IT-tjenesten hos oss gikk i vinter til det modige skritt å bruke wiki i forbindelse med en intern samling. Vi la opp hele programmet, bakgrunnsinformasjonen,  gruppeoppgaver, presentasjoner og lenker på wikien. Under selve samlinga fikk alle prøvd seg som samskrivere ved at gruppearbeidene ble lagt inn direkte. Gruppeoppgavene dreide seg i stor grad om nettopp nye måter å jobbe på.

Bruk av wiki i denne sammenhengen var en ubetinget suksess. Med den åpenhet og  innsyn som wiki innebærer klarte vi å skape et høyt engasjement og i løpet av kort tid ble alle deltagerne svorne wikibrukere. Den som prøvde seg med å sende informasjon i .docx-format pr. epost fikk gjennomgå mens andre ble inspirert til å komponere en liten wikisang. “Hey wiki wiki hey, wiki du er helt okey”…

Vi var med andre ord svært fornøyde med måten wiki fungerte i en slik setting. Brukerterskelen var lav og alle kom i gang med minimalt med veiledning.

Om løsningen

Vi valgte å bruke wikispaces som løsning.  (Grunnen til at wikispaces ble valgt var at noen av oss hadde erfaring med denne fra før av. Pbwiki eller andre kunne sikkert vært et like godt alternativ.) Vi hadde i utgangspunktet en basic-konto (gratis) men ettersom det ikke var aktuelt å kjøre full åpenhet benyttet vi 30-dagers prøve på plus-konto som ga oss mulighet til å lukke wikien. Både lese og skrivetilgang ble forbeholdt medlemmer av wikien. Etter de 30 dagene måtte vi beslutte hva vi skulle gjøre. Det var ikke et alternativ å la alt ligge åpent og vi hadde heller ingen konkrete planer om å bruke denne wikien videre så vi tok derfor enkelt en eksport av hele wikien og la på internt filområdet (som dokumentasjon lol).

Veien videre

Erfaringene med wiki var så gode at vi har valgt å gå videre med dette. Vi har nå en Private Label løsning hos wikispaces. Denne gir oss mulighet til å opprette et ubegrenset antall wikier med et ubegrenset antall medlemmer innen vår wikisite. Foreløpig bruker vi wiki til utvalgte prosjekter og har definert dette som en utprøving som skal evalueres til høsten.  Allerede nå kan vi si at dette med samskrivings-verktøy er noe som kan støtte arbeidet vårt  så vi må primært vurdere på hvilken måte dette skal legges tilrette i organisasjonen. Et av hovedspørsmålene er om vi skal legge oss på intern hosting eller løsning a la wikispaces? Brukeradministrasjon og ønsket om single-sign-on er viktige punkter, i tillegg problemstillinger rundt informasjonssikkerhet, retningslinjer for bruk osv. Vi må også ha tanker om forholdet mellom ulike lagringsområder og verktøy – fagsystemer, wiki, filområde osv. Allerede etter så kort tid er det en klar erfaring at vi må være tydelige i budskapet i forhold til hvordan denne type verktøy kan brukes og hensikten med det. Vi vet også at dette vil føre til diskusjoner langs aksen formalisme og kontroll kontra fleksibilitet og brukervennlighet.

For å få best mulig grunnlag for evaluering og anbefaling om videre bruk ønsker vi å prøve ut wiki på ulike bruksområder:

• Wiki som samhandlingssted for et forum/permanent gruppe. Dette har vi ikke kommet i gang med ennå.
• Wiki som samhandlingsrom i prosjekter. Dette er vi godt i gang med. Bruker nå wiki i 4-5 prosjekter.
• Bruk av wiki i forbindelse med planprosesser (eks. strategiprosesser, målstyring). Dette har vi såvidt prøvd ut i en sammenheng.

Andre mulige bruksområder vi vurderer å lansere er å bruke wiki som arena for erfaringsdeling innen enkelte områder. For eksempel delingsrom for barnehagestyrere.  Utlegging av “best practise”, tips og erfaringsutveksling.

Generelt

Erfaringene så langt er at wiki er lett å selge inn, det er lav brukerterskel og kan brukes til mangt. Men det må (som alt annet) følges opp, en wiki må ha en klar hensikt og  innholdet må være fokuset.