For ett og et halvt år siden begynte Trondheim kommune arbeidet med å teste ut mikroblogger, som for eksempel Yammer og Present.ly. En intern mikroblogg har potensiale til å være med på å bedre den interne kommunikasjonen i en organisasjon, og øke sannsynligheten for at den venstre hånden vet hva den høyre gjør.

Testingen av dedikerte mikroblogger ble etterhvert avviklet, da vi i stedet introduserte et internt nettsamfunn, med egen mikroblogg. 

Kommunikasjonsenheten i Trondheim kommune tok i vinter opp tråden igjen, og testet Yammer som en alternativ kommunikasjonskanal i forbindelse med krisesituasjoner. Tanken var at mikrobloggen kunne være et nyttig verktøy for statusoppdateringer i en hektisk situasjon, hvor man ikke har tid til å snakke sammen på vanlig måte. I en krisesituasjon vil folk på enheten bli spredd for alle vinder, og være opptatt i telefon, snakke med journalister, politi og pårørende etc. I en slik situasjon er det fint å kunne få en kort statusrapport fra sine kolleger om hvor de er og hva de gjør. Yammer ble tatt i bruk undere en kriseøvelse, noe som fungerte  bra.

Viktig med mange kommunikasjonskanaler

Det man derimot kanskje ikke hadde ventet seg, var den utstrakt bruken mikrobloggen etterhvert fikk i hverdagen også.

Etter en viss skepsis fra «gammelgutta» til å begynne med, så ble Yammer tatt i bruk til alt i fra statusrapporter og varsel om fravær, til  mer generelt «sjitprat» etterhvert som det nærmet seg helg. Yammer har en fortreffelig desktopklient, som kan minimeres til statusfeltet, og varsler i fra  hvis noen har har postet et nytt innlegg. Dette gjør at man slipper å sjekke om det har kommet noen oppdateringer, og er med på å gjøre mikrobloggen til et glimrende verktøy for intern kommunikasjon.

Andre enheter  bruker andre verktøy for internkommunikasjon. Noen bruker chat. På It-tjenesten bruker man f.eks Office Communicator, mens man på Kontortjenesten jobber med å innføre chattetjenesten eDialog, både til intern og ekstern kommunikasjon. Vi i BetaTrondheim benytter alle disse kanalene (i større eller mindre grad), i tillegg til at vi forsøker å jobbe mest mulig i det interne nettsamfunnet vi utvikler (integrert mikroblogg i denne).

Her er det ikke så vanskelig å se at det hadde vært fordelaktig med litt samkjøring. Det ville vært en stor fordel hvis alle kunne benyttet den samme kanalen. I steden for å sitte på hver sin tue og holde på med sitt, så kunne man  spredd det gode budskap, slik at hele organisasjonen kunne dratt nytte av det.

Framsynte som vi er i BetaTrondheim, så har vi tenkt å forsøke å innføre mikrobloggen status.net for hele gjengen. Vi vet ikke om staus.net er bedre enn Yammer, men den er basert på åpen kildekode, noe som er fordelaktig med tanke på installering på egen server, lisenser osv.
En ulempe med Yammer er at hvis man ikke betaler en viss sum pr. bruker, så har man ikke alle administratorrettighetene, og man eier ikke datainnholdet (dvs. bedriften eier ikke dataene, men hver enkelt bruker), og man har ikke full kontroll over sikkerhetsmessige faktorer.  Nå kan man argumentere med at det ikke er så farlig at man ikke har full kontroll over server og datatrafikk, og at dataene uansett neppe neppe vil være av særlig sensitiv art, men jeg tviler på at gjengen som er sikkerhetsansvarlige her i kommunen er enige i det. Derfor tenkte vi å teste ut status.net.

Men hva skjer i det vi skal sette igang med utprøvingen? Desktopklienten kommer ikke forbi brannmuren, og status.net har hatt problemer med registrering av nye brukere. Alt må utsettes et par uker. Typisk.
I løpet av den første uka får vi vite at It-tjenesten er interessert i å ta i bruk Yammer igjen. Det kommer oss også for øret at Miljøenheten har begynt å teste ut Yammer. I løpet av uke 2 har jammen meg også Kontortjenesten opprettet et nettverk på Yammer. Dette er jo kjempefint! Mikroblogging spres og samkjøres i en stor del av administrasjonen. Vi står på randen til å kunne utnytte organisasjonens kollektive intelligens til fulle!

Men så kommer spørsmålet: Hva gjør man når applikasjonen man har tenkt å bytte ut, sprer seg som flammer i tørt gress? Skal man hindre den fine prosessen som har begynt ved å insistere på å bruke status.net, eller skal man la prosessen gå sin gang? Det er jo en slik naturlig spredning man drømmer om når nye verktøy skal innføres.

DelPin It