Tk-2.0/BetaTrondheim var  på Kunnskapstinget 09 i regi av Dataforeningen forrige uke. Enterprise 2.0 og Nyskaping the Wiki Way stod på agendaen.

Såvidt jeg kunne registrere så var vi eneste kommune representert med unntak av Oslo kommune som bidro med sine wiki-erfaringer. Det er synd at ikke flere kommuner var der for det var mye nyttig stoff. Med en god balanse mellom konkrete erfaringer, strategifokus og forskningbasert kunnskap ble det en bra dag. (Riktignok hadde jeg vært enda mer fornøyd med en bedre lunsj!)

Det inntrykket jeg sitter igjen med er at feltet begynner å ta form og at “ideen” og “konseptet” 2.0 i stor grad er akseptert, men vi famler i forhold til hvordan vi kan få tatt ut effektene i praksis. Jeg tror dette skyldes mange ting – ikke minst måten vi ofte tenker  på IT-verktøy og systeminnføring på. Nemlig med et utgangspunkt utelukkende i hva “behovet er” og forhåndsbestemt bruk av det nye verktøyet.

Henry Ford  sa visstnok i sin tid noe slikt som at “Skulle jeg spurt folk hva de trengte så hadde de svart ‘en raskere hest’”. Og dette illustrerer poenget. En tradisjonell tilnærming til IT-systemer hvor vi forutsetter at brukeren vet hva h*n har behov for vil altså komme til kort. Vidar Hepsøe beskrev dette godt under kvitretanken – det å ta i bruk 2.0-verktøy utelukkende på bakgrunn av tradisjonell behovsundersøkelse blir skivebom fordi vi da ser helt bort fra nettverkseffekten – nytten som ligger i en bred ibruktaging der brukerne selv kommer opp med nyskapende praksis. I denne sammenheng er Dion Hinchcliffes utsagn om at ‘Too much structure kills contribution’ viktig å huske på.

Det ble også lagt frem tall angående bruk av sosiale medier i norske bedrifter. Under føler en oppsummering av denne.

Til sist en liten kommentar angående formen på konferansen. Med 2.0 som tema var det snodig at ikke arrangørene i større grad hadde tatt inn over seg 2.0-holdningen i gjennomføringen av konferansen. Det ville gjort konferansen enda bedre!

Vi lager ofte flotte presentasjoner til foredrag og møter. I stedet for å sende disse på e-post eller gjemme de vekk på et eller annet filområde kan vi heller dele de med resten av verden gjennom tjenesten Slideshare.

Slideshare er litt “youtube for presentasjoner”. Du deler presentasjoner med andre, søk etter presentasjoner om spesielle temaer, følg enkelte personer/organisasjoner som legger ut presentasjoner osv.

Betatrondheim har opprettet egen konto hos Slideshare og vi vil bruke den til å legge ut stoff som vi ønsker å dele. Vi vil også legge ut presentasjoner fra foredrag m.m. som eksterne holder for oss. Hvis du har en presentasjon du ønsker å dele på vår konto kan du sende den til oss og vi publiserer den for deg!

Når presentasjoner er lastet opp på Slideshare har vi også mulighet til enkelt å vise presentasjonen direkte på nettsiden vår slik at den vises som under. Veiledning om hvordan dette gjøres både på blogg og på intra- og internettsidene kommer!

IT-tjenesten hos oss gikk i vinter til det modige skritt å bruke wiki i forbindelse med en intern samling. Vi la opp hele programmet, bakgrunnsinformasjonen,  gruppeoppgaver, presentasjoner og lenker på wikien. Under selve samlinga fikk alle prøvd seg som samskrivere ved at gruppearbeidene ble lagt inn direkte. Gruppeoppgavene dreide seg i stor grad om nettopp nye måter å jobbe på.

Bruk av wiki i denne sammenhengen var en ubetinget suksess. Med den åpenhet og  innsyn som wiki innebærer klarte vi å skape et høyt engasjement og i løpet av kort tid ble alle deltagerne svorne wikibrukere. Den som prøvde seg med å sende informasjon i .docx-format pr. epost fikk gjennomgå mens andre ble inspirert til å komponere en liten wikisang. “Hey wiki wiki hey, wiki du er helt okey”…

Vi var med andre ord svært fornøyde med måten wiki fungerte i en slik setting. Brukerterskelen var lav og alle kom i gang med minimalt med veiledning.

Om løsningen

Vi valgte å bruke wikispaces som løsning.  (Grunnen til at wikispaces ble valgt var at noen av oss hadde erfaring med denne fra før av. Pbwiki eller andre kunne sikkert vært et like godt alternativ.) Vi hadde i utgangspunktet en basic-konto (gratis) men ettersom det ikke var aktuelt å kjøre full åpenhet benyttet vi 30-dagers prøve på plus-konto som ga oss mulighet til å lukke wikien. Både lese og skrivetilgang ble forbeholdt medlemmer av wikien. Etter de 30 dagene måtte vi beslutte hva vi skulle gjøre. Det var ikke et alternativ å la alt ligge åpent og vi hadde heller ingen konkrete planer om å bruke denne wikien videre så vi tok derfor enkelt en eksport av hele wikien og la på internt filområdet (som dokumentasjon lol).

Veien videre

Erfaringene med wiki var så gode at vi har valgt å gå videre med dette. Vi har nå en Private Label løsning hos wikispaces. Denne gir oss mulighet til å opprette et ubegrenset antall wikier med et ubegrenset antall medlemmer innen vår wikisite. Foreløpig bruker vi wiki til utvalgte prosjekter og har definert dette som en utprøving som skal evalueres til høsten.  Allerede nå kan vi si at dette med samskrivings-verktøy er noe som kan støtte arbeidet vårt  så vi må primært vurdere på hvilken måte dette skal legges tilrette i organisasjonen. Et av hovedspørsmålene er om vi skal legge oss på intern hosting eller løsning a la wikispaces? Brukeradministrasjon og ønsket om single-sign-on er viktige punkter, i tillegg problemstillinger rundt informasjonssikkerhet, retningslinjer for bruk osv. Vi må også ha tanker om forholdet mellom ulike lagringsområder og verktøy – fagsystemer, wiki, filområde osv. Allerede etter så kort tid er det en klar erfaring at vi må være tydelige i budskapet i forhold til hvordan denne type verktøy kan brukes og hensikten med det. Vi vet også at dette vil føre til diskusjoner langs aksen formalisme og kontroll kontra fleksibilitet og brukervennlighet.

For å få best mulig grunnlag for evaluering og anbefaling om videre bruk ønsker vi å prøve ut wiki på ulike bruksområder:

• Wiki som samhandlingssted for et forum/permanent gruppe. Dette har vi ikke kommet i gang med ennå.
• Wiki som samhandlingsrom i prosjekter. Dette er vi godt i gang med. Bruker nå wiki i 4-5 prosjekter.
• Bruk av wiki i forbindelse med planprosesser (eks. strategiprosesser, målstyring). Dette har vi såvidt prøvd ut i en sammenheng.

Andre mulige bruksområder vi vurderer å lansere er å bruke wiki som arena for erfaringsdeling innen enkelte områder. For eksempel delingsrom for barnehagestyrere.  Utlegging av “best practise”, tips og erfaringsutveksling.

Generelt

Erfaringene så langt er at wiki er lett å selge inn, det er lav brukerterskel og kan brukes til mangt. Men det må (som alt annet) følges opp, en wiki må ha en klar hensikt og  innholdet må være fokuset.

Det fins et utall muligheter når det gjelder sosiale nettverk. Lokal installasjon, åpne løsninger hvor du kan etablere ditt nettverk eller sone, friprog, gratis, kommersiell tjeneste.

Vi må prøve å navigere i dette landskapet og finne ut av om sosiale nettverk er noe for Trondheim kommune.  På hvilken måte kan og bør vi bruke det? Hvilke type løsninger er best for oss?

Vi har langt over 10 000 ansatte – langt de fleste sitter heldigvis ikke foran skjermen. På hvilken måte kan sosiale nettverk fremme deres jobbutførelse og trivsel? Det er helt sikkert betydelig potensiale i erfarings- og kunnskapsdeling, men klarer vi å dyrke frem bruken? I tillegg må vi gjøre oss betraktninger i forhold til sikkerhet, kostnader, behov for retningslinjer, kompetanse osv.

Men la oss begynne med punkt 1: Skaffe oss selv kunnskap og erfaring gjennom praktisk bruk og deltagelse på web2.0 arenaer.

Et av alternativene vi har begynt å snuse på er Origo som sosialt nettverk. Vi kommer tilbake med våre erfaringer der.