sjåfør med nettbrett

Med Bydrift opp i skyen

«Dæm e kjæmpefornøyd, dæm ut!» Jeg sitter på Valøya i Trondheim. Her holder Bydrift sin avdeling for Maskin og transport til. Vi tester ut en midlertidig løsning for planlegging av arbeidsdagen for sjåførene som er ansatt her. «Klokka sju om morran sjer du dæm e på vei opp bakken!». Det er arbeidslederen for Transporten som forteller om erfaringer i forbindelse med Symphonical. Fire av i alt tretti sjåfører har fått hvert sitt nettbrett. På brettet kan de blant annet gå inn for å finne arbeidsoppdrag på Symphonical-veggen vi har laget.

Symphonical er en skybasert gratis programvare vi tester ut som et hjelpemiddel for å få oversikt over hvem som gjør hva for hvem. Et digitalt verktøy som tar informasjonen ut av hodet, bort fra gullappene, og ned på en skybasert plattform som alle kan se, i hvert fall de som er invitert inn.

symphonical torsdag

 

Kort fortalt er Symphonical et transparent lappesystem, der flere kan gå inn på samme vegg og samarbeide. Det er særlig de to som sitter og tar i mot bestillinger, og igjen fordeler kjøretøyene i Bydrift, som ønsket et slikt driftsprogram. På denne veggen har både ansatte ved transportkontoret, sjåførene, verkstedet, driftstasjoner og kundesenteret innsyn og redigeringsmuligheter. Her legges det inn bestillinger, oppdrag fordeles og de kvitteres ut som utført.

transportkontoret

Ansatte ved IT-tjenesten har allerede brukt Symphonical en periode og de på transportkontoret oppdaget det ved et besøk der, hvor de egentlig skulle se på Smartboard. I utgangspunktet ønsker vi et profesjonelt og tilpasset driftsplanleggingsprogram ved Maskin og transport, men det er en stor anskaffelse som trolig kan ta tid å få på plass. Symphonical koster oss nesten ingenting og derfor bestemte vi oss for å teste det ut midlertidig, frem til vi får noe bedre. BETATrondheim fungerer som en rådgivende arbeidsgruppe i prosjektet.

Etter en testperiode på ca en måned er sjåførene heldigvis fornøyd. Flere av dem som ikke er med i testgruppa ønsker også å være med og en har tatt initiativ selv og bruker Symphonical på smarttelefonen sin. Dette viser et ønske om å få være med på utviklingen. Engasjement og vilje er viktig for å lykkes i endringsprosesser og nå skal vi utvide testgruppa med ti ekstra sjåfører.

18 tre spyler og hakker opp sluk med sement sverresborg 2014 sjåfør tydelig

I stedet for å ringe inn eller komme innom transportkontoret får sjåførene en melding om at de har fått tildelt et oppdrag. Deretter går de inn i Symphonical på nettbrettet og setter oppdraget på seg selv for å bekrefte at de har sett det. Når arbeidsoppgaven er utført kvitterer de ut oppdraget på veggen.

De som ikke hadde tro på at sjåfører var kompetente nok til å jobbe digitalt kan ta seg en bolle nå. De tok utfordringen på strak arm og omstilte seg imponerende kjapt. Et argument jeg hører ofte er at de som er ute skal jobbe og ikke sitte på nett hele dagen. Ja, de skal jobbe, men vi må legge til rette for at de jobber smart. Sjåførene legger også ved kommentarer og bilder fra oppdrag. Bilder, som vi som jobber med kundekontakt og sosiale medier, blir veldig glad for!

akebrett i kum2015 image (1)

Vi er inne i den digitale tidsalder. Våre kunder har høye forventninger til oss. De ønsker digital selvbetjening, slik som i nettbanken eller reisebyrået. Byens innbyggere forventer at vi er digitale. Det gjør også de ansatte. Ansatte i Trondheim bydrift er digitalt kompetente mennesker og ønsker å jobbe effektivt. De etterspør verktøy som legger til rette for en effektiv arbeidsdag. De ønsker å jobbe smart og være digitalt selvbetjente. Nå har de fått utdelt nettbrett og de viser oss at dette var en god investering.

sjåfør med nettbrett lapp og arbeidsoppdrag

Sjåførene kan enkelt laste opp bilder og kommunisere med støttefunksjonene ”inne”. En av sjåførene med nettbrett forteller om flere fordeler. ”Jeg kan til og med mønstre fra brettet, så er det gjort!”  Tidligere har han til og med måttet kjøre tilbake på Valøya for å hente ut kart når det har oppstått usikkerhet i forbindelse med jobber. Men med et nettbrett kan han enkelt gå inn på våre detaljerte kart for å finne riktig informasjon.

kartutsnitt til sjåfør slamsuging

 

Symphonical ved Maskin og Transport i Bydrift er ikke en utelukkende rosenrød historie. Vi har blant annet oppdaget begrensninger i programmet underveis. Et eksempel er at vi ønsket å bruke dette som kommunikasjons- og planleggingsverktøy på verkstedet, men her kom vi til kort. De var i utgangspunktet veldig positive, men hadde behov for å se historikk, få bredere oversikt og planlegge lenger frem i tid. Så der må vi fortsette å se etter andre løsninger. Men som en gratis midlertidig skyløsning for transporten fungerer Symphonical godt.

Vi hadde også noen utfordringer med å tilpasse veggvisningene til vårt formål, ettersom programmet ikke er laget for denne typen bruk. Men vi har etter hvert, etter mye prøving og feiling, funnet en løsning som faktisk fungerer. Og så har det også, gjennom bruk, dukket opp flere bruksområder. Driftstasjonene ved vegavdelingen kan nå gå inn på veggen for å bestille kjøretøy og mann. Et mål er å få orden på bestillinger og oppdrag, få ned antall telefonhenvendelser og få opp effektiviteten. Etter en testperiode kan vi nå si at vi har gått flere skritt i riktig retning.

Et annet viktig poeng er at vi begynte å teste med en liten gruppe først. Etter en stund viste det seg at dette fungerte godt og flere ønsket å bli med. Engasjement er en viktig driver i implementeringsarbeid og vi er i en god posisjon når de som skal ta i bruk programmet selv ber om å få bli med.

slamsuger på vei ned til valøya

Internkommunikasjon handler ofte om strategiske planer og strategier. Men for de ansatte handler det mest om praktisk tilrettelegging i hverdagen. Ledelsen i Trondheim bydrift satser på digitalisering. De satser på fremtiden. Og jeg tror vi går en veldig spennende tid i møte.

 

About Merete Mauland

En ivrig dame fra Fredrikstad. Jobber med kommunikasjon og digitalisering i Trondheim bydrift.

5 comments on “Med Bydrift opp i skyen

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Ikke vær en robot *