 1990-tallet. Faktisk noen fra 2000-tallet og.

Og flere skal det bli

Vi har endelig skrapt sammen nok gryn til at to damer kan vie noen timer i uka framover til å digitalisere Byantikvarens negativsamling. Hele samlingen består av flere tusen negativer og er et slags Google Street View av Trondheim på 1970- og 80-tallet.

Byantikvaren selv er selvsagt strålende fornøyd med at vi bruker tid og ressurser til å digitalisere dette verdifulle materialet. Samlingen har en enorm dokumentasjonsverdi. Allerede blir våre Flickr bilder brukt flittig som dokumentasjon og illustrering til en rekke norske og internasjonale artikler på Wikipedia.

Mimre, mimre

Vi velger å dele bildene våre på Flickr i best mulig kvalitet på lik linje med en rekke andre museum og arkivinstitusjoner verden over. Responsen generelt er stor, folk liker å mimre, folk elsker gamle bilder.

Noe som overrasker oss er at det ikke bare er pensjonister og historikere på 70+ som setter pris på dette. Det er både kvinner og menn, gjennomsnittsalderen er 30-50, folk med og uten jobb, med og uten høyskoleutdannelse. Ikke bare Trondhjemmere, men folk rundt omkring som har en viss tilknytning til Norges tredje største by. Folk flest med andre ord.

Så langt lageret rekker?

Digitaliseringen av negativsamlingen skal foregå så lenge pengene rekker. Vi satser på noen måneder i første omgang og på den tiden rekker vi forhåpentligvis å skanne og katalogisere flere hundre bilder. Det er vel og bra det, men det er bare en brøkdel av den totale samlingen. Denne ene samlingen vel og merke.

Vi har litt av hvert inni arkivet skal dere vite, men hvem kan glede seg over bildene når de ligger gjemt bak fem meter tykke betongvegger på Dora?

Illustrasjon: Platebutikken Playtime i Brattørgata (1981) av Trondheim Byarkiv på Flickr // CC BY 2.0

Irene Sveian jobber som webansvarlig ved Service og formidling, Trondheim byarkiv. Byarkivet er langt fremme på bruk av Flickr til å dele og spre sine bildearkiver og de får mye igjen for å åpne opp. Er arkiv 2.0 fremtida?

Jeg heter Vilde Arnestad, er 17 år og går andre året ved medier og kommunikasjon (populært kalt MK) på Trondheim Katedralskole. Jeg har da vært på utplassering hos kommunikasjonsenheten ved Trondheim kommune i nesten hele uke 45 – på onsdag var jeg på besøk til Grafisk senter, og på torsdag var jeg med på «Arbeidsmiljødagen». Ettersom jeg har en litt større interesse for sosiale medier så ble jeg plassert med Ingri fra kommunikasjonsenheten som er med i BetaTrondheim, hvor jeg ble spurt om jeg kunne blogge et gjesteinnlegg – om hvilket som helst tema – hvor jeg valgte å skrive om hvordan det var å være på utplassering.

I utgangspunktet så kom jeg veldig spent fram til Rådhuset – hvor kommunikasjonsenheten har sin base – med sommerfugler i magen. Jeg visste ikke hvordan det kom til å være og det var litt skummelt, men jeg føler at jeg fikk en utrolig god mottakelse og at nysgjerrigheten ble pirret. Naturligvis fikk jeg et par andre arbeidsoppgaver utenom å skrive dette blogginnlegget, og jeg var med på møter og foredrag (som observatør) og jeg fikk være med på «Arbeidsmiljødagen».

Inntrykket mitt av miljøet ved kommunikasjonsenheten og Grafisk senter er utrolig positivt. Jeg liker hvordan jeg observerte forholdene mellom kollegaene der, lett og vennlig og det virket sånn om at de kjente hverandre godt og var ikke redd for å snakke om masse forskjellig. På hver fredag så har kommunikasjonsenheten en liten quiz-tid og kake til lunsj – noen som jeg synes er utrolig koselig og det er med på å styrke miljøet i arbeidsplassen. Jeg liker at de har humor, noe som gjør at det ikke blir så kjedelig å være der. Selv så finner jeg masse humor og et godt miljø på trinnet mitt på Katta.

For å oppsummere hvordan uke 45 har vært for meg: lærerikt, interessant, spennende. Jeg har fått et innblikk i to enheter underlagt Trondheim kommune som jeg ikke har egentlig visst om før, og jeg føler at jeg har lært noe, som ikke kan læres på skolen. Jeg vil si at utplasseringen hos kommunikasjonsenheten har vært noe jeg ikke vil glemme med det første og jeg er utrolig glad for å ha fått denne muligheten til å få et innblikk i hvordan de jobber der.

Illustrasjon: Arbeidsmiljøet på Kommunikasjonsenheten. Her har de fått seg et nytt webkamera!

Oppvekstkontoret er et forvaltnings- og servicekontor for kommunens innbyggere. Det er kanskje ikke et kontor det er naturlig å finne på sosiale medier. Brukerne av våre tjenester er unge voksne som har barn i barnehage eller skole. Denne aldersgruppen av voksne er de som er best representert på sosiale medier, og da i hovedsak på facebook. Oppvekstkontoret fant det derfor viktig at vi skulle prøve å være tilstede på sosiale medier, der brukerne våre befinner seg.

En annen viktig begrunnelse for å være på facebook er at her har vi mulighet til å kommunisere med brukerne. Vi har også mulighet til å besvare spørsmål som antakeligvis flere enn spørsmålstilleren lurer på. Vi kan besvare kritikk og avklare myter eller faktafeil.

Vi skulle ikke legge ut informasjon på facebook som ikke samtidig ble publisert på kommunens nettsted, men her har vi muligheten for at nyheten kommer fram på en mer effektiv måte. Det er flere som sjekker facebook hver dag, enn kommunens nettsted (jeg har ikke belegg for å mene dette, men det er neppe spesielt kontroversielt å tro det at det er slik).

Utfordringene når vi skulle lage ei egen facebookside var flere, og en av dem var en generell skepsis mot facebook. Dette gjaldt både dem allerede brukte facebook, og selvfølgelig flere av dem som aldri har vært på facebook. Bekymringene var reelle, og på grunn av dette gjorde nettredaksjonen en grundig jobb med retningslinjer på forhånd. Retningslinjene våre inneholdte grovt sett:

• Definere formålet med å være på facebook
• Definere målgruppene våre
• Roller, ansvar og krav til oppfølging av facebooksida
• Hvordan håndtere kritikk og negative kommentarer

Retningslinjene sendte vi ut til alle medarbeiderne slik at alle fikk mulighet til å uttale seg. Når vi var enige om retningslinjene fikk vi hjelp av kommunikasjonsenheten til å gjøre de siste finjusteringene av sida. Det siste vi gjorde før vi publiserte facebooksida, var å lage en plan for nyheter. For å sikre at vi hadde noe å melde på facebooksida laget vi oss en oversikt over to til tre nyheter per uke som kunne legges ut i de første ukene.

Nå er vi i gang! Sida er publisert og vi har skrevet 2 nyheter og fått 40 personer som ”følger oss” på facebook. Vi håper sida skal bli brukt til både ros, kritikk og oppklarende spørsmål. Vi har her muligheten til å gi svar på spørsmål som mange lurer på, uten at svaret må gis den enkelte på chat eller telefon.

Det foreløpig mest synlige resultatet på at vi har fått oss egen facebookside for Oppvekstkontoret er at It-ansvarlig går på rundgang rundt og lager facebook-profil til alle ansatte. Frykten for å gå glipp av noe er stor, så mange som tidligere var negativ til facebook har nå opprettet konto. Ironisk nok er det snart bare barnas representant som ikke er på facebook…

Elin Rognes Solbu er rådmann i Trondheim kommune. Hun blogger jevnlig om smått og stort og bloggen ligger på Trondheim kommunes nettsider. Hun blogger fordi hun ønsker å synliggjøre rådmannsfunksjonen og selvfølgelig også fordi hun har noe å si.

Før Solbu ble blogger, fikk hun tips om hva hun burde tenke gjennom før hun startet blogginga. Tipsene kommer her;

Hvorfor skal du blogge? Klargjør motivasjonen for deg selv. Blogging handler om å fremme meninger og synspunkt, diskutere og få motmeninger og den bidrar til større synliggjøring både av personen og holdningene.

Hvem er målgruppen din? Er det ansatte, politikere, byens innbyggere, samarbeidspartnere eller andre? Skal bloggen treffe de du har tenkt, må innholdet være relevant og fenge og du må vite hvem du skriver til.

Hva skal innholdet være ? Har du noe interessant å si? Hvilke tema skal du skrive om, hva skal være DIN nisje? Du må bidra med dine egne historier, eksempler og opplevelser.

Hvilken form skal bloggen ha? Blogger som er generelle og upersonlige blir ofte ikke lest. En personlig stemme som har noe å si som berører andre, fungerer best. Du må by på deg selv, være ubyråkratisk og skrive direkte til leseren.

Hvilken frekvens skal bloggingen din ha? Hver dag, hver uke, hver fjortende dag? Legg opp en plan med frekvens og tema for de neste seks månedene og følg den. Du kan lage flere artikler på en gang og legge dem ut etter dato. Tålmodighet er viktig, lidenskapen til å blogge må være til stede, for det tar tid å bygge opp en leserskare.

Hvordan skal bloggen markedsføres? Gjennom nettsidene til kommunen, gjennom kommunens Facebook-konto, gjennom ansattes Facebook hvis de vil, gjennom «snakkiser», ved at ansatte og andre snakker om rådmannens blogg. Spør gjerne leserne om hva de vil du skal blogge om, da øker sjansen for relevans.

Og til slutt, åpne opp for kommentarer på bloggen din. Sosiale medier er dialogverktøy og leserne må gis mulighet for å kommunisere både enighet og uenighet. Og svar på kommentarene. Da øker tilliten og relevansen og leserne blir flere.

Ill.: Timothy Greig Big library CC-lisens (CC BY-NC-SA 2.0)

Trondheim kommune har sett mulighetene og valgt å være der publikum er – på nett. Nettpraten vår har åpnet nok en kommunikasjonskanal ut til våre brukere, og det viser seg at den benyttes av mange hundre hver eneste dag. Jeg tror den vil bidra til å bygge et positivt omdømme for kommunen.

Vi har inngått et samarbeid med eDialog 24, en bedrift som er internasjonalt bransjeledende i utvikling av IM-løsninger (instant messaging) og WEB-collaboration (nettsamarbeid) for bedrifter og virksomheter. Vi har valgt å tilpasse oss teknologien, med noen få endringer som er riktig for vår kommune.

I starten hadde vi mange produktive møter, og fant snart løsninger som passet for vår kommune. Vi hadde stort fokus på interne rutiner og kundeløfter, før vi åpnet nettpraten for publikum. Nettpraten er under stadig utvikling og vi samarbeider tett med eDialog 24. Akkurat nå er vi i innspurten av å få på plass integrasjonen mot ESA, vårt post og saksbehandlingssystem.

Det er flere enheter i kommunen som i dag tilbyr nettprat som en av flere kommunikasjonskanaler, både ut til publikum og internt. Vi har fått med oss Kontortjenesten, Oppvekstkontoret, Trondheim byarkiv, Kommunikasjonsenheten og noen fra Rådmannens fagstab. På trappene står Regnskapstjenesten og Trondheim bydrift. Vi kjøper kurs fra eDialog 24, samtidig som vi har kunnskapsdeling på tvers av enhetene i form av nettverksmøter. I tillegg får vi en unik mulighet til å enkelt og trygt gi faktainformasjon, enten med lenker til våre websider, eller med filoverføring.

Mange av oss bruker den interne chatten hver dag til å sende lynmeldinger til hverandre, noe som er den mest brukte modulen i eDialog24 sitt system. Denne måten å bruke chatten på har bidratt til relasjonsbygging på tvers av fagområder, noe jeg mener er viktig for både arbeidsmiljø og effektivitet i hverdagen. Vi har rett og slett fått en mulighet for raskere avklaringer. Akkurat nå jobber vi med å få vårt eget kontaktpunkt direkte på vår egen facebookside.

Mitt ønske er at service skal sitte i ryggmargen til ansatte i alle avgjørelser, og nettpraten er en glimrende måte å imøtekomme publikums krav om åpne kommunikasjonskanaler.

I Trondheim kommune er vi åpne, kompetente og modige!

Trondheim byarkiv har lagt ut klassedagboken fra tyskklasse 7A for piker ved Kalvskinnet skole skoleåret 1942/43.

Cissi Klein gikk på Kalvskinnet. Cissi var ei norsk jødisk jente som hvert år blir minnet i Trondheim som et av ofrene for holocaust. Cissi ble arrestert på skolen 6. oktober 1942, og ble deportert med skip fra Oslo til Szczecin, og med tog til Auschwitz hvor hun ble drept samme dag hun ankom bare 13 år gammel.

I klassedagboken er Cissi Kleins oppmøte på skolen oppført. Her kan man se at Cissi har gyldig grunn for å være borte fra skolen etter at jødeaksjonene har funnet sted, og at hun etterhvert har «sluttet».

Disse dokumentene er digitalisert i forbindelse med en forespørsel fra Gunnerusbiblioteket, som skal holde en utstilling om Kalvskinnet skole. Flere spennende dokumenter vedrørende Kalvskinnet skole kommer senere, og blir etterhvert samlet i et eget sett.

Trondheim byarkiv arbeider kontinuerlig med å tilgjengeliggjøre bilder og dokumenter for publikum. Følg med på http://www.flickr.com/photos/trondheim_byarkiv/ og http://www.digitalarkivet.no/trondheim.

Innlegget er fritt etter et internt blogginnlegg av Sindre Aarsbog ved Trondheim byarkiv.

(Opplysninger om Cissi Klein er hentet fra Wikipedia)