I Trondheim kommune har vi som mange andre startet arbeidet med retningslinjer for sosiale medier. Dette er et spennende tema! Det har skapt mang en diskusjon internt og fått oss til å innse hvor viktig det er å ha tenkt gjennom disse problemstillingene.

Vi har hatt noen intensive møter hvor vi har diskutert og formulert opp og ned i mente, og arbeidsgruppa  har nå kommet frem til et førsteutkast. Men vi er en stor kommune og trenger innspill fra mange. Derfor sender vi nå ut retningslinjene både her på bloggen i tillegg til internt i kommunen. Vi ønsker tilbakemelding fra fjern og nær.

Etter at vi har hatt retningslinjene ”offentlige” en stund vil vi sette oss ned med en litt større gruppe som representerer forskjellige deler av kommunen. Denne gruppa har vi stor tro på, så i tillegg til kommentarer fra andre regner vi med å ha retningslinjene klare i god tid før sommeren setter i gang for fullt.

Vi har delt retningslinjene opp i to. Den første delen tar for seg hvordan vi skal forholde oss på våre offisielle kontoer på de sosiale mediene (som for eksempel twitter.com/trondheim og facebook.com/trondheimkommune). Her er det viktig at vi deltar og skaper engasjement på kontoene våre.

Kommunens offisielle kontoer

1. Vær til stede, delta i debatten. Husk at du alltid representerer kommunen
2. Svar alltid ved faktafeil eller på spørsmål om kommunens tjenester og tilbud
3. Svar på positive kommentarer, si takk
4. Det er ikke nødvendig å svare på nøytrale kommentarer, men det er lov å gjøre det.
5. Forsøk også å svare på negative kommentarer
6. Tilpass svaret ut i fra avsender, form og innhold. Saklig? Humoristisk? Formell?
7. På generelle spørsmål svarer du som Trondheim kommune, uten navn/tittel
8. Ved svar på faglige spørsmål, bruk fullt navn og tittel (eks enhetsleder og enhet)
9. På spørsmål som krever saksbehandling/arkivering må innsenderen gjøres oppmerksom på at det må sendes en formell henvendelse.
10. Politiske henvendelser skal alltid henvises til politisk nivå

Dette ser vi på som en veiledning som skal lede oss på riktig vei, ikke tvinge oss inn i en enveiskjørt gate. Det vil alltid være rom for tolking og vurdering i hvert enkelt tilfelle.

I tillegg har vi sett på hvordan ansatte kan bruke sosiale medier til for eksempel faglige diskusjoner

Ansattes bruk av sosiale medier

1. Vær gjerne aktiv i faglige diskusjoner. I Trondheim kommune er vi Åpen, kompetent og modig.
2. Opptre på samme måte som du ville gjort ellers i hverdagen. Bruk sunn fornuft.
3. Vær bevisst på rollen din som ansatt i Trondheim kommune.
4. Vurder om du skal ha kontakt med elever/brukere/pårørende i sosiale medier som for eksempel Facebook eller MSN. I så fall, tenk på hvordan du opptrer.
5. Ansatte har ytringsfrihet, men taushetsplikten gjelder også i de sosiale mediene.
6. Vær åpen om hvor du jobber.
7. Presiser at du ytrer deg som privatperson og ikke på vegne av Trondheim kommune.
8. Henvendelser direkte til Trondheim kommune besvares av administratorer på de forskjellige kontoene.
9. Husk at Internett er permanent, det kan være vanskelig å slette det du har sagt.
10. Er du i tvil, send en e-post til kommunikasjonsenheten@trondheim.kommune.no.

Vi vurderer også å ta inn en retningslinje om at svarene må komme kjapt på de sosiale mediene. Det gir ingen hensikt å vente i en uke eller to før vi svarer. Da har personen som kom med spørsmålet glemt det for lenge siden

Hva syns dere? Hva kan gjøres bedre? Hva kan med fordel kuttes ut? For at retningslinjene skal bli best mulig trenger vi din hjelp, så vi håper dere legger igjen en kommentar under.

Kjør debatt!

Kommunikasjonsenheten har laget en samlet oversikt over politiske blogger fra politikere i Trondheim kommune. Der kan folk gå inn og finne politikere de vil følge. Bra tiltak, men kanskje enda bedre om vi kan få samlet alle bloggene i en RSS-strøm? Bjørnar fra kommunikasjonsenheten spurte meg om multifeed rss her om dagen. Det hørtes jo gøy ut med en samlestrøm for politiske blogger, men hvordan lager man det?

Prøvde først å få satt opp samlestrøm med SimplePie. Det strandet på php og begrensninger serverside (les: jeg skjønte ikke helt hvordan jeg skulle få det til å funke). Bjørnar kom med forslag om å teste ut Yahoo Pipes i stedet. Da ringte det noen gamle bjeller bakerst i hodet. Pipes hadde jeg glemt fantes, men det sto på en gammel liste over ting å teste ut.

For å lage en Pipe trenger man en Yahoo-bruker. Jeg opprettet derfor en for betaTrondheim så vi kan teste litt. Gikk på en liten smell da jeg la inn født i fjor (vi feirer jo ett år i disse dager!). Yahoo er opptatt av å skåne mindreårige for upassende innhold og jeg fikk beskjed om å hente mamma eller pappa for at de kunne gi meg lov til å bruke Yahoo sine tjenester. Ble litt dunking av hode i bordplata -> nytt forsøk med fødselsdato langt ned på åttitallet-> hello cache -> “Please get your mom or dad”  ->… Jada, slik går no dagan som vi sier i Trøndelag.

Åpnet en ny nettleser og fikk ordnet Yahoo-bruker til slutt.

Jeg baserte meg på oversikten over politikerblogger og satte opp Pipes med egne Fetch Feeds fra Høyre (3), Frp (3), Miljøpartiet De Grønne(1), KRF (1), Rødt (1) og SP (1).  Disse ble sendt til to Unions og deretter samla i en Union (kun plass til fem strømmer i hver. Fordelinga jeg gjorde mellom partiene er forøvrig ekstremt grov:) ) Etter at alt er samla i en Union blir artiklene sortert etter dato (DESC), deretter kuttes samlestrømmen til de 20 nyeste artiklene og alt samles i en Pipe Output.

Samlestrøm for politiske blogger i Yahoo Pipes

Det var baksida. Framsida ser sånn ut:

Sjekk gjerne ut RSS direkte eller gå til Pipes-sida hos Yahoo.

Merk: dette er første gang jeg tester Pipes og det er godt mulig det kan settes opp smartere. Har for eksempel lyst til at Forfatter skal vises bedre i samlestrømmen. Har du tips er kommentarfeltet åpent.

BetaTrondheim rundet året ved påsketider. I løpet av dette året har vi fått svært mange positive tilbakemeldinger og blitt trukket frem som eksempel på “kommune2.0″ og økt åpenhet sammen med bl.a. BærumBeta og Kongsvinger.Vi setter stor pris på at engasjementet vårt får oppmerksomhet.

Bloggen har i løpet av sitt første leveår vært gjenstand for flere interne diskusjoner rundt målsetning, målgrupper, hvem uttaler seg, hvordan osv. og vi har nylig hatt en runde for å klargjøre rammene rundt bloggen. Det var en interessant diskusjon der betydning av både organisering og semantikk ble tydelig.

Utgangspunktet: inspirert av NRKbeta

Ved oppstarten var vi inspirert av NRKbeta – en fagblogg der engasjerte medarbeidere la ut dette og hint om det de holdt på med, testet ut osv. Vi tenkte at – hei, vi driver også med ting som kanskje andre er interessert i. Og slik startet det. Vi begynte å skrive om ulike verktøy vi testet ut, lagde korte veiledninger, la ut presentasjoner og korte referater fra websamlinger i kommunen. Det har etterhvert blitt mange referanser til bloggen vår og med det har diskusjon rundt målgruppe og organiseringen av bloggen også kommet.

Meta i beta

Hva skal betaTrondheim være? Hvem representerer den? Hvem uttaler seg? Hvordan uttaler vi oss? osv. Som en stor kommune med hundrevis av enheter og over 10 000 ansatte er dette åpenbart viktige spørsmål.

Vi ønsker i bloggen å fortelle om det vi gjør innen eForvaltning – eDemokrati, IKT, sosiale medier, kommunikasjon, digitalisering av tjenester m.m. Målgruppe for bloggen er de som jobber med eller er interessert i disse temaene. Det er i seg selv en utfordring, for denne gruppen er sammensatt både mht kompetanse og fokus. Vi må derfor forsøke å få til et nivå og en variasjon i bidragene våre som gjør at vi ikke får for mye slagside hverken mot det tekniske eller det rent elementære. Her blir det vel som så ofte ellers, å finne den gylne middelvei. BetaTrondheim er altså en META-blogg på det viset at vi blogger “om oss selv” og vår egen praksis.

Deling og gjenbruk

Vi ønsker å dele og å få ny kunnskap. Gjennom å fortelle om det som engasjerer oss i hverdagen kan vi få en rekke innspill fra andre som interesserer seg for samme tema. I tillegg kan vi kanskje bidra med innspill i andres utfordringer, gjennom å presentere hva vi jobber med. Alle trenger ikke å finne opp kruttet på nytt, hver gang. Dette gjelder like mye internt i egen kommune som eksternt. Derfor ønsker vi også å utvide kontaktflaten og redaksjonen også internt i Trondheim kommune. eForvaltning og digitalisering er noe som angår de aller aller fleste og noe som har en rekke sider ved seg. Noen av oss fikk for eksempel en aha-opplevelse av å samarbeide mer med byarkivet. De minnet oss på at vi også må tenke på hvordan vi skal gjøre det med arkivering av det vi driver med i de sosiale mediene. Dette er et eksempel på problemstillinger som vi ønsker kan bli belyst i denne bloggen.

Noe vi har hatt god bruk for i det siste er deling av kunnskap med andre i samme situasjon. Vi jobber for tiden med å utarbeide retningslinjer for sosiale medier i Trondheim kommune. Dette er i vinden for tida, og det er mange som har kommet lengre i prosessen enn oss. Da er det veldig nyttig for oss å kunne hente det beste fra andre, og dermed få gode retningslinjer selv. Retningslinjer som er sammensatt av ideer fra både privat og offentlig virksomhet, inn- og utland, oss selv og andre. Til slutt kan vi tilpasse alle disse våre egne forhold, og vi ender opp med et bedre resultat enn hvis vi kun hadde jobbet med dette internt. I tillegg til at vi selvfølgelig sparer tid, og det er jo alltid en velkommen tanke for de fleste, både på jobb og privat.

Vi er en åpen, kompetent og modig kommune, noe vi håper gjennomsyrer denne bloggen. Bloggen hjelper oss også å bli åpnere, mer kompetent og enda mer modig! Hva kan vel være bedre enn det?

Vi tar gjerne imot innspill på bloggens både form og innhold.